Công việc của một hướng dẫn viên du lịch gồm những gì? Có tiêu chuẩn gì trong công tác của hướng dẫn viên du lịch không? Mời bạn cùng theo dõi bài viết của chúng tôi để nắm được những thông tin chi tiết nhất.
1 Các công việc của Hướng dẫn viên du lịch
Hướng dẫn viên du lịch là một công việc trong ngành dịch vụ. Hướng dẫn viên có nhiệm vụ là người hướng dẫn cho khách về các thông tin tại địa điểm du lịch, thăm quan bằng ngôn ngữ phù hợp với khách thăm quan. Với vai trò là người giám sát toàn bộ du khách trong suốt hành trình du lịch thì công việc của một Hướng dẫn viên không hề đơn giản. Cụ thể, những công việc của Hướng dẫn viên du lịch bao gồm:
- Tiếp nhận tour, tuyến du lịch từ bộ phận điều hành: Đây là công việc đầu tiên của Hướng dẫn viên. Hướng dẫn viên sẽ là người tiếp quản, tiếp nhận tour du lịch, địa điểm, tuyến đường và những kế hoạch di chuyển, nghỉ ngơi từ bộ phận điều hành. Hướng dẫn viên chính là người trực tiếp thực hiện các công việc trên.
- Tổ chức thực hiện các chương trình trong tour: Lịch trình cụ thể của chuyến đi sẽ được thông báo tới Hướng dẫn viên du lịch. Do đó, Hướng dẫn viên sẽ thực hiện công việc rà soát lại toàn bộ thông tin trong lịch trình và điểm nhận khách, phương tiện trước chuyến đi từ 1-2 ngày.
Hướng dẫn viên có trách nhiệm điều hành tour và báo lại kết quả của quá trình kiểm tra. Trong quá trình di chuyển, Hướng dẫn viên sẽ chịu trách nhiệm bắt chuyện, giới thiệu và tổ chức các chương trình giao lưu trong chuyến đi.
Hướng dẫn viên còn có trách nhiệm hỏi thăm tình trạng sức khỏe, hướng dẫn thủ tục lưu trú, sắp xếp phòng nghỉ ngơi đầy đủ cho khách. Khâu dẫn khách du lịch khám phá các địa điểm du lịch là công việc trọng nhất của những Hướng dẫn viên.
- Giám sát quá trình cung ứng dịch vụ của các đối tác: Ngành du lịch có mối liên hệ khăng khít với các dịch vụ liên quan như: Các cơ sở lưu trú, những đơn vị cung cấp dịch vụ ẩm thực.. tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng làm hài lòng du khách. Vì thế, công việc của Hướng dẫn viên là theo dõi, giám sát các đơn vị này phục vụ, làm việc ra sao để phản hồi, góp ý nhằm đảm bảo chất lượng cho du khách.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong hành trình tour: Là người chủ quản trong tour, Hướng dẫn viên du lịch cần thực hiện các công việc tổ chức đảm bảo hành trình an toàn, đúng kế hoạch và là người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh trong tour.
- Tiếp nhận phản hồi và báo lại công ty: Hướng dẫn viên là cầu nối trực tiếp giữa khách hàng và công ty. Hướng dẫn viên có trách nhiệm khai thác lại các phản hồi của khách về dịch vụ tour, về địa điểm du lịch và những góp ý hài lòng/ chưa hài lòng. Đây cũng là một công việc quan trọng giúp người Hướng dẫn viên nâng cao khả năng quản lý và hoàn thiện bản thân thành một Hướng dẫn viên chuyên nghiệp.
2 Công việc Hướng dẫn viên du lịch theo tiêu chuẩn VTOS
Từ những thông tin trên, chắc hẳn bạn đọc đã nắm rõ công việc Hướng dẫn viên du lịch là gì. Tuy nhiên, để có thể trở thành một Hướng dẫn viên chuyên nghiệp, ngoài việc trau dồi kiến thức, kỹ năng… Người Hướng dẫn viên cần hiểu rõ về tiêu chuẩn VTOS trong ngành du lịch để có định hướng cụ thể trong công việc.
Thuật ngữ VTOS là tên viết tắt của Vietnam Tourism Occupational Skills Standards, là bộ tiêu chuẩn kỹ năng cần thiết cho ngành du lịch – ăn uống – khách sạn. VTOS ra đời nhằm hình thành và đáp ứng nhu cầu nhân lực cho ngành du lịch Việt Nam với những tiêu chuẩn quy định.
