Trong hoạt động du lịch, điều hành tour là một khâu quan trọng, giữ vai trò cầu nối giữa công ty lữ hành và khách hàng, đảm bảo cho chương trình tour diễn ra đúng kế hoạch, an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình này có thể phát sinh nhiều rủi ro của điều hành tour từ khách quan đến chủ quan. Để giúp bạn nhận diện đúng nguyên nhân và đưa ra biện pháp phòng tránh, hạn chế thiệt hại khi điều hành tour, hãy tham khảo các thông tin của Liên Việt dưới đây.
Các rủi ro phổ biến trong điều hành tour
Rủi ro của điều hành tour là những tình huống bất lợi, phát sinh ngoài dự kiến, có thể ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, uy tín công ty hoặc thậm chí dẫn đến thiệt hại về vật chất, tài chính và pháp lý. Những rủi ro này có thể tới từ nhiều nguồn khác nhau: yếu tố thiên nhiên, con người, phương tiện, cơ sở hạ tầng, tổ chức, cung cấp dịch vụ,… và có thể xảy ra bất cứ khi nào trong suốt quá trình chuẩn bị – triển khai – kết thúc tour.
Hiểu đúng các loại rủi ro của điều hành tour sẽ giúp người điều hành chủ động phòng ngừa, lập kế hoạch ứng phó, từ đó nâng cao an toàn và độ tin cậy của tour, đồng thời bảo vệ lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp. Dưới đây là các loại rủi ro của điều hành tour thường thấy cùng với các ví dụ cụ thể giúp bạn dễ hình dung:
| Loại rủi ro | Mô tả | Ví dụ cụ thể |
|---|---|---|
| Thiên tai và thời tiết | Bão, mưa lớn, sấm chớp, sạt lở, sương mù, lũ lụt… ảnh hưởng tới lịch trình, khả năng di chuyển phương tiện, an toàn khách du lịch. | Một tour đi vùng núi bị mưa lớn trước ngày khởi hành dẫn đến đường sạt, xe không qua được; tour tham quan vịnh bị hoãn vì biển động. |
| Sự cố về phương tiện / thiết bị | Xe hỏng, tàu thuyền gặp sự cố kỹ thuật, trang thiết bị hướng dẫn viên, thiết bị leo núi, thiết bị lặn không đảm bảo. | Xe ô tô bị hỏng động cơ giữa đường; tàu du lịch không đủ trang bị cứu sinh; thiết bị bảo hộ leo núi không đảm bảo an toàn. |
| Sai sót trong tổ chức, lập kế hoạch | Thiếu thông tin, dự đoán sai khoảng cách, thời gian; lịch trình quá nặng hoặc không thực tế; thiếu dự phòng. | Lịch trình quá dày khiến khách mệt; đưa địa điểm xa quá khả năng di chuyển; không tính thời gian di chuyển trong điều kiện giao thông xấu. |
| Khiếm khuyết trong hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ / khách sạn / vận chuyển | Nhà cung cấp không thực hiện đúng cam kết, bị thay đổi mà không thông báo; khách sạn không đủ chuẩn; phương tiện không đúng loại. | Khách sạn bị thay đổi sang loại thấp hơn; xe đưa đón không đúng loại như trong brochure; công ty lữ hành thuê tàu mà tàu không đáp ứng tiêu chuẩn an toàn. |
| Vấn đề pháp lý & trách nhiệm bảo hiểm | Không tuân thủ quy định địa phương, luật an toàn; thiếu giấy phép; thiếu bảo hiểm hoặc bảo hiểm không bao phủ rủi ro xảy ra. | Hướng dẫn viên chưa có giấy phép hoạt động; tour mạo nhận cấp phép; khi tài sản khách bị hư hại hoặc tai nạn, không có bảo hiểm để bồi thường. |
| Yếu tố con người | Hướng dẫn viên nghiệp vụ kém, nhân viên thiếu kinh nghiệm, sai sót từ phía điều hành trung tâm; khâu giao tiếp không tốt; quản lý nhân lực chưa tốt. | Hướng dẫn viên lạc đường, nói sai thông tin lịch sử hoặc văn hoá; nhân viên phục vụ thiếu chuyên nghiệp; người điều hành không phản ứng kịp khi xảy ra sự cố. |
| Vấn đề về tài chính & chi phí phát sinh | Dự toán sai; chi phí nhiên liệu, giao thông, lưu trú, ăn uống tăng đột ngột; tỷ giá, thuế, phí địa phương; hủy tour dẫn đến chi phí bồi thường. | Theo kế hoạch sử dụng xe riêng nhưng phải thuê thêm; giá phòng khách sạn tăng mùa cao điểm; chi phí nhiên liệu khiến giá vận chuyển tăng. |
| Hủy chuyến/ thay đổi vào phút chót | Khách hủy tour; chuyến bay bị hủy; nhà cung cấp dịch vụ rút lui; điều kiện bất khả kháng buộc phải thay đổi kế hoạch. | Chuyến bay quốc tế bị hoãn do bão; nhà hàng, resort bị đóng cửa đột ngột; hướng dẫn viên bị bệnh. |
| An toàn sức khỏe cho khách và nhân viên | Dịch bệnh, thực phẩm không đảm bảo, tai nạn cá nhân, sự cố y tế; điều kiện y tế địa phương không đáp ứng nhu cầu khẩn cấp. | Du khách bị ngộ độc thực phẩm; khách có bệnh nền cần chăm sóc nhưng nơi đến không có cơ sở y tế phù hợp; dịch bệnh bùng phát trong khu du lịch. |
| Uy tín & truyền thông | Phản hồi tiêu cực, tin đồn, phàn nàn từ khách; thông tin quảng cáo sai lệch; ảnh hưởng tới thương hiệu. | Khách chụp ảnh phàn nàn dịch vụ đăng lên mạng xã hội; quảng cáo tour “5 sao” trong khi thực tế chất lượng thấp; đánh giá thấp trên các trang booking. |
>> Xem thêm:
- 5 đầu sách dành cho hướng dẫn viên du lịch hay nhất 2025
- Trả lời: Hướng dẫn viên du lịch có được xăm không?
