Vào mỗi dịp cuối năm, các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập đều tiến hành họp xét đánh giá chất lượng viên chức để tổng kết hoạt động, ghi nhận thành tích và xác định những điểm cần cải thiện cho năm tới. Biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm chính là tài liệu pháp lý ghi lại toàn bộ diễn biến, nội dung hội nghị, là minh chứng cho tính minh bạch, công khai trong công tác đánh giá, thực hiện thi đua, khen thưởng, điều chỉnh nhân sự. Liên Việt sẽ gửi đến bạn mẫu biên bản chuẩn và những lưu ý quan trọng khi soạn, ghi biên bản sao cho đầy đủ, rõ ràng và hợp pháp qua nội dung dưới đây.
Mẫu biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm
Biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm là văn bản ghi chép chính thức toàn bộ quá trình thảo luận, đánh giá, nhận xét và quyết định xếp loại chất lượng viên chức trong cuộc họp của đơn vị vào cuối năm. Biên bản này nhằm đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và lưu giữ bằng chứng xác thực về việc xét duyệt đánh giá viên chức.
Qua biên bản, mọi ý kiến, kết quả, mức xếp loại được ghi lại rõ ràng để làm căn cứ cho các hoạt động tiếp theo như khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm hoặc xử lý kỷ luật (nếu có). Biên bản này có giá trị pháp lý trong quản lý nhân sự nội bộ của cơ quan, đơn vị vì nó thể hiện quy trình tập thể, nội dung biên soạn theo quy định tại Nghị định 90/2020/NĐ‑CP và các sửa đổi bổ sung.
Một mẫu biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm đúng quy định cần bao gồm các nội dung chính sau đây:
- Phần đầu – thông tin hành chính
-
- Tên cơ quan, đơn vị.
- Tiêu đề biên bản: “Biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm”.
- Ngày, giờ và địa điểm tổ chức cuộc họp.
- Thành phần tham dự: gồm chủ trì, thư ký, các thành viên tham dự (và nếu có: người vắng mặt + lý do).
- Mở đầu – căn cứ và mục đích
-
- Căn cứ vào các văn bản pháp lý, quy chế nội bộ, quyết định sao đó để tổ chức đánh giá viên chức (ví dụ: Nghị định, Quyết định, hướng dẫn đánh giá).
- Mục đích cuộc họp: để đánh giá, nhận xét, xếp loại chất lượng viên chức trong năm.
- Nội dung cuộc họp – quá trình đánh giá
-
- Phương thức đánh giá: tự đánh giá, lấy ý kiến tập thể, thẩm định cấp trên.
- Trình tự thảo luận từng trường hợp viên chức: tự kiểm điểm, đánh giá bản thân, đóng góp ý kiến, bổ sung nhận xét, đơn vị đánh giá tổng hợp.
Người ghi biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm cần lưu lại đầy đủ thông tin ưu điểm, hạn chế, tồn tại của từng viên chức theo các tiêu chí (chính trị, đạo đức, tác phong, kết quả công việc, ý thức tổ chức,…).
- Quyết định xếp loại & kết luận
-
- Bỏ phiếu (nếu có) hoặc biểu quyết thống nhất mức xếp loại cho từng viên chức.
- Ghi rõ mức xếp loại: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, Hoàn thành tốt nhiệm vụ, Hoàn thành nhiệm vụ, hoặc Không hoàn thành nhiệm vụ.
- Kết luận chung của cuộc họp: các ý kiến quan trọng, khuyến nghị, biện pháp khắc phục (nếu có).
- Chữ ký xác nhận
-
- Thư ký cuộc họp ký và ghi rõ họ tên.
- Chủ trì / người có thẩm quyền ký xác nhận biên bản.
- (Nếu cần) sự chứng kiến của một số thành viên hoặc đại biểu khác.
- Phần phụ lục / phụ kiện (nếu có) như: danh sách viên chức với mức xếp loại, biểu mẫu phiếu đánh giá cá nhân của từng viên chức,…
Nhấn Tại Đây để xem chi tiết biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm: https://docs.google.com/document/d/1tAuRgJtMoVQkmzkx7vwozl16C4z4RBdqc3r95iC_PhA/edit?tab=t.0.
