Trong ngành du lịch, “inbound” là lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh đất nước và thúc đẩy phát triển kinh tế. Tuy nhiên, để mỗi chương trình tour inbound được tổ chức trọn vẹn, hiệu quả và đáp ứng mong đợi của du khách quốc tế thì không thể thiếu vai trò của người điều hành tour. Để hiểu rõ điều hành tour inbound là gì, ai có thể làm công việc và quy trình điều hành một tour inbound theo chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành, bạn hãy theo dõi chia sẻ của Liên Việt dưới đây.
Khái niệm tour inbound
Trước khi tìm hiểu điều hành tour inbound là gì, bạn cần hiểu về khái niệm tour inbound trước tien. Trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành, tour inbound là thuật ngữ dùng để chỉ các chương trình du lịch được thiết kế dành cho du khách quốc tế đến tham quan, nghỉ dưỡng hoặc công tác tại Việt Nam. Nói cách khác, đây là loại hình du lịch mà khách từ nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam để tiêu dùng các dịch vụ du lịch như lưu trú, tham quan, ăn uống, vận chuyển, mua sắm…
Tour inbound có thể là tour trọn gói hoặc bán phần, được xây dựng theo nhu cầu đặc thù của từng thị trường (khách châu Âu, Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc…). Tour cần đảm bảo mọi du khách được trải nghiệm văn hóa bản địa Việt, an toàn, tạo được sự hứng thú để mang lại nguồn thu ngoại tệ lớn, góp phần quảng bá hình ảnh đất nước và thúc đẩy các ngành dịch vụ khác.
>> Xem thêm:
Điều hành tour inbound là gì?
Điều hành tour inbound là quá trình tổ chức, sắp xếp và giám sát toàn bộ hoạt động của chương trình du lịch inbound, nhằm đảm bảo tour diễn ra đúng kế hoạch, đúng chất lượng dịch vụ đã cam kết với khách quốc tế. Người thực hiện công việc này thường được gọi là nhân viên điều hành tour inbound hoặc chuyên viên điều hành inbound trong các công ty du lịch quốc tế.
Nhiệm vụ của người điều hành tour inbound là gì? Họ có những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh hoặc đối tác nước ngoài.
- Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ (vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan…).
- Xây dựng chương trình tour chi tiết.
- Lên dự toán chi phí, kiểm soát ngân sách.
- Theo dõi và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tour diễn ra.
Điều hành tour inbound không trực tiếp dẫn đoàn nhưng đóng vai trò chìa khóa trong việc đảm bảo sự suôn sẻ, hài lòng và an toàn cho du khách. Đây là vị trí đòi hỏi kỹ năng tổ chức tốt, hiểu biết sâu rộng về thị trường quốc tế và khả năng ứng biến linh hoạt trong môi trường đa văn hóa.
Vai trò của điều hành tour inbound
Trong chuỗi vận hành của một chương trình du lịch quốc tế, điều hành tour inbound giữ vị trí trung tâm. Vai trò của người điều hành tour inbound là gì? Họ có thể coi là “nhạc trưởng” kết nối các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu: từ thiết kế tour, ký kết hợp đồng đến tổ chức và giám sát thực tế. Chi tiết vai trò của điều hành tour inbound ở nhiều phương diện như sau:
- Phân tích tính hợp lý của chương trình, đánh giá rủi ro và tối ưu hóa lịch trình sao cho phù hợp với thời gian, ngân sách và thị hiếu của khách quốc tế.
- Là cầu nối giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ, từ khách sạn, nhà hàng, vận chuyển đến điểm tham quan. Người điều hành sẽ làm việc trực tiếp với từng đối tác để đàm phán giá, kiểm soát chất lượng dịch vụ, đảm bảo đúng cam kết trong hợp đồng.
- Khi có sự cố như thay đổi thời tiết, hủy chuyến bay, tai nạn… người điều hành tour là người đầu tiên phải đưa ra phương án thay thế và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo quyền lợi cho khách.
- Một người điều hành tour inbound giỏi không chỉ đảm bảo tour diễn ra đúng kế hoạch mà còn tạo ra giá trị gia tăng thông qua các gợi ý tinh tế, dịch vụ bổ sung hoặc xử lý linh hoạt yêu cầu cá nhân từ khách.
Quy trình điều hành tour inbound
Quy trình điều hành một tour inbound không chỉ là việc “theo sát đoàn” từ xa, mà còn là chuỗi công việc được hoạch định rõ ràng theo ba giai đoạn chính. Mỗi giai đoạn đều có những nhiệm vụ cụ thể, đòi hỏi sự phối hợp liên tục và khả năng xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác. Dưới đây là chi tiết 3 bước cần thực hiện trong một quy trình điều hành tour inbound:
Chuẩn bị
Đây là giai đoạn nền tảng, mang tính quyết định đến chất lượng và độ khả thi của tour. Một số công việc chính gồm:
- Tiếp nhận thông tin chương trình từ bộ phận kinh doanh hoặc đối tác nước ngoài (gồm yêu cầu chi tiết, thời gian, số lượng khách, mức giá mục tiêu…).
- Xây dựng lịch trình chi tiết, chọn tuyến điểm, sắp xếp thời gian di chuyển hợp lý, xác định điểm dừng chân phù hợp với thị hiếu từng thị trường khách.
- Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, công ty vận chuyển, điểm tham quan, hướng dẫn viên… để đặt dịch vụ và đàm phán giá tốt.
- Lập bảng giá tour, kiểm soát chi phí và dự phòng rủi ro.
