Trong lĩnh vực du lịch lữ hành, để tổ chức và điều hành tour chuyên nghiệp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân liên quan. Một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ công tác điều hành tour chính là phiếu điều tour. Để phát huy hiệu quả tối đa, hãy tham khảo thông tin dưới đây của Liên Việt để hiểu rõ nội dung, vai trò, cách sử dụng biểu mẫu điều hành tour mà mọi điều hành viên cần nắm vững nhé!
Phiếu điều tour là gì?
Phiếu điều tour (hay lệnh điều tour) là một tài liệu nội bộ của công ty lữ hành, được phát hành nhằm cung cấp chi tiết về một chuyến đi cho hướng dẫn viên và các bộ phận liên quan, đóng vai trò như một “bản kế hoạch vận hành” để đảm bảo tour diễn ra suôn sẻ. Phiếu này chứa thông tin về lịch trình, các dịch vụ đã đặt trước, phân công nhân sự, và các yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
Phiếu điều tour chính là sợi dây kết nối giữa chiến lược tổ chức tour (lên ý tưởng, lập kế hoạch) với thực thi (đội ngũ tại hiện trường). Nó đảm bảo rằng mọi bộ phận biết rõ nhiệm vụ của mình, thông tin được truyền đạt đầy đủ và có căn cứ để kiểm soát tiến độ từ đầu đến cuối của chuyến đi.
>> Xem thêm:
- Mức lương điều hành tour du lịch là bao nhiêu?
- 5 đầu sách dành cho hướng dẫn viên du lịch hay nhất 2025
Nội dung chính trong phiếu điều tour
Một phiếu điều hành tour chuẩn cần chứa những thông tin “xương sống” giúp kết nối trung tâm điều hành với các bộ phận thực thi (HDV, xe, nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên hỗ trợ). Dưới đây là các mục nội dung quan trọng cần có trong một phiếu điều tour, công ty du lịch của bạn có thể điều chỉnh, thêm bớt cho phù hợp mô hình tour:
| Mục | Vai trò / Nội dung chi tiết gợi ý |
|---|---|
| Tiêu đề & thông tin tour cơ bản | Tên tour, mã tour, thời gian khởi hành – kết thúc, điểm xuất phát – điểm về. |
| Thông tin đoàn / khách | Số lượng khách, phân loại (người lớn, trẻ em, em bé), tên danh sách khách, đặc điểm (khách VIP, yêu cầu chế độ riêng), số điện thoại liên lạc. |
| Lịch trình chi tiết theo ngày / giờ | Cho mỗi ngày: thời gian khởi hành, thời gian di chuyển, địa điểm tham quan, giờ ăn, giờ nghỉ, hoạt động tự do, giờ đoàn tập trung. |
| Phân công nhân sự & liên hệ | Ai là hướng dẫn viên chính, phụ; tài xế; cán bộ hỗ trợ đoàn; người chịu trách nhiệm xử lý phát sinh. Kèm theo số điện thoại, email liên hệ. |
| Dịch vụ & đặt trước | Danh sách các dịch vụ đã đặt (xe, khách sạn, ăn uống, vé tham quan, bảo hiểm…), tên nhà cung cấp, địa chỉ, thông tin xác nhận (mã đặt, giờ cung cấp, liên hệ). |
| Chi phí & thanh toán nội bộ (nếu cần) | Dự toán chi phí cho các mục dịch vụ, chi phí phát sinh dự tính, quy định thanh toán nội bộ giữa các bộ phận nếu có tạm ứng hoặc thu hồi. |
| Yêu cầu & lưu ý đặc biệt | Các yêu cầu ăn chay, dị ứng, điều chỉnh lịch trình, hỗ trợ y tế, ca bệnh, khách mang theo hành lý đặc biệt, điều kiện sân bay/giờ bay (nếu có). |
| Ghi chú xử lý phát sinh | Mục để điều hành ghi chú biến động: chậm giờ, thay đổi xe, huỷ dịch vụ, sắp xếp phương án thay thế. |
| Xác nhận & ký duyệt | Chữ ký / xác nhận của trưởng bộ phận điều tour, hoặc quản lý; ngày ký; có thể đóng dấu nếu công ty sử dụng con dấu nội bộ. |
Mẫu phiếu điều tour cập nhật mới nhất
Không có bất kỳ một mẫu “phiếu điều tour” chung nào áp dụng cho mọi công ty, đơn vị du lịch, lữ hành vì mỗi công ty sẽ tùy chỉnh theo quy trình, lực lượng nhân sự riêng. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mẫu phiếu điều tour dưới đây và tùy chỉnh cho phù hợp quy trình làm việc của đơn vị, giúp điều hành, triển khai chuyến đi thuận lợi:
Click vào link này để tải mẫu phiếu điều tour về máy tính của bạn và tiện sử dụng: https://docs.google.com/document/d/1FcV7k_7WMCo3g2OpHD8aOm2VelPJcJ6O/edit.