Ngoài biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm, biên bản họp đánh giá viên chức hàng tháng cũng là văn bản ghi chép nội dung cuộc họp của đơn vị vào cuối tháng. Biên bản họp đánh giá viên chức hàng tháng chủ yếu dùng để theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở kịp thời và điều chỉnh các hạn chế phát sinh trong tháng.
Nội dung thường ngắn gọn, tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể và chưa mang tính xếp loại chính thức. Trong khi đó, biên bản đánh giá viên chức cuối năm là văn bản tổng hợp, đánh giá toàn diện cả quá trình làm việc, phẩm chất, năng lực của viên chức. Đây là cơ sở để xét thi đua, khen thưởng, nâng lương hoặc xử lý kỷ luật nên có tính pháp lý cao hơn và yêu cầu trình bày chi tiết, đầy đủ, có xác nhận và lưu hồ sơ lâu dài.
Nhấn Tại Đây để xem chi tiết biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối tháng: https://docs.google.com/document/d/1nihnfR_2G1h1LsJh5FlxsjIwFyPMZMdQrhDmoHVMKqA/edit?tab=t.0.
>> Xem thêm:
- Hướng dẫn báo cáo quyết toán hải quan theo thông tư 39
- Tổng hợp đề thi chứng chỉ thực phẩm 2025 mới nhất
Lưu ý khi viết biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm
Khi soạn thảo biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm, cần lưu ý nhiều yếu tố để đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ thông tin và giữ được giá trị lưu trữ. Dưới đây là những điểm quan trọng cần ghi nhớ khi lập biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm/cuối tháng:
- Thành phần tham dự: Ghi rõ họ tên, chức danh người chủ trì, thư ký và các thành viên; nếu có người vắng mặt phải nêu lý do để đảm bảo tính minh bạch.
- Căn cứ pháp lý và mục đích: Dẫn các văn bản, quy định liên quan (Nghị định, Quyết định, quy chế…) và nêu rõ mục đích cuộc họp là đánh giá, xét duyệt, xếp loại viên chức.
- Ghi ý kiến thảo luận trung thực: Ghi đầy đủ, rõ ràng các ý kiến của thành viên; phản ánh trung thực cả các quan điểm khác nhau để thể hiện tính khách quan.
- Kết quả biểu quyết và xếp loại: Nêu rõ kết quả cuộc họp, mức xếp loại từng viên chức, số người đồng ý/không đồng ý; đây là phần quan trọng nhất.
- Kết luận và khuyến nghị: Tổng hợp ưu, nhược điểm và đề xuất hướng phát triển cho viên chức trong năm tới.
- Chữ ký và thời gian: Người lập biên bản, chủ tọa và các thành viên ký, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm để đảm bảo tính pháp lý.
- Kiểm tra hình thức và lưu trữ: Rà soát lỗi chính tả, thông tin, căn cứ pháp lý; không tẩy xóa; lưu bản giấy và bản điện tử theo quy định tại Nghị định 90/2020/NĐ-CP.
Việc lập biên bản họp xét đánh giá viên chức cuối năm nếu được thực hiện nghiêm túc, chính xác sẽ giúp bảo đảm quyền lợi và trách nhiệm đối với từng viên chức, đồng thời góp phần củng cố quy trình quản lý nhân sự trong cơ quan. Khi soạn biên bản, cần lưu ý ghi đầy đủ thành phần tham dự, nội dung thảo luận, nhận xét ý kiến và kết luận cuối cùng, tuân thủ đúng biểu mẫu và quy định pháp lý.
Hy vọng mẫu biên bản và các lưu ý trong bài viết của Liên Việt sẽ giúp bạn soạn thảo biên bản hoàn thiện, chuyên nghiệp, đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong công tác đánh giá viên chức. Cần tư vấn gì thêm về các mẫu biên bản hành chính, liên hệ với Liên Việt chúng tôi để được tư vấn khóa chi tiết.
