Ngành du lịch ngày càng phát triển mạnh mẽ kéo theo sự mở rộng và chuyên môn hóa trong các vị trí công việc. Trong đó, điều hành tour outbound và inbound là hai lĩnh vực chủ lực trong hoạt động của các doanh nghiệp lữ hành. Nếu bạn chưa biết điều hành tour outbound là gì, quy trình khác gì quy trình điều hành tour inbound, cần đáp ứng những điều kiện gì để điều hành tour inbound,… hãy cùng Liên Việt tìm hiểu kỹ hơn qua nội dung dưới đây.
Tour outbound là gì?
Tour outbound là thuật ngữ dùng để chỉ các chương trình du lịch được tổ chức cho công dân Việt Nam ra nước ngoài tham quan, nghỉ dưỡng, học tập, công tác hoặc khám phá văn hóa. Đây là một loại hình dịch vụ du lịch quốc tế, trong đó khách hàng chính là người Việt Nam (hoặc người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) mua tour từ các công ty lữ hành trong nước để đi ra ngoài biên giới quốc gia.
Tour outbound có thể là tour trọn gói hoặc tour bán phần, tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của du khách. Các điểm đến phổ biến trong loại hình này thường là Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, châu Âu, Úc, Mỹ…
Về mặt pháp lý, chỉ những doanh nghiệp lữ hành quốc tế được cấp phép mới được quyền tổ chức tour outbound, theo quy định tại Luật Du lịch Việt Nam 2017. Tour outbound không chỉ phục vụ mục tiêu giải trí, mà còn là công cụ thúc đẩy giao lưu văn hóa, phát triển kinh tế và mở rộng hội nhập quốc tế.
>> Xem thêm:
- Hướng dẫn viên du lịch tiếng Hàn là gì? Yêu cầu để làm hướng dẫn viên du lịch tiếng Hàn
- Hướng dẫn viên du lịch tiếng Nhật là gì? Mức lương có cao không?
Điều hành tour outbound là gì?
Điều hành tour outbound là công việc chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và kiểm soát toàn bộ hoạt động của tour du lịch đưa khách Việt Nam ra nước ngoài. Đây là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp lữ hành quốc tế, đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên sâu về du lịch, kỹ năng tổ chức, khả năng phối hợp đa quốc gia và tư duy xử lý tình huống nhanh nhạy.
Vậy nhiệm vụ điều hành tour outbound là gì? Cụ thể, điều hành tour outbound đảm nhận các nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.
- Xây dựng chương trình tour phù hợp với thị hiếu từng thị trường (như tour nghỉ dưỡng, tour khám phá, tour kết hợp hội nghị – hội thảo…).
- Đặt dịch vụ ở nước ngoài (khách sạn, nhà hàng, xe đưa đón, điểm tham quan…).
- Làm việc với đối tác quốc tế, đại lý, hướng dẫn viên bản địa.
- Kiểm soát chi phí, chuẩn bị hồ sơ visa, bảo hiểm du lịch, điều phối đoàn đi.
- Hỗ trợ và xử lý tình huống phát sinh trước, trong và sau tour.
Khác với điều hành inbound, người điều hành outbound cần am hiểu quy định nhập cảnh của từng quốc gia, thủ tục visa, văn hóa bản địa và xu hướng du lịch toàn cầu. Đồng thời, phải phối hợp hiệu quả với nhiều đơn vị cung ứng dịch vụ quốc tế để đảm bảo tour diễn ra suôn sẻ, đúng lịch trình, đúng chất lượng cam kết và an toàn tuyệt đối cho khách.
Công việc chính của điều hành viên tour outbound
Điều hành viên tour outbound là người đóng vai trò “điều phối trung tâm” trong quy trình tổ chức các tour du lịch ra nước ngoài. Công việc của họ không chỉ đơn thuần là sắp xếp lịch trình, mà còn bao gồm hàng loạt hoạt động sau đó. Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi tính chuyên môn cao, sự tỉ mỉ và khả năng xử lý linh hoạt.
