Điều quyết định nên sự thành công của một doanh nghiệp, không thể không kể đến mô hình hoạt động của cơ cấu tổ chức. Nó giúp cho bạn nhìn nhận và hiểu rõ các vấn đề một cách nhanh chóng, bao quát hơn. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Các mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến hiện nay như thế nào? Cùng theo dõi qua bài viết được chia sẻ dưới đây của Liên Việt nhé!
1 Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống liên kết giữa các bộ phận, cá nhân trong một đơn vị. Trong đó sẽ thể hiện rõ vai trò, nhiệm vụ và mối quan hệ phụ thuộc của từng thành viên. Khi nhìn vào sẽ biết ai cần làm gì và phối hợp nhịp nhàng với nhau để duy trì hoạt động lâu dài của tổ chức.
Việc xây dựng một bộ máy cơ cấu tổ chức ổn định có tầm quan trọng rất lớn cho doanh nghiệp như:
- Phân chia được nguồn lực hợp lý cho công việc. Từ đó giúp tiết kiệm được chi phí nhân công và vận hành.
- Xác định rõ được trách nhiệm của từng cá nhân và quyền điều hành, chỉ đạo của các vị trí. Đồng thời, nhân viên cũng nắm được kỳ vọng, mục tiêu tổ chức dành cho mình.
- Thể hiện được nguyên tắc, quy định hoạt động của đơn vị.
- Hỗ trợ thu thập thông tin cho người quản trị và giải quyết vấn đề một cách tốt hơn.
>>> Xem thêm: Thủ trường là gì? Vai trò, nhiệm vụ của thủ trưởng Đơn vị
2 Các yếu tố quyết định đến cơ cấu tổ chức
Xã hội ngày càng phát triển, mô hình cơ cấu tổ chức cũng dần được thay đổi theo để đáp ứng được mục đích hướng đến của doanh nghiệp. Bởi vậy, bộ máy cơ cấu cũng sẽ chịu không ít những ảnh hưởng từ các yếu tố khác nhau như:
- Yếu tố khách quan từ môi trường bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp,..
- Phương hướng và chiến lược kinh doanh của tổ chức.
- Công nghệ kỹ thuật để sản xuất ra thành phẩm, dịch vụ.
- Nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn cao.
- Khối lượng và hình thức công việc.
Trong quá trình điều hành, nhà lãnh đạo cần nhìn nhận, nghiên cứu và đánh giá chính xác các tác động nêu trên để giảm bớt trở ngại làm suy giảm hiệu suất tổng thể.
3 Top 5 mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến nhất
Hiện nay, mô hình cơ cấu tổ chức có rất nhiều kiểu khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường sử dụng 5 loại mô hình phổ biến sau:
Cơ cấu theo chức năng
Đây là mô hình cơ cấu tổ chức được ưu tiên sử dụng hàng đầu với việc chia nhỏ từng bộ phận gắn liền với trách nhiệm và các công việc cụ thể cần làm.
Một số ưu điểm nổi bật của cơ cấu theo chức năng có thể kể đến như:
- Phân loại được các nhóm khác nhau dựa vào kỹ năng và năng lực chuyên môn của từng người.
- Các thành viên sẽ được đưa ra các chỉ dẫn cho công việc của mình.
- Xác định rõ được trách nhiệm của từng bộ phận để đạt hiệu quả cao hơn.
- Mỗi người đứng đầu sẽ là chuyên gia trong lĩnh vực mình phụ trách. Từ đó, họ sẽ dồn hết tâm huyết để thực hiện vai trò của mình.
Mỗi một mô hình có ưu điểm thì chắc chắn sẽ có những nhược điểm cần khắc phục gồm:
- Nhiều vị trí ngang cấp nhau làm tăng khả năng phát sinh xung đột trong tập thể.
- Nhân viên cấp dưới ít cơ hội được thăng tiến.
- Tạo mối quan hệ độc lập, không có sự gắn kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Hoạt động theo mô hình phân cấp dẫn đến các quyết định đưa ra không được giải quyết tức thì.
>>> Xem thêm: Kiêm nhiệm là gì? Phụ cấp kiêm nghiệm là gì?
Cơ cấu theo phân quyền
Mô hình cơ cấu theo phân quyền hoạt động rất đơn giản và đang được một số doanh nghiệp nhỏ áp dụng. Quy trình vận hành sẽ thực hiện theo chỉ thị của cấp lãnh đạo cao nhất. Tiếp theo, sẽ được truyền đạt xuống các vị trí quan trọng và đến nhân viên.
Hình thức tổ chức này rất dễ quản lý và luôn trong tầm kiểm soát của người quản trị. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại rất nhiều bất cập lớn như:
- Những người có năng lực tốt không được nhìn nhận một cách khách quan và thiếu cơ hội thăng tiến.
