Quy trình xin giấy xác nhận tình trạng bất động sản 2025

Giấy xác nhận tình trạng bất động sản là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng giúp chủ sở hữu, bên mua hoặc cơ quan chức năng xác minh trạng thái pháp lý của nhà / đất. Việc nắm rõ các nội dung cần chuẩn bị và quy trình xin cấp này giúp giảm rủi ro pháp lý, đẩy nhanh tiến trình giao dịch. Trong bài viết này, Liên Việt sẽ hướng dẫn chi tiết nội dung bắt buộc, mẫu đơn và các bước cần thực hiện để xin giấy xác nhận tình trạng BĐS theo quy định hiện hành ngay dưới đây.

Giấy xác nhận tình trạng bất động sản là gì?

Giấy xác nhận tình trạng bất động sản là giấy tờ do chính quyền địa phương xác nhận về việc một bất động sản (nhà đất) không có tranh chấp, không vi phạm quy hoạch, và các thông tin pháp lý liên quan khác. Đây là tài liệu quan trọng để thực hiện các giao dịch như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho hoặc để làm các thủ tục hành chính.

Văn bản này được thực hiện dựa trên các quy định của Luật Đất đai năm 2013 và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành. Ngoài ra, trong quy định đất đai và xây dựng, bất động sản để được chuyển nhượng, cho tặng, góp vốn… phải đảm bảo các điều kiện: có giấy chứng nhận, không trong tình trạng tranh chấp, không bị kê biên, còn thời hạn sử dụng đất hợp pháp…

Văn bản này nhằm chứng thực các điểm như: 

• Bất động sản có tranh chấp hay không.
• Có điểm kết cấu nào bị vi phạm.
• Có nằm trong diện quy hoạch.
• Có bị kê biên hoặc thế chấp.
• Có nằm trong diện bị thu hồi hay không.
• Tình trạng sử dụng ổn định hay không.

>> Xem thêm: 

• Quy trình thẩm định giá tài sản chi tiết từ A – Z
• Chứng chỉ môi giới bất động sản có thời hạn bao lâu?

Nội dung chính của giấy xác nhận tình trạng bất động sản

Khi xây dựng, soạn thảo giấy xác nhận tình trạng của bất động sản, các mục sau là các nội dung không thể thiếu:

Thông tin về người đề nghị xác nhận

• Họ và tên.
• Ngày tháng năm sinh.
• Số và nơi cấp giấy tờ nhân thân (CMND/CCCD/hộ chiếu).
• Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú.
• Số điện thoại liên hệ (nếu có).

Thông tin bất động sản cần xác nhận

• Địa chỉ cụ thể (tên đường, thôn xóm, xã/ phường, quận/huyện).
• Số thửa, số tờ bản đồ (theo bản đồ địa chính).
• Diện tích thực tế được sử dụng.
• Loại đất (đất ở, đất nông nghiệp, đất thương mại, đất hỗn hợp…).
• Thời hạn sử dụng đất (nếu có hạn chế).
• Các tài sản gắn liền với đất (nhà, công trình phụ, cây cối, rào, hầm, bể,… nếu có).

Tình trạng pháp lý & thực tế cần xác nhận

Đây là phần then chốt, thường bao gồm các nội dung như:

• Không có tranh chấp: xác nhận rằng bất động sản không đang hoặc chưa từng bị khiếu kiện, kiện tụng.
• Không bị kê biên bảo đảm thi hành án: xác nhận rằng bất động sản không bị sử dụng để đảm bảo thi hành án.
• Không bị thế chấp, bảo lãnh hoặc cho vay bảo đảm: xác nhận rằng tài sản không đang bị cam kết với ngân hàng hoặc bên thứ ba.
• Không vi phạm xây dựng, không trái phép, không lấn chiếm: xác minh việc sử dụng đất, xây dựng có phù hợp với giấy phép, quy hoạch, không vượt phép.
• Không nằm trong diện thu hồi hoặc quy hoạch xấu: xác định bất động sản không nằm trong vùng bị thu hồi, giải tỏa theo kế hoạch.
• Sử dụng ổn định lâu dài: xác nhận chủ sử dụng đã sử dụng ổn định, không bị thay đổi bất hợp pháp.

Kết luận và đề nghị

• Phần đề nghị cụ thể: người đề nghị đề xuất cơ quan xác nhận các tình trạng nêu trên.
• Kết luận của cơ quan xác nhận: sau khi kiểm tra thực tế, cơ quan có thẩm quyền ghi nhận kết quả (xác nhận có hoặc không các tình trạng như tranh chấp, vi phạm, quy hoạch, thế chấp…).
• Chữ ký & đóng dấu của cơ quan xác nhận (thường là Chủ tịch UBND hoặc Trưởng bộ phận địa chính) cùng ghi rõ tên, chức vụ, ngày tháng xác nhận.