Cụ thể công việc của người điều hành tour outbound là gì? Dưới đây là những danh mục công việc của người ở vị trí điều hành tour outbound:
Lên kế hoạch tour
- Tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng về điểm đến, thời gian, ngân sách, số lượng khách…
- Thiết kế lịch trình cụ thể, phù hợp với đặc thù điểm đến (thời tiết, văn hóa, điều kiện di chuyển…).
- Tính toán giá tour, lập bảng chi phí dự kiến cho từng phương án.
- Chuẩn bị nội dung tour để gửi báo giá cho khách hoặc đối tác.
Liên hệ đối tác quốc tế
- Làm việc với các đối tác tại nước ngoài như công ty lữ hành bản địa (DMC), khách sạn, nhà hàng, đơn vị vận chuyển, điểm tham quan…
- Đàm phán giá, chất lượng dịch vụ và điều khoản thanh toán.
- Kiểm tra uy tín, kinh nghiệm và độ an toàn của các nhà cung ứng.
- Ký kết hợp đồng với các dịch vụ quốc tế.
Xử lý thủ tục pháp lý
Đây là khâu dễ phát sinh rủi ro nhất nên cần sự cẩn trọng và cập nhật liên tục các thay đổi từ phía nước sở tại. Bao gồm các công việc sau:
- Hướng dẫn khách chuẩn bị hồ sơ xin visa phù hợp với từng nước (hồ sơ cá nhân, tài chính, công việc…).
- Làm việc với đại sứ quán/lãnh sự quán để nộp hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn.
- Đăng ký bảo hiểm du lịch quốc tế, kiểm tra quy định nhập cảnh (vaccine, tài liệu y tế…).
- Chuẩn bị hợp đồng tour, hóa đơn, phiếu thu theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
Phối hợp thực hiện tour
- Chuẩn bị các tài liệu cho đoàn: lịch trình chi tiết, vé máy bay, danh sách khách, thông tin liên hệ khẩn cấp…
- Phối hợp với hướng dẫn viên, trưởng đoàn và các bộ phận khác để hỗ trợ khách trong suốt chuyến đi.
- Theo dõi hành trình từ xa để hỗ trợ khi có tình huống phát sinh (trễ chuyến, thất lạc hành lý, thay đổi lịch trình…).
- Làm việc với đối tác nước ngoài để đảm bảo các dịch vụ diễn ra đúng kế hoạch.
Sự linh hoạt và khả năng xử lý nhanh chóng là yêu cầu cốt lõi trong giai đoạn này.
Tổng kết và báo cáo
Báo cáo sau tour là cơ sở để nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu quả điều hành trong dài hạn. Công đoạn này gồm các công việc sau:
- Tổng hợp chi phí thực tế và đối chiếu với chi phí dự toán ban đầu.
- Thu nhận phản hồi từ khách và hướng dẫn viên để đánh giá chất lượng tour.
- Rút kinh nghiệm, đề xuất cải tiến cho các tour tương lai.
- Lập báo cáo tour và gửi lên quản lý hoặc bộ phận tài chính.
Quy trình điều hành tour outbound
Điều hành tour outbound là chuỗi hoạt động có tính hệ thống nhằm đảm bảo một chương trình tour du lịch ra nước ngoài được triển khai hiệu quả, đúng tiến độ và đáp ứng chất lượng dịch vụ đã cam kết. Mỗi công đoạn đều đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa điều hành viên với các bộ phận nội bộ và đối tác quốc tế. Vậy các bước để điều hành tour outbound là gì? Quy trình điều hành tour outbound sẽ bao gồm 5 bước chính dưới đây:
Tiếp nhận và phân tích yêu cầu
- Nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh, khách hàng hoặc đối tác.
- Xác định nhu cầu cụ thể: điểm đến, thời gian, ngân sách, loại hình tour (nghỉ dưỡng, khám phá, MICE…).
