Trong tổ chức đấu thầu sẽ không tránh khỏi các tình huống phát sinh như hồ sơ sai sót, thiếu nhà thầu đủ điều kiện hay rủi ro kỹ thuật, yêu cầu cần xử lý nhanh chóng, minh bạch và hợp lý. Để định hướng hành động và bảo đảm công bằng, pháp luật Việt Nam đã quy định rõ về quyền hạn giải quyết và tư liệu pháp lý đi kèm. Bài viết này của Liên Việt sẽ phân tích các căn cứ pháp lý và mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu, cùng tham khảo nhé!
Xử lý tình huống trong đấu thầu là gì?
Tình huống cần xử lý trong đấu thầu là những trường hợp phát sinh khi quy trình đấu thầu gặp các vấn đề không được quy định rõ ràng trong pháp luật hoặc hồ sơ mời thầu. Các tình huống có thể xảy ra trong đấu thầu chẳng hạn như sai sót kỹ thuật, vi phạm hình thức hoặc tình huống bất khả kháng. Đây là những tình huống “ngoài dự tính”, yêu cầu người có thẩm quyền phải lập giấy tờ theo mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu và linh hoạt xử lý theo thực tiễn.
Xử lý tình huống trong đấu thầu là việc đưa ra quyết định kịp thời, thích hợp cho các trường hợp phát sinh nêu trên, dựa trên các nguyên tắc như cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Người quyết định xử lý phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, dựa trên cơ sở pháp lý như kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hợp đồng và tình hình thực tiễn của dự án.
>> Xem thêm:
- Hỏi đáp: Chứng chỉ đấu thầu cơ bản có thời hạn không?
- Công việc điều hành tour outbound là gì? Quy trình điều hành
Mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu
Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa quy định một mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu bắt buộc cho mọi tình huống xử lý. Tuy nhiên, chủ đầu tư và bên mời thầu có thể soạn “biên bản xử lý tình huống” với các nội dung tối thiểu sau:
- Tiêu đề: ghi rõ loại biên bản như “Biên bản xử lý tình huống phát sinh trong đấu thầu”.
- Thông tin các bên tham gia: chủ đầu tư, bên mời thầu, tổ chuyên gia (nếu có), đại diện nhà thầu liên quan.
- Mô tả tình huống phát sinh: chi tiết vướng mắc, sai sót hoặc lỗi trong dữ liệu/tài liệu.
- Căn cứ pháp lý và hồ sơ: nêu rõ các văn bản như Luật Đấu thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hợp đồng và tình huống thực tế đã xảy ra.
- Quyết định xử lý: biện pháp cụ thể, ví dụ như cho phép tiếp tục, yêu cầu chỉnh sửa, hoặc hủy hồ sơ.
- Nguyên tắc áp dụng: nhấn mạnh tuân thủ các yêu cầu công bằng, minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả.
- Chữ ký xác nhận: người có thẩm quyền và các bên tham gia, ghi rõ ngày tháng và đóng dấu nếu cần.
Mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu như thế này không được quy định chính thức nhưng có thể tham khảo cấu trúc từ các mẫu biên bản thông dụng đang được dùng trong các đơn vị chuyên trách đấu thầu. Dưới đây là một mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu đơn vị/doanh nghiệp có thể tham khảo:
Để tải mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu về thiết bị và sử dụng, bạn hãy truy cập link sau: https://drive.google.com/drive/folders/1NX42gC2XpsZ08SqAPhOzeFsQkB4lIGml.
Căn cứ pháp lý về xử lý tình huống trong đấu thầu
Việc xử lý các tình huống phát sinh trong đấu thầu hay những trường hợp ngoài khuôn khổ quy định rõ ràng đều được pháp luật Việt Nam quy định cụ thể tại Điều 88 Luật Đấu thầu 2023. Theo đó chủ đầu tư hoặc bên có thẩm quyền là người chịu trách nhiệm quyết định và đứng ra giải quyết các vấn đề này. Những nguyên tắc quyết định gồm: bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và khả năng chịu trách nhiệm giải trình.
Đồng thời, quyết định xử lý phải dựa trên nhiều căn cứ liên quan như kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng đã ký kết, tình hình triển khai thực tế của gói thầu. Thẩm quyền được phân định rõ:
- Chủ đầu tư quyết định trong thể thức đấu thầu dự án.
- Bên mời thầu xử lý các gói thầu mua sắm thường xuyên hoặc tập trung.
- Riêng trường hợp lựa chọn nhà đầu tư thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền theo quy định.
Thêm vào đó, căn cứ Điều 86, Luật Đấu thầu 2013 có quy định về khung xử lý tình huống, cụ thể là:
- Chủ đầu tư xử lý các gói thầu thuộc dự án.
- Bên mời thầu xử lý gói thầu mua sắm thường xuyên hoặc tập trung.
- Cơ quan có thẩm quyền xử lý lựa chọn nhà đầu tư.
Quy định chi tiết hướng dẫn cách thức xử lý còn được đề cập trong Mục 1, Chương XII, Nghị định 63/2014/NĐ‑CP và Điều 131, Nghị định 24/2024/NĐ‑CP. Theo nội dung điều khoản này có nêu cách thức xử lý các tình huống như không có nhà thầu tham dự, cần điều chỉnh kế hoạch hay sửa tài liệu đấu thầu…
>> Xem thêm:
Tóm lại, khi phát sinh tình huống bất ngờ trong đấu thầu, việc tuân theo các quy định tại Điều 88 Luật Đấu thầu 2023 giúp các bên đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời xác định rõ thẩm quyền xử lý. Trên đây Liên Việt đã gợi ý cho bạn mẫu biên bản xử lý tình huống trong đấu thầu để ghi nhận sự việc, sử dụng làm bằng chứng quan trọng bảo vệ quyền lợi và làm cơ sở cho việc giải quyết sau đấu thầu.