Phụ lục & tài liệu kèm theo

• Bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất / quyền sở hữu nhà ở (nếu có).
• Bản sao chứng minh nhân dân / CCCD / giấy tờ cá nhân.
• Các giấy tờ khác (nếu có) như: bản đồ vị trí, bản vẽ hiện trạng, giấy ủy quyền, văn bản xác minh từ các bên liên quan, chứng từ trả nợ thế chấp (nếu đã giải chấp).
• Hình ảnh thực tế (nếu được yêu cầu) để minh chứng cho tình trạng thực tế.

Thông tin xác nhận thời điểm

Vì tình trạng bất động sản có thể thay đổi theo thời gian, giấy xác nhận cần ghi rõ ngày, tháng, năm xác nhận để người dùng biết mốc thời gian mà cơ quan đã kiểm tra.

Mẫu đơn xác nhận tình trạng bất động sản

Đơn xin xác nhận tình trạng bất động sản là văn bản do cá nhân, tổ chức lập, nội dung cần theo quy định hiện hành như Luật Đất đai 2024 – Bộ luật Dân sự 2015. Bạn có thể tham khảo mẫu đơn giấy xác nhận tình trạng bất động sản dưới đây:

>>> Bạn muốn tải về mẫu đơn xác nhận tình trạng bất động sản thì nhấn link TẠI ĐÂY https://docs.google.com/document/d/1QeCHZOqw1ionzXB1mLi9yDn8USPIsSHDsLItY5mzGaA/edit?tab=t.0. 

Quy trình xin cấp Giấy xác nhận tình trạng bất động sản

Việc xin xác nhận tình trạng bất động sản cần tuân theo một quy trình rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cơ bản xin giấy xác nhận tình trạng bất động sản bao gồm:

• Đơn đề nghị xác nhận tình trạng bất động sản (theo mẫu nêu trên).
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ hoặc sổ hồng).
• Bản sao CMND/CCCD của người đề nghị.
• Giấy tờ liên quan đến tài sản gắn liền với đất (nếu có): giấy phép xây dựng, bản vẽ hiện trạng, hợp đồng mua bán, giấy ủy quyền…
• Một số địa phương có thể yêu cầu thêm bản đồ trích lục thửa đất hoặc hình ảnh hiện trạng bất động sản.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và vị trí bất động sản, người dân có thể nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan sau:

• UBND xã/phường/thị trấn nơi có bất động sản.
• Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện (đối với các trường hợp cần xác nhận chuyên sâu hoặc phức tạp).
• Phòng Tài nguyên và Môi trường (nếu hồ sơ có yếu tố liên quan đến quy hoạch, sử dụng sai mục đích).
• Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, hoặc qua dịch vụ công trực tuyến nếu địa phương hỗ trợ.

Bước 3: Kiểm tra và xác minh thực địa (nếu cần)

Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành:

• Rà soát thông tin trong hệ thống quản lý đất đai.
• Kiểm tra lịch sử tranh chấp, vi phạm, thế chấp (nếu có).
• Gửi cán bộ xuống kiểm tra thực tế hiện trạng đất (nếu cần thiết).
• Xác minh với các bên liên quan nếu hồ sơ có mâu thuẫn, hoặc có nghi vấn.

Bước 4: Cấp giấy xác nhận

Sau khi kiểm tra, cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản xác nhận tình trạng bất động sản, trong đó nêu rõ:

• Bất động sản có hay không đang bị tranh chấp, kê biên, thế chấp.
• Có nằm trong khu vực quy hoạch, giải tỏa, thu hồi không.
• Có vi phạm xây dựng hoặc sai mục đích sử dụng đất hay không.
• Xác nhận tình trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền.
• Thời gian giải quyết thông thường từ 3 – 7 ngày làm việc, tùy từng địa phương và tính chất hồ sơ.

>> Xem thêm: Tuyển sinh khóa học cấp chứng chỉ môi giới bất động sản 

Bước 5: Nhận kết quả

Người làm đơn đến nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ, mang theo phiếu hẹn và giấy tờ tùy thân hoặc nhận qua đường bưu điện.

Xin giấy xác nhận tình trạng bất động sản tưởng chừng là thủ tục đơn giản nhưng nếu thiếu hiểu biết về nội dung pháp lý, thiếu hồ sơ hoặc làm sai bước đều có thể dẫn đến trì hoãn, từ chối hoặc phát sinh rủi ro. Bằng việc hiểu rõ các thành phần cần xác nhận, chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu và tuân theo quy trình của cơ quan có thẩm quyền, bạn sẽ tăng khả năng được cấp giấy nhanh chóng. Hy vọng bài viết của Liên Việt đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện và hướng dẫn thực tế để thực hiện thủ tục này suôn sẻ, đảm bảo pháp lý, yên tâm trong mọi giao dịch bất động sản.