- Đánh giá tính khả thi và lên phương án tour phù hợp.
Xây dựng chương trình và báo giá
- Thiết kế lịch trình chi tiết: điểm đến, thời gian lưu trú, hoạt động cụ thể.
- Tính toán chi phí dịch vụ: vé máy bay, khách sạn, ăn uống, vận chuyển, visa, bảo hiểm…
- Gửi báo giá và điều kiện tour cho khách hàng.
Đặt dịch vụ và xử lý thủ tục
- Liên hệ và ký kết với các đối tác quốc tế (DMC, khách sạn, nhà hàng…).
- Đặt vé máy bay, dịch vụ visa, bảo hiểm và các dịch vụ bổ trợ.
- Chuẩn bị tài liệu: hợp đồng, chương trình tour, phiếu xác nhận, hướng dẫn visa…
Tổ chức và theo dõi tour
- Giao hồ sơ, vé máy bay, lịch trình và thông tin liên lạc cho trưởng đoàn/hướng dẫn viên.
- Theo sát đoàn trong suốt quá trình tour để xử lý các vấn đề phát sinh như thay đổi dịch vụ, trục trặc chuyến bay, hỗ trợ khẩn cấp…
- Đảm bảo các dịch vụ tại nước ngoài được cung cấp đúng thời điểm và tiêu chuẩn.
Kết thúc tour và báo cáo
- Thu thập ý kiến phản hồi từ khách và hướng dẫn viên.
- Tổng hợp chi phí thực tế, đối chiếu với chi phí dự toán.
- Báo cáo nội bộ, đánh giá hiệu quả tour và đề xuất cải tiến cho các chương trình sau.
Điều kiện để điều hành tour outbound
Để trở thành điều hành tour outbound – người tổ chức và giám sát các chương trình đưa khách đi du lịch quốc tế thì cá nhân cần đáp ứng một số điều kiện về chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ. Dưới đây là các điều kiện cơ bản và cần thiết nhất để trở thành người điều hành tour outbound chuyên nghiệp:
- Trình độ chuyên môn:Tốt nghiệp các ngành liên quan đến du lịch, lữ hành, kinh doanh quốc tế, ngoại ngữ, hoặc quản trị khách sạn.
- Am hiểu:Điểm đến quốc tế, quy định nhập cảnh, visa, bảo hiểm, chính sách xuất nhập cảnh và các điều cấm tại điểm đến, cập nhật thay đổi chính sách của đại sứ quán/lãnh sự quán và hãng hàng không.
- Ngoại ngữ:Thành thạo tiếng Anh, ưu tiên biết thêm các ngôn ngữ khác.
- Kỹ năng nghiệp vụ:Lên kế hoạch tour, lập báo giá, đặt dịch vụ quốc tế, kiểm soát lịch trình, ngân sách, chất lượng dịch vụ, thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm điều hành tour.
- Kỹ năng mềm goes to thái độ:Tư duy tổ chức, kỹ năng giao tiếp – đàm phán, xử lý tình huống nhanh, khả năng làm việc dưới áp lực.
- Kinh nghiệm thực tế:Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường lữ hành quốc tế.
>> Xem thêm:
Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn hiểu điều hành tour outbound là gì và các thông tin liên quan. Điều hành tour outbound là mắt xích trọng yếu trong chuỗi vận hành của doanh nghiệp lữ hành, đòi hỏi người đảm nhận phải có kiến thức vững, kỹ năng tổ chức tốt và tư duy xử lý tình huống linh hoạt. Việc hiểu rõ quy trình điều hành outbound và nắm bắt các điều kiện để điều hành tour không chỉ giúp phát triển nghề nghiệp, mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ du lịch, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Đặc biệt đừng quên liên hệ với Liên Việt chúng tôi nếu bạn muốn bồi dưỡng nghiệp vụ để bổ sung hồ sơ công việc nhé!
