Bạn đang được giao nhiệm vụ soạn thảo một tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn lo lắng tờ trình thiếu chuyên nghiệp, không đủ sức thuyết phục và có thể bị cấp trên từ chối? Đừng lo! Chúng tôi không chỉ cung cấp bộ mẫu tờ trình chuẩn nhất, áp dụng cho cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, mà còn hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn tự tin hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, đảm bảo tỷ lệ phê duyệt cao nhất.
1 Tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị là gì?
Tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị là một văn bản chính thức được sử dụng để đề xuất và yêu cầu cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền cung cấp kinh phí nhằm mua sắm các thiết bị cần thiết cho một tổ chức, đơn vị hoặc dự án cụ thể.
Một tờ trình được soạn thảo cẩu thả có thể khiến đề xuất của bạn bị “bỏ xó”. Ngược lại, một văn bản chuyên nghiệp sẽ mang lại các lợi ích sau:
- Tăng tỷ lệ phê duyệt: Lập luận chặt chẽ, số liệu rõ ràng và trình bày khoa học sẽ dễ dàng thuyết phục người ra quyết định.
- Thể hiện năng lực và sự tôn trọng: Nó cho thấy bạn là người cẩn trọng, có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tôn trọng quy trình cũng như cấp trên.
- Là cơ sở pháp lý: Tờ trình sau khi được phê duyệt sẽ là căn cứ quan trọng cho các bước tiếp theo như lập hợp đồng, thanh toán và quyết toán.
2 Tải mẫu tờ trình xin kinh phí trang thiết bị chuẩn 2025
Mẫu dưới đây được soạn thảo theo đúng thể thức văn bản hành chính quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đảm bảo tính chuyên nghiệp và pháp lý. Chúng tôi đã soạn sẵn mẫu chuẩn, bạn chỉ cần tải về và chỉnh sửa lại thông tin cho phù hợp với cơ quan của mình.
Click vào link trên để tải file về máy tính của bạn: https://drive.google.com/drive/folders/1PjzLVaiWJAi7cSv5PZDaG7EpeXxYKM-t
3 Hướng dẫn cách viết Tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị
Dù là trong doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước, một tờ trình thuyết phục luôn bao gồm 3 phần chính với các mục chi tiết sau:
- Phần Mở đầu: Thể thức, tên văn bản, người nhận.
- Phần Nội dung: Căn cứ, lý do, đề xuất chi tiết và kinh phí.
- Phần Kết thúc: Kiến nghị và chữ ký.
Dưới đây là cách viết chi tiết cho từng mục:
Phần Mở đầu (Thể thức văn bản)
-
Quốc hiệu, Tiêu ngữ: Bắt buộc với văn bản của Cơ quan Nhà nước.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Tên cơ quan/đơn vị ban hành: Ghi rõ tên công ty hoặc phòng ban trình.
- Số, ký hiệu văn bản: Số: … /TTr-[Tên viết tắt đơn vị]
- Địa danh, ngày tháng năm: Hà Nội, ngày … tháng … năm 2024
-
Tên văn bản và trích yếu: Viết in hoa, căn giữa.
TỜ TRÌNH
V/v xin phê duyệt kinh phí mua sắm trang thiết bị làm việc năm 2024
-
Phần “Kính gửi”: Ghi đúng chức danh người có thẩm quyền cao nhất phê duyệt (VD: Giám đốc Công ty, Hiệu trưởng nhà trường, Thủ trưởng đơn vị…).
Phần Nội dung (Phần quan trọng nhất để thuyết phục)
Đây là “trái tim” của tờ trình, nơi bạn thể hiện khả năng lập luận của mình.