- Soạn thảo tài liệu điều hành: lịch trình, danh sách khách, hợp đồng dịch vụ, phiếu xác nhận dịch vụ, phân công nhiệm vụ…
Thực hiện
Như quy trình điều hành tour outbound, khi tour inbound bắt đầu diễn ra, điều hành tour cần theo sát từng bước từ xa, đảm bảo mọi dịch vụ được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng, bao gồm:
- Kiểm tra lại tất cả dịch vụ đã đặt trước ngày tour khởi hành (phòng khách sạn, xe, bữa ăn, vé tham quan…).
- Phối hợp chặt chẽ với hướng dẫn viên và các đối tác cung ứng để nắm tình hình thực tế theo từng chặng hành trình.
- Xử lý sự cố phát sinh, như trễ chuyến bay, khách bị mất hành lý, thời tiết xấu, thay đổi lịch trình đột xuất…
- Hỗ trợ nhanh chóng khi khách hoặc hướng dẫn viên cần điều chỉnh, giải đáp thắc mắc, hoặc cần can thiệp từ phía doanh nghiệp lữ hành.
- Giai đoạn này đòi hỏi sự phản ứng nhanh, tư duy tổ chức và quan trọng nhất là giữ được sự chủ động trong mọi tình huống.
Báo cáo
Sau khi tour kết thúc, người điều hành cần tổng hợp thông tin để đánh giá và rút kinh nghiệm:
- Thu nhận phản hồi từ hướng dẫn viên và khách hàng (nếu có).
- Đối chiếu chi phí thực tế với chi phí dự toán, lập bảng tổng kết tài chính tour.
- Làm báo cáo tour chi tiết (sự cố, đề xuất điều chỉnh, đánh giá đối tác cung ứng…).
- Gửi báo cáo lên cấp quản lý, đồng thời cập nhật dữ liệu để phục vụ cho các tour tương tự trong tương lai.
Ai có thể làm điều hành tour inbound?
Trong ngành du lịch, điều hành tour inbound là vị trí chuyên môn đòi hỏi kiến thức sâu về dịch vụ du lịch, thị trường quốc tế và kỹ năng quản lý thực tiễn. Vì vậy, không phải ai cũng có thể đảm nhiệm vai trò này hiệu quả. Vậy yêu cầu để làm điều hành tour inbound là gì? Nếu đáp ứng được các tiêu chí cơ bản dưới đây, bạn hoàn toàn có thể trở thành một điều hành tour inbound chuyên nghiệp:
Tốt nghiệp chuyên ngành du lịch hoặc các ngành liên quan
Người làm điều hành tour thường được tuyển dụng từ các chuyên ngành lien quan du lịch như:
- Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành.
- Quản trị khách sạn – nhà hàng.
- Hướng dẫn du lịch.
- Kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh (có định hướng lữ hành).
Việc được đào tạo bài bản, đúng chuyên ngành giúp bạn nắm vững quy trình tổ chức tour, kỹ năng giao tiếp, nghiệp vụ đặt dịch vụ và quản lý chi phí.
Am hiểu thị trường và văn hóa quốc tế
Inbound là loại hình phục vụ khách nước ngoài nên người điều hành cần hiểu:
- Tập quán, thói quen tiêu dùng của du khách nước ngoài các thị trường như: Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Âu, Mỹ…
- Hiểu về tiêu chuẩn dịch vụ, an toàn, trải nghiệm…
- Hiểu về văn hóa ứng xử và những điều “nên – không nên” trong giao tiếp với du khách quốc tế.
Kỹ năng ngoại ngữ tốt
Tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc nếu muốn làm điều hành tour inbound. Ngoài khả năng đọc – viết để giao tiếp với đối tác nước ngoài, người điều hành còn cần hiểu tài liệu hợp đồng, chương trình tour, email chuyên môn và làm việc với hệ thống booking quốc tế. Do đó, ngoài tiếng Anh, ai biết thêm tiếng Hàn, Trung, Nhật, Pháp… sẽ là lợi thế lớn.
Thành thạo tin học văn phòng và công cụ quản lý
Người điều hành tour cần sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Excel, Word và email, đồng thời sử dụng thành thạo các phần mềm điều hành nội bộ của công ty lữ hành (ví dụ: TravelMaster, Tourplan, Amadeus…). Công nghệ giúp tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình điều hành.
>> Xem thêm:
Có kỹ năng mềm và kinh nghiệm thực tế tốt
Người làm nghề điều hành tour inbound cần có:
- Tư duy tổ chức logic, sắp xếp dịch vụ hợp lý, tối ưu thời gian và chi phí.
- Kỹ năng giao tiếp – đàm phán với đối tác, đồng nghiệp và hướng dẫn viên.
- Khả năng chịu áp lực cao, vì tour có thể thay đổi bất ngờ, sự cố phát sinh thường xuyên.
- Kinh nghiệm thực tế (qua thực tập, đi field tour, làm booking…) để hiểu sâu tình huống trong ngành.
Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn hiểu rõ điều hành tour inbound là gì, nắm được quy trình điều hành tour inbound và yêu cầu nghề nghiệp để có định hướng sớm. Đây không chỉ là một vị trí nghề nghiệp mà còn là một mắt xích then chốt quyết định sự thành công của chương trình du lịch dành cho khách quốc tế. Khi hiểu rõ đối tượng và quy trình điều hành tour sẽ giúp doanh nghiệp lữ hành nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ vững uy tín và từng bước chinh phục thị trường du lịch quốc tế đầy tiềm năng. Nếu bạn cần bồi dưỡng nghiệp vụ ngành du lịch thì hãy liên hệ với Liên Việt để có định hướng đúng đắn, hỗ trợ bạn chạm đến ước mơ.