- Các giải pháp mới, ý kiến đề xuất cho hoạt động kinh doanh không được ghi nhận kịp thời. Bởi phải thông qua nhiều quy trình từ người quản lý rồi mới đến lãnh đạo phê duyệt.
- Tạo môi trường trì trệ, thiếu năng động, nhân viên làm việc hời hợt, không có ý định gắn bó lâu dài.
>>> Tham khảo: Bí thư là gì? Nhiệm vụ, chức năng của các cấp Bí thư
Cơ cấu theo cấu trúc phẳng
Đây là cơ cấu tổ chức thường áp dụng cho các công ty nhỏ, startup bởi trong hệ thống không có các chức danh cụ thể. Mọi người đều bình đẳng, tự quản lý công việc của mình.
Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao của mọi người và sự gắn kết chặt chẽ trong nội bộ. Tất cả đều cùng làm việc hướng đến một mục đích chung.
Việc áp dụng cơ cấu theo cấu trúc phẳng cũng mang lại khá nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp như:
- Bộ máy hoạt động tinh gọn, dễ quản lý, tránh tình trạng dư thừa nhân sự.
- Tiết kiệm chi phí nhân công và các chính sách phúc lợi khác.
- Công việc được thực hiện xuyên sốt do có sự đoàn kết, giao tiếp nội bộ.
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng thành viên.
Cơ cấu quản lý phi tập trung
Cơ cấu quản lý phi tập trung là dạng mô hình không áp dụng các chức danh trong công việc. Cũng giống như cấu trúc phẳng, các cá nhân đều làm việc riêng biệt, quyền lực tương tự nhau. Nhưng mô hình này đòi hỏi mỗi người đều có thể đảm nhận nhiều vai trò. Tất cả thành viên sẽ làm việc theo một nguyên tắc rõ ràng và minh bạch.
Cách quản lý phi tập trung được rất nhiều các tổ chức phi lợi nhuận áp dụng bởi sơ đồ bộ máy được thiết lập nhanh gọn và đem lại hiệu quả cao cho đơn vị. Người quản lý nếu biết áp dụng linh hoạt sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và công sức vận hành.
Cơ cấu dựa theo ma trận
Cơ cấu ma trận thường hay được các doanh nghiệp nhiều dự án, sản phẩm và ngành hàng không áp dụng. Bởi nó hoạt động theo quy trình hỗ trợ đa chiều, thông tin được truyền đạt rộng rãi theo chiều dọc và chiều ngang.
Chẳng hạn như đối với lĩnh vực hàng không, có những công việc cần phải có cách xử lý nhanh chóng và riêng biệt. Khi áp dụng mô hình này sẽ tạo tính linh hoạt, giảm thiểu nhiều rủi ro.
>>> Xem thêm: Thanh tra là gì? Sự khác biệt Thanh tra và kiểm tra
Cơ cấu dựa theo ma trận này cũng có một số điểm hấp dẫn như:
- Nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ kiến thức cho nhau. Từ đó, hiểu rõ được công việc của từng bộ phận, cùng giúp đỡ nhau nâng cao năng suất làm việc.
- Các bộ phận có thể chia sẻ nguồn nhân lực để đạt được hiệu quả tốt hơn.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số nhược điểm mà người quản trị cần phải xem xét gồm:
- Tăng khả năng xung đột nội bộ khi xuất hiện lợi ích cá nhân và tranh giành quyền lực.
- Nguồn lực đa chiều, phức tạp kéo theo nhiều chi phí phát sinh khó kiểm soát.
Vì vậy, người lãnh đạo cần phải nhạy bén, tìm hiểu mọi cốt lõi vấn đề để có biện pháp xử lý phù hợp, không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Sân sau là gì? Doanh nghiệp sân sau thực chất là gì?
4 Lời kết
Trên đây là những thông tin chi tiết về nội dung “Cơ cấu tổ chức là gì? Top 5 mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến nhất hiện nay” mà Liên Việt đã sưu tầm để gửi tới bạn đọc. Tùy vào lĩnh vực kinh doanh, bản chất và văn hóa của doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo sẽ lựa chọn cho đơn vị một mô hình phù hợp. Hy vọng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích để các bạn ứng dụng vào thực tế một cách thành công nhất.
Ngoài ra, nếu nhà quản trị có nhu cầu nâng cao năng lực quản lý hoặc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên để tăng hiệu quả trong công việc. Mời các bạn tham khảo qua một số khóa học bồi dưỡng của Liên Việt – Education. Chúng tôi xin cam kết về chất lượng giảng dạy và lộ trình học tập bài bản, chuyên nghiệp. Rất mong nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của quý độc giả.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC LIÊN VIỆT
Hà Nội
- Số 17, ngõ 167 Tây Sơn, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội
- Số 87 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội
Hồ Chí Minh
- Số 352 đường Ba Tháng Hai, Phường 12, Q10, TPHCM
Hotline: 0962.780.856
Email: lienhe@lienviet.edu.vn
Website: https://lienviet.edu.vn/