1. Căn cứ lập tờ trình:
- Đối với Doanh nghiệp: Tập trung vào hiệu quả kinh doanh. Ví dụ: “Căn cứ vào Kế hoạch phát triển kinh doanh năm 2024 đã được Ban Giám đốc phê duyệt; Căn cứ vào nhu cầu làm việc thực tế và đề xuất của Phòng Marketing…”
- Đối với Cơ quan Nhà nước: Bắt buộc phải viện dẫn văn bản pháp lý. Ví dụ: “Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017; Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP; Căn cứ Quyết định số…/QĐ-UBND về việc giao dự toán ngân sách nhà nước năm 2024…”
2. Trình bày Hiện trạng và Sự cần thiết (Lập luận 3 bước):
- Bước 1 – Nêu hiện trạng: “Hiện tại, phòng Kỹ thuật đang sử dụng 05 máy tính để bàn cấu hình Core i3, được trang bị từ năm 2018. Sau hơn 5 năm sử dụng, các máy này đã xuống cấp nghiêm trọng, thường xuyên bị treo, xử lý chậm…”
- Bước 2 – Phân tích ảnh hưởng tiêu cực: “…việc này làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ các dự án, gây trễ deadline, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên ít nhất 20% và phát sinh chi phí sửa chữa liên tục.”
- Bước 3 – Khẳng định sự cấp thiết: “Vì vậy, việc đầu tư mua sắm 05 máy tính mới với cấu hình cao hơn là vô cùng cấp thiết để đảm bảo chất lượng công việc và nâng cao năng suất.”
3. Nội dung đề xuất chi tiết:
Nên trình bày dưới dạng bảng để cấp trên dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin.
| STT | Tên thiết bị | Thông số kỹ thuật đề xuất | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
| 1 | Máy tính để bàn | Core i5-13400, RAM 16GB, SSD 512GB | Bộ | 5 | 15.000.000 | 75.000.000 | Đã bao gồm VAT |
| 2 | Màn hình 24″ | Dell UltraSharp U2422H | Cái | 5 | 6.000.000 | 30.000.000 | Đã bao gồm VAT |
| ** | Tổng cộng | 105.000.000 |
4. Kinh phí dự kiến và Nguồn kinh phí:
- Tổng kinh phí: “Tổng kinh phí dự kiến để mua sắm các trang thiết bị trên là: 105.000.000 VNĐ“
- (Bằng chữ: Một trăm lẻ năm triệu đồng chẵn).
- Nguồn kinh phí: “Nguồn kinh phí đề xuất trích từ: Quỹ phát triển của Công ty / Ngân sách hoạt động được cấp năm 2024.”
Phần Kết thúc
- Kiến nghị: “Phòng [Tên phòng ban] kính trình Ban Giám đốc/Thủ trưởng đơn vị xem xét và phê duyệt kinh phí là 105.000.000 VNĐ để chúng tôi có cơ sở triển khai các bước mua sắm tiếp theo.”
- Nơi nhận, Chữ ký và dấu:
- Nơi nhận: Như kính gửi, Lưu VT, [Tên phòng ban]…
- Chữ ký: Người lập tờ trình (Trưởng phòng) ký, ghi rõ họ tên. Cấp cao hơn (nếu có) cũng ký xác nhận.
4 Lưu ý để tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị chắc chắn được phê duyệt
- Nhấn mạnh vào “Lợi ích”, không phải “Tính năng”: Thay vì nói “Cần mua máy Core i7”, hãy nói “Cần mua máy mới để rút ngắn thời gian xử lý video từ 30 phút xuống còn 10 phút, tăng hiệu suất 3 lần”.
- Đính kèm Báo giá để tăng tính khách quan: Luôn gửi kèm tối thiểu 02-03 bảng báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này cho thấy bạn đã khảo sát kỹ lưỡng và đề xuất mức giá hợp lý nhất.
- Số liệu là Vua: Mọi lập luận phải được chứng minh bằng con số cụ thể (hiệu suất giảm bao nhiêu %, chi phí sửa chữa là bao nhiêu…).
- Không lỗi chính tả, trình bày sạch sẽ: Một văn bản chỉn chu, không sai sót thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn.
Xem thêm:
Viết một tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị không hề khó nếu bạn nắm vững cấu trúc, có cách lập luận sắc bén và chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin hỗ trợ. Hy vọng với các mẫu và hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn có thể tự tin hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Đừng quên tải về các mẫu file Word chúng tôi đã chuẩn bị sẵn để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