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro của điều hành tour
Rủi ro trong điều hành tour thường phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể do khách quan bên ngoài hoặc nguyên nhân nội tại trong tổ chức, nhân sự, kế hoạch. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp dẫn đến rủi ro của điều hành tour:
- Khảo sát và đánh giá điểm đến sơ sài: Không nắm rõ điều kiện thực tế về thời tiết, giao thông, cơ sở hạ tầng và dịch vụ địa phương.
- Lập kế hoạch thiếu thực tế: Dự toán thời gian và chi phí không chính xác, lịch trình quá dày, không có phương án dự phòng.
- Nhân lực yếu kém: Hướng dẫn viên và nhân viên thiếu kinh nghiệm, kỹ năng xử lý tình huống và quản lý điều hành kém.
- Phối hợp lỏng lẻng: Thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên cung cấp dịch vụ, hợp đồng thiếu ràng buộc.
- Thông tin và truyền thông kém: Cung cấp thiếu thông tin cho khách và nhân viên, truyền thông nội bộ lỏng lẻo.
- Yếu tố khách quan: Ảnh hưởng từ thiên nhiên, thời tiết, kinh tế, tài chính, thị trường, pháp lý và an toàn.
Cách phòng tránh rủi ro trong điều hành tour
Trong môi trường du lịch ngày càng năng động và cạnh tranh, việc phòng tránh rủi ro của điều hành tour không chỉ là trách nhiệm, mà còn là một phần trong chiến lược phát triển bền vững của các công ty lữ hành. Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào và nếu không được lường trước, chúng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp, sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả tài chính.
Chính vì vậy, các đơn vị tổ chức tour cần chủ động xây dựng những biện pháp phòng tránh rủi ro có hệ thống, linh hoạt và sát với thực tế hoạt động. Dưới đây là một số nhóm giải pháp thiết thực để hạn chế tối đa những rủi ro của điều hành tour tiềm ẩn:
- Nâng cao chất lượng khảo sát và lập kế hoạch: Khảo sát kỹ lưỡng, lập kế hoạch thực tế và linh hoạt.
- Chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân sự: Đào tạo nhân viên về kỹ năng nghiệp vụ, xử lý tình huống và giao tiếp.
- Thiết lập quy trình phối hợp và hợp đồng rõ ràng: Xây dựng quy trình phối hợp với đối tác và hợp đồng chi tiết.
- Theo dõi thông tin và cập nhật rủi ro: Cập nhật thông tin về thời tiết, an ninh, dịch bệnh và chính sách du lịch.
- Xây dựng phương án ứng phó và bảo hiểm rủi ro: Có kế hoạch ứng phó khẩn cấp và mua bảo hiểm du lịch.
>> Xem thêm: Tuyển sinh lớp chứng chỉ hướng dẫn viên du lịch quốc tế 2025
Có thể thấy, rủi ro của điều hành tour là điều khó tránh khỏi, đặc biệt trong một ngành có tính chất biến động cao như ngành du lịch. Tuy nhiên, nếu người điều hành có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, dự đoán đúng các tình huống có thể xảy ra và xây dựng phương án xử lý linh hoạt, chuyên nghiệp thì hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Việc nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện khả năng xử lý tình huống, và xây dựng quy trình điều hành chặt chẽ chính là chìa khóa để phòng tránh rủi ro và góp phần nâng cao chất lượng tour du lịch trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay. Nếu bạn cần nâng cao kỹ năng nghiệp vụ ngành du lịch, hãy liên hệ với Liên Việt chúng tôi để nhận thêm thông tin nhé!
