Quy trình kế toán hiệu quả không chỉ giúp công ty duy trì sự minh bạch trong tài chính của họ. Mà còn giúp họ đáp ứng các quy định pháp lý và thuế, đảm bảo sự đồng thuận trong việc quản lý tài sản và nguồn vốn. Cũng như hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược.
Cùng Liên Việt Education xem xét chi tiết quy trình kế toán. Và tầm quan trọng của nó trong việc điều hành một tổ chức, trong bài viết ngắn dưới đây bạn nhé.
>>> Xem thêm: Mẫu chứng chỉ kế toán viên chuẩn Bộ tài chính 2024 đặc điểm gì?
1 Quy trình kế toán là gì?
Quy trình kế toán là một loạt các bước và hoạt động được thiết kế để quản lý và ghi nhận thông tin tài chính của một công ty hoặc tổ chức. Mục tiêu chính của quy trình kế toán là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin tài chính một cách chính xác và minh bạch. Để hỗ trợ quản lý, ra quyết định chiến lược, đáp ứng các yêu cầu pháp lý và thuế. Đồng thời, cung cấp thông tin cho các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư và người quản lý.
2 Quy trình kế toán bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng thường bao gồm nhiều bước. Từ việc ghi nhận đơn hàng và gửi hóa đơn cho khách hàng đến việc ghi sổ sách và quản lý thu chi. Dưới đây là một quy trình kế toán bán hàng cơ bản:
Nhận đơn hàng
Khi khách hàng đặt hàng, công ty phải ghi nhận thông tin đơn hàng. Bao gồm: Số lượng sản phẩm, giá cả và thông tin liên hệ của khách hàng.
Lập hóa đơn
Sau khi nhận đơn hàng, công ty phải lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn này chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được bán, giá cả, số lượng, tổng cộng và thông tin thanh toán.
Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Sau khi khách hàng xác nhận đơn hàng và hóa đơn, công ty tiến hành giao sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
Nhận thanh toán
Khách hàng thanh toán theo hóa đơn. Có nhiều cách để nhận thanh toán. Bao gồm: Tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến.
Ghi nhận doanh thu
Kế toán phải ghi nhận doanh thu từ bán hàng trong sổ sách kế toán. Doanh thu là số tiền công ty kiếm được từ việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Xử lý thuế
Kế toán cần tính toán và nộp các loại thuế liên quan đến doanh thu bán hàng. Như thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Quản lý công nợ
Công ty cần theo dõi công nợ của khách hàng. Bao gồm: Việc gửi các thông báo thanh toán và quản lý các khoản nợ.
Báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán (thường là hàng tháng hoặc hàng năm), công ty cần tạo báo cáo tài chính. Bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền mặt. Đây là những tài liệu quan trọng để theo dõi tình hình tài chính của công ty.
Kiểm tra và xác minh
Quá trình kế toán bán hàng cần được kiểm tra và xác minh để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
>>> Xem thêm: Chứng chỉ kế toán viên có bắt buộc không?
3 Quy trình kế toán mua hàng
Quy trình kế toán mua hàng là quá trình quản lý và ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc mua hàng và thanh toán. Cho những hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty hoặc tổ chức cần. Dưới đây là một quy trình kế toán mua hàng cơ bản:
Yêu cầu mua hàng
Bộ phận hoặc người có thẩm quyền trong công ty đưa ra yêu cầu mua hàng dựa trên nhu cầu của công ty hoặc tổ chức.
Lập đơn đặt hàng
Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, công ty lập đơn đặt hàng (Purchase Order – PO). Đơn này chứa thông tin về số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, giá cả và các điều khoản giao hàng.
Nhận hàng hoặc dịch vụ
Khi hàng hoặc dịch vụ được giao đến, công ty tiến hành kiểm tra và xác nhận tính chất, số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau đó, thông tin về việc nhận hàng được ghi lại.
Kiểm tra hóa đơn
Sau khi hàng hoặc dịch vụ được nhận, công ty kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp. Hóa đơn này phải phù hợp với đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng.
Thanh toán hóa đơn
Công ty tiến hành thanh toán hóa đơn từ nhà cung cấp. Thanh toán có thể được thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, hoặc các phương thức thanh toán khác.
Ghi nhận trong sổ sách kế toán
Kế toán phải ghi nhận các giao dịch mua hàng trong sổ sách kế toán. Điều này bao gồm việc ghi nhận nợ (công nợ đối với nhà cung cấp) và việc ghi nhận các tài sản hoặc dịch vụ được nhận.
Xử lý thuế
Công ty phải tính toán và nộp các loại thuế liên quan đến giao dịch mua hàng, chẳng hạn như thuế giá trị gia tăng (VAT).
Quản lý công nợ
Công ty cần theo dõi và quản lý công nợ đối với nhà cung cấp, đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng hạn.