Theo đó, Hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp là người có thể đáp ứng được sự mong đợi của tất cả các thành viên trong đoàn du lịch. Theo tiêu chuẩn VTOS, danh mục công việc của Hướng dẫn viên bao gồm:
Công việc 1: Chuẩn bị cho công việc và thiết lập thái độ làm việc chuyên nghiệp
Phần việc kiến thức
- Các nguyên tắc vệ sinh
- Là đại diện của công ty
- Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc với tư cách là đại diện của công ty
- Thái độ làm việc và nguyên tắc hành vi
- Cấp độ dịch vụ và suy nghĩ của khách
Phần việc kỹ năng
- Vệ sinh cá nhân
- Lễ phép và lịch sự
- Có tinh thần phục vụ
Công việc 2: Các công việc và trách nhiệm chung của Hướng dẫn viên
Phần việc kiến thức
- Cấu trúc chương trình và lịch trình, thời gian
- Cung cấp thông tin cần thiết về tuyến (dân tộc, địa lý, lịch sử và kinh tế xã hội)
- Cung cấp các thông tin thực tế
- Các loại thông tin và nguyên lý thông tin
Phần việc kỹ năng
- Cung cấp các thông tin cần thiết về tuyến (dân tộc, địa lý, lịch sử và kinh tế xã hội)
- Cung cấp các thông tin thực tiễn
- Quản lý và giám sát lịch trình tour
- Đảm bảo thực hiện chương trình đúng như kế hoạch, mô tả
Công việc 3: Thủ tục hải quan, xuất nhập cảnh và kiểm dịch (CIQ)
Phần việc kiến thức
- Các quy định về hải quan, nhập cư và kiểm dịch
- Quy định về sức khỏe và tiêm chủng
- Các quy định về ngoại tệ
Phần việc kỹ năng
- Thông báo cho khách hàng về các quy định đối với hàng miễn thuế và các quy định khác
- Visa và các giấy tờ liên quan đến du lịch
- Cảnh báo vấn đề y tế
Công việc 4: Chuẩn bị cho một tour du lịch cụ thể
Phần việc kiến thức
- Nguyên tắc thu thập thông tin liên quan
- Hướng dẫn của công ty du lịch
- Tài liệu và thông tin cần thiết cho chuyến đi
- Các giấy tờ liên quan đến chuyến đi
- Trách nhiệm và nghĩa vụ tài chính
- Kiến thức cơ bản về kế toán
Phần việc kỹ năng
- Thu thập thông tin du lịch
- Thu thập thông tin thực tế
Công việc 5: Quy trình và trách nhiệm liên quan đến vận chuyển khách
Phần việc kiến thức
- Nguyên tắc sắp xếp hành lý và xử lý thông tin giao thông du lịch
- Tiện nghi và luân chuyển vị trí ngồi trong xe
- Dữ kiện chuyến bay
- Các thủ tục cơ bản về check in hàng không và giao thông
- Thời gian và lịch trình tour
Phần việc kỹ năng
- Quản lý công tác vận chuyển hành khách
- Sắp xếp hành lý và thông tin hành khách
- Sắp xếp cho đồng nghiệp (lái xe, nhân viên phục vụ sàn, v.v.) làm việc
Công việc 6: Hướng dẫn viên và việc thu xếp khách sạn
Phần việc kiến thức
- Check-in và check-out khách sạn
- Hướng dẫn viên và các dịch vụ nhà hàng
Phần việc kỹ năng
- Đặt và nhận phòng cho khách đoàn làm thủ tục nhận và trả phòng.
Công việc 7: Hướng dẫn thăm quan
Phần việc kiến thức
- Thuật ngữ về tổ chức thăm quan
Phần việc kỹ năng
- Tổ chức và chuẩn bị cho một chuyến thăm quan
- Bán chương trình thăm quan và chương trình tự chọn
- Thực hiện chuyến thăm quan
- Cung cấp, truyền tải các thông tin cụ thể
Công việc 8: Thuyết trình
Phần việc kiến thức
- Nguyên tắc cơ bản về thái độ và cách thuyết minh
- Nguyên tắc thông tin cân đối
Phần việc kỹ năng
- Đứng trước một đoàn khách
- Sử dụng thiết bị âm thanh
- Nguyên tắc cơ bản về thái độ và cách thuyết minh
- Cung cấp thông tin cân đối
Công việc 9: Kỹ năng lãnh đạo của Hướng dẫn viên khi thực hiện tour
Phần việc kỹ năng
- Ra quyết định với tư cách là người lãnh đạo (ủy quyền)
- Cân bằng hoạt động nhóm
- Chăm sóc bình đẳng
- Thiết lập niềm tin
- Xây dựng các nguyên tắc cho chuyến đi
Công việc 10: Giải quyết khó khăn, tai họa và khiếu nại của khách
Phần việc kiến thức
- Kỹ năng thông báo tin (tin xấu)
Phần việc kỹ năng
- Xác định loại khiếu nại (kỹ thuật, cá nhân…)
- Giải quyết vấn đề, sử dụng kỹ năng lắng nghe
- Xác định loại thảm họa (sức khỏe, du lịch, con người…)
- Cung cấp giải pháp
Công việc 11: Kết thúc chuyến tham quan
- Đóng hồ sơ – Viết báo cáo chuyến đi
- Quyết toán chuyến đi
Công việc 12: Du lịch bền vững và Hướng dẫn viên du lịch
Phần việc kiến thức
- Cơ sở của du lịch bền vững
Phần việc kỹ năng
- Xác định các yếu tố chính của du lịch bền vững
- Làm du lịch phong phú và bền vững
Công việc 13: Giao tiếp đa văn hóa và Hướng dẫn viên
Phần việc kiến thức
- Cơ sở của giao tiếp đa văn hóa
Phần việc kỹ năng
- Vượt qua sự khác biệt về văn hóa và giao tiếp
- Nhận thức về các giá trị và chuẩn mực văn hóa
Ngoài việc cần nắm rõ những công việc của Hướng dẫn viên theo các tiêu chuẩn trên, người Hướng dẫn viên cần biết cách xây dựng bản mô tả công việc trong quá trình xin việc.
- Tham khảo: Bản mô tả công việc Hướng dẫn viên du lịch
Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của Hướng dẫn viên du lịch. Chúc bạn công tác tốt và gặt hái được nhiều thành công khi quyết định gắn bó với nghề.
