Để đảm bảo minh bạch và công bằng trong hoạt động đấu thầu qua mạng, bên mời thầu và nhà thầu cần đối chiếu tài liệu và lập biên bản. Theo quy định mới nhất thì biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng này chính là chứng từ pháp lý quan trọng, được áp dụng cho mọi gói thầu. Văn bản này là căn cứ để bảo đảm quyền lợi của các bên và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh tra, xử lý khiếu nại. Để hiểu rõ hơn về khung pháp lý, quy định hiện hành và cách sử dụng mẫu biên bản này, hãy tham khảo ngay nội dung được Liên Việt chia sẻ dưới đây.
Tại sao cần lập biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng?
Biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng này chính là văn bản được lập để xác nhận sự thống nhất (hoặc không thống nhất) giữa hồ sơ dự thầu điện tử đã nộp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và các tài liệu gốc do nhà thầu cung cấp. Biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc đánh giá hồ sơ, xử lý khiếu nại và kiểm tra sau đấu thầu.
Việc đối chiếu tài liệu trong đấu thầu qua mạng được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa hồ sơ điện tử và thực tế, phục vụ cho quá trình hậu kiểm, thanh tra, kiểm toán và giải quyết khiếu nại (nếu có). Biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng được yêu cầu thực hiện khi:
- Có nghi vấn liên quan đến hồ sơ dự thầu.
- Xử lý tình huống phát sinh hoặc phục vụ công tác kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật.
Mặc dù đấu thầu qua mạng đảm bảo số hóa và đồng bộ thông tin, nhưng trong thực tế vẫn có những tình huống phát sinh như: lỗi kỹ thuật hệ thống, hồ sơ đính kèm bị lỗi file, hoặc có sự không khớp giữa nội dung kê khai online và tài liệu chứng minh pháp lý. Lúc này, việc lập biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng sẽ giúp:
- Làm rõ và xác thực lại nội dung hồ sơ đã nộp.
- Bảo vệ quyền lợi cho cả nhà thầu và bên mời thầu.
- Hạn chế tranh chấp, khiếu nại trong quá trình xét thầu.
- Là căn cứ để cơ quan thanh tra kiểm toán sử dụng khi cần.
>> Xem thêm:
- Có bắt buộc phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu không?
- Hỏi đáp: Chứng chỉ đấu thầu cơ bản có thời hạn không?
Mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng
Theo khoản 15, điểm h, Điều 4 của Thông tư 22/2024/TT‑BKHĐT, có hiệu lực từ ngày 1/1/2025, mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng được sử dụng cho tất cả gói thầu qua mạng chính là Phụ lục 4A. Dưới đây là mẫu biên bản chuẩn quốc gia, áp dụng đồng nhất trong mọi tình huống đối chiếu giữa nội dung kê khai trên hệ thống và bằng chứng thực tế:
Để tải mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng này về máy, bạn hãy truy cập link sau: https://drive.google.com/drive/folders/1NAaeLn5gTYh2_Xppxki14XlCTquvDIW1.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng trên:
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Bên mời thầu hoặc tổ chuyên gia phải bảo quản tài liệu gốc của nhà thầu cẩn trọng, nhằm phục vụ mục đích thẩm định, thanh tra hoặc kiểm tra sau này.
- Đại diện nhà thầu đủ thẩm quyền: Cá nhân tham gia buổi đối chiếu cần được ủy quyền hợp pháp (ví dụ bằng giấy giới thiệu từ doanh nghiệp hoặc giấy ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật).
Quy trình đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng
Đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng là bước quan trọng để đảm bảo hồ sơ tải lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và tài liệu bản cứng hoặc điện tử từ nhà thầu khớp nhau. Biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng chính là cơ sở pháp lý xác thực trong trường hợp có yêu cầu thanh tra, khiếu nại hoặc kiểm tra. Dưới đây là quy trình để lập biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng:
Bước 1: Xác định thời điểm và mời nhà thầu tham gia
Ngay sau khi tổ chức mở thầu hoặc phát hiện sự khác biệt tiềm ẩn, bên mời thầu sẽ gửi thư mời nêu rõ nội dung cần đối chiếu tài liệu. Đồng thời cần thông báo cho nhà thầu thời gian, địa điểm và người đại diện tham gia đối chiếu theo mẫu biên bản (ví dụ: Phụ lục 4A).
Bước 2: Tiến hành đối chiếu giữa thông tin E‑HSDT và tài liệu cung cấp
Tại buổi đối chiếu, đại diện chủ đầu tư, nhà thầu và nếu cần, thành viên tổ chuyên gia cùng ngồi kiểm tra từng nội dung. Họ đối chiếu kỹ năng lực, kinh nghiệm, nội dung kê khai với tài liệu gốc để xác định tính thống nhất hay không thống nhất. Mỗi mục không khớp sẽ được ghi rõ vào biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng theo biểu mẫu quy định.
Bước 3: Ghi biên bản đối chiếu và đưa ra kết luận
Sau khi đối chiếu các nội dung, biên bản ghi lại toàn bộ sự khác biệt nếu có. Cuối biên bản sẽ chọn một trong hai kết luận:
- Thống nhất: Nhà thầu được mời vào thương thảo hợp đồng (nếu có).
- Không thống nhất: Nhà thầu có thể bị loại hoặc yêu cầu tổ chuyên gia đánh giá lại.
Biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng này phải được ký bởi đại diện các bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu, tổ chuyên gia nếu có).
>> Xem thêm:
Tóm lại, biên bản đối chiếu tài liệu đấu thầu qua mạng không chỉ là mẫu văn bản, mà còn được xây dựng dựa trên nền tảng pháp lý rõ ràng nhằm đảm bảo mọi quá trình đấu thầu diễn ra trung thực và hệ thống. Việc tuân thủ mẫu biên bản và lưu giữ hồ sơ tiếp hợp pháp sẽ giúp đảm bảo thủ tục minh bạch và bảo vệ quyền lợi cho cả bên mời thầu lẫn nhà thầu tham gia.