Kiểm tra và xác minh
Quá trình kế toán mua hàng cần được kiểm tra và xác minh để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
>>> Xem thêm: Chứng chỉ CMA là gì? Lợi ích khi có chứng chỉ kế toán CMA
4 Quy trình kế toán thanh toán thu/ chi tiền
Quy trình kế toán thanh toán thu và chi tiền là quá trình quản lý và ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc thu tiền từ khách hàng. Hoặc chi tiền để thanh toán các khoản nợ và chi phí của công ty hoặc tổ chức. Dưới đây là một quy trình kế toán thanh toán thu và chi tiền cơ bản:
Thu tiền từ khách hàng
Lập hóa đơn
Khi có giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, công ty lập hóa đơn chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp, giá cả, số lượng, tổng cộng và thông tin thanh toán.
Gửi hóa đơn
Hóa đơn được gửi đến khách hàng để thông báo về số tiền phải thanh toán và thời hạn thanh toán.
Nhận thanh toán
Khách hàng thanh toán theo hóa đơn. Có nhiều cách để nhận thanh toán. Bao gồm tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến.
Ghi nhận doanh thu
Kế toán ghi nhận doanh thu từ việc thu tiền trong sổ sách kế toán. Doanh thu là số tiền công ty kiếm được từ việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Xử lý thuế
Công ty phải tính toán và nộp các loại thuế liên quan đến doanh thu. Chẳng hạn như thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Quản lý công nợ
Công ty cần theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng, đảm bảo việc thu tiền được thực hiện đúng hạn.
Chi tiền để thanh toán các khoản nợ và chi phí
- Xác định các khoản thanh toán cần chi
- Lập đơn đặt hàng hoặc hóa đơn mua hàng (nếu cần).
- Thanh toán cho các khoản nợ và chi phí.
- Ghi nhận chi tiền trong sổ sách kế toán.
- Xử lý thuế (nếu có).
- Kiểm tra và xác minh.
>>> Gợi ý: Nên học ACCA hay CFA? Ưu nhược điểm của từng chứng chỉ
5 Quy trình kế toán tiền lương
Quy trình kế toán tiền lương là quá trình quản lý và ghi nhận các khoản trả lương cho nhân viên của một công ty hoặc tổ chức. Dưới đây là một quy trình kế toán tiền lương cơ bản:
- Thu thập thông tin về chấm công và giờ làm việc.
- Tính toán lương cơ bản.
- Tính toán và khấu trừ thuế và các khoản đóng góp.
- Tính toán và chi trả các khoản thưởng, phụ cấp và khấu trừ khác.
- Tính toán tổng lương gross và lương net.
- Chi trả tiền lương.
- Ghi nhận các giao dịch liên quan vào sổ sách kế toán.
- Xử lý báo cáo thuế và báo cáo cho nhân viên.
- Quản lý lưu chuyển tiền mặt.
- Kiểm tra và xác minh.
Quá trình kế toán tiền lương cần được kiểm tra và xác minh để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
6 Quy trình kế toán tài sản cố định
Quy trình kế toán tài sản cố định là quá trình quản lý và ghi nhận các tài sản cố định của một công ty hoặc tổ chức. Tài sản cố định bao gồm các tài sản dài hạn như máy móc, thiết bị, xe cộ. Bất động sản và các tài sản khác mà công ty sở hữu và sử dụng trong hoạt động kinh doanh.
Dưới đây là một quy trình kế toán tài sản cố định cơ bản:
- Xác định tài sản cố định.
- Tạo sổ sách tài sản cố định.
- Xác định giá trị ban đầu.
- Tính toán khấu hao.
- Ghi nhận các điều chỉnh.
- Xử lý tài sản bị hỏng hoặc mất mát.
- Tính toán giá trị còn lại.
- Kiểm tra và xác minh.
- Báo cáo tài chính.
Thông tin về tài sản cố định. Bao gồm giá trị ban đầu, giá trị còn lại và khấu hao, được bao gồm trong báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm của công ty.
>>> Xem thêm: Top 5 trung tâm cung cấp khóa học kế toán uy tín nhất
7 Quy trình kế toán kho
Quy trình kế toán kho là quá trình quản lý và ghi nhận các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất và quản lý hàng tồn kho trong một công ty hoặc tổ chức. Dưới đây là một quy trình kế toán kho cơ bản:
- Nhập hàng vào kho
- Ghi nhận hàng tồn kho
- Theo dõi lưu chuyển hàng tồn kho.
- Xuất hàng từ kho.
- Ghi nhận doanh thu và chi phí.
- Tính toán giá trị hàng tồn kho
- Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ.
- Ghi nhận sự thay đổi trong giá trị hàng tồn kho:
- Báo cáo tài chính.
- Kiểm tra và xác minh.
Quá trình kế toán kho cần được kiểm tra và xác minh định kỳ để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
>>> Xem thêm: Chế độ kế toán là gì? 5 Thông tư kế toán 2023 bạn cần biết
Qua những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình kế toán là gì?. Hy vọng bài viết của Liên Việt Education đã mang lại những thông tin tổng quan hơn về quy trình kế toán thanh toán, kế toán tiền lương…