Cách sử dụng phiếu điều tour hiệu quả
Phiếu điều hành tour không chỉ là một tài liệu nội bộ, mà còn là công cụ điều phối chiến lược giúp chuyến đi diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch và giảm thiểu rủi ro. Để phát huy tối đa hiệu quả của phiếu điều tour, cần kết hợp cả cách thiết lập nội dung lẫn quy trình vận hành khoa học. Dưới đây là những phương pháp giúp bạn sử dụng phiếu điều tour hiệu quả và chuyên nghiệp:
- Chuẩn hóa mẫu phiếu: Thiết kế bố cục khoa học, thống nhất, dễ chỉnh sửa. Nội dung ngắn gọn nhưng đủ: lịch trình, phân công nhân sự, dịch vụ, khách hàng. Trình bày theo thứ tự thời gian tour → giúp dễ hình dung toàn cảnh.
- Phân phối đúng người – đúng lúc: Gửi cho các bộ phận (HDV, tài xế, điều phối dịch vụ…) trước 1–2 ngày. Đảm bảo mọi người đều dùng phiên bản cuối cùng, tránh nhầm lẫn.
- Linh hoạt & cập nhật kịp thời: Khi có thay đổi, cần cập nhật ngay và ghi rõ phiên bản. Giúp nâng cao chất lượng phục vụ & thể hiện tính chuyên nghiệp.
- Gắn trách nhiệm rõ ràng: Mỗi công việc trong phiếu phải có người phụ trách cụ thể. Giúp phối hợp nhịp nhàng và xử lý nhanh tình huống phát sinh.
- Lưu trữ & đối chiếu sau tour: Lưu phiếu như hồ sơ tour để giải trình, đối chiếu. Ghi chú sự cố, điểm trễ, thiếu sót dịch vụ… → làm dữ liệu cải tiến chất lượng.
- Đào tạo nhân sự sử dụng phiếu: Hướng dẫn nhân viên, đặc biệt người mới, cách đọc – hiểu – phản hồi phiếu. Có tài liệu hướng dẫn nội bộ + ví dụ thực tế để đào tạo lâu dài.
>> Xem thêm: Tuyển sinh lớp chứng chỉ hướng dẫn viên du lịch quốc tế 2025
Tóm lại, phiếu điều tour không chỉ đơn thuần là một công cụ hành chính, mà còn là “bản đồ chỉ dẫn” giúp điều phối toàn bộ hoạt động của tour hiệu quả và chuyên nghiệp. Việc xây dựng nội dung phiếu rõ ràng, đầy đủ, cùng với cách sử dụng khoa học, hợp lý sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Trong bối cảnh ngành du lịch ngày càng cạnh tranh, để góp phần khẳng định năng lực tổ chức của bản thân trong ngành lữ hành, du lịch, hãy liên hệ với Liên Việt chúng tôi để được tư vấn khóa bồi dưỡng nghiệp vụ du lịch phù hợp nhất.
