Excel là một phần mềm được sử dụng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp nhằm giúp công việc tính toán, thống kê trở lên nhanh chóng hơn. Đặc biệt là công việc kế toán khi thường xuyên phải sử dụng đến những con số và cần đảm bảo độ chính xác cao.
Tuy nhiên, không phải người kế toán nào cũng nắm được các tiện ích của phần mềm này. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ những tài liệu để bạn có thể tự học excel kế toán từ cơ bản đến nâng cao nhanh chóng và hiệu quả. Mời các bạn tham khảo.
>>> Xem thêm: Công việc của kế toán trưởng là gì? Những việc quan trọng của kế toán trưởng
1 Các phím tắt thường sử dụng trong excel kế toán
Để có thể sử dụng thành thạo excel, đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu về những phím tắt thường sử dụng trong phần mềm này. Chúng không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là tuyệt chiêu giúp bạn làm việc nhanh chóng hơn.
– Ctrl + A: Chọn toàn bộ dữ liệu.
– Ctrl + B: Bôi đậm dữ liệu được chọn.
– Ctrl + C: Sao chép dữ liệu.
– Ctrl + D: Sao chép nội dung những dòng giống nhau.
– Ctrl + V: Dán dữ liệu vừa sao chép.
– Ctrl + X: Cắt một phần dữ liệu đã chọn.
– Ctrl + F: Tìm kiếm thông tin trong bảng dữ liệu.
– Ctrl + P: Đặt lệnh in.
– Ctrl + H: Thay thế dữ liệu.
– Ctrl + U: Gạch dưới văn bản.
– Ctrl + I: Chọn chữ in nghiêng.
– Ctrl + Z: Quay lại thao tác vừa thực hiện.
– Ctrl + 0: Ẩn một hoặc nhiều cột được chọn.
– Ctrl + 9: Ẩn một hoặc nhiều dòng được chọn.
– Ctrl +Y: Lặp lại thao tác vừa thực hiện.
– Alt + Enter: Xuống dòng trong ô.
– Tab: Chuyển sang ô bên phải.
– F2: Chỉnh sửa dữ liệu trong một ô tính.
– F12: Lưu trang tính.
Những phím tắt nêu trên được dân kế toán sử dụng trong công việc hàng ngày. Hãy ghi nhớ chúng và sử dụng bất cứ lúc nào bạn cần. Tiếp theo, bạn nên học về cách sử dụng các hàm excel trong kế toán để phục vụ cho việc lập sổ sách và kế hoạch tài chính của công ty.
>>> Tham khảo: Ngành kiểm toán là gì? Cơ hội nghề nghiệp ra sao?
2 Học các hàm Excel kế toán về thống kê
Trong nhóm thống kê, các hàm tính toán được chia thành 12 hàm từ cơ bản tới nâng cao bao gồm:
- Hàm SUM
– Công dụng: Dùng để tính tổng giá trị các dãy số trong vùng dữ liệu được chọn.
– Công thức: =SUM(Number1, number2,…)
– Trong đó: Number1, number2, number3,… là các số trong ô dữ liệu cần được tính tổng.
– Ví dụ: =SUM(B5:B15) – tính tổng giá trị từ ô B5 đến B15.
- Hàm SUMIF
– Công dụng: Dùng để tính tổng giá trị các dãy số nhưng có điều kiện.
– Công thức: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
– Trong đó:
- Range: dãy giá trị muốn tính tổng.
- Criteria: điều kiện để tính tổng.
- Sum_range: vùng dữ liệu cần tính tổng.
– Ví dụ: =SUMIF(F6:F10,”>10”,G6:G10) – tính tổng thành tiền của nhóm hóa chất từ ô G6 đến G10 với điều kiện số lượng >10.
- Hàm AVERAGE
– Công dụng: Dùng để tính trung bình cộng của các dãy số.
– Công thức: =AVERAGE(Number1, number2,…)
– Trong đó: Number1, number2, number3,… là các số trong ô dữ liệu cần tính trung bình.
– Ví dụ: =AVERAGE(C2:E2) – tính trung bình từ ô C2 đến E2.
- Hàm SUMPRODUCT
– Công dụng: Dùng để tính tích của các dãy số và tính tổng các tích đó.
– Công thức: =SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3…)
– Trong đó: Array1, Array2, Array3,… là các ô cần tính tích, sau đó tính tổng các tích.
– Ví dụ: =SUMPRODUCT(A3:A10, B3:B10, C3:C10).
>>> Xem ngay: Chứng chỉ kiểm toán là gì? Những lợi ích khi có chứng chỉ kế toán
- Hàm MAX
– Công dụng: Trả về kết quả giá trị lớn nhất trong dãy số được nhập.
– Công thức: =MAX(Number1, number2,…)
– Trong đó: Number1, number2,… là các số trong dãy cần tìm giá trị lớn nhất.
– Ví dụ: =MAX(C3:C10) – tìm số lớn nhất từ ô C3 đến C10.
- Hàm MIN
– Công dụng: Trả về kết quả giá trị nhỏ nhất trong dãy số được nhập.
– Công thức: =MAX(Number1, number2,…)
– Trong đó: Number1, number2,… là các số trong dãy cần tìm giá trị nhỏ nhất.
– Ví dụ: =MIN(D4:C15) – tìm số nhỏ nhất từ ô D4 đến D15.
- Hàm LARGE
– Công dụng: Tìm giá trị lớn thứ k trong dãy số được nhập vào.
– Công thức: =LARGE(Array, k)
– Trong đó: Array là dãy các ô cần xác định và k thứ hạng muốn tìm.
– Ví dụ: =LARGER(C5:C50,3) – tìm số lớn thứ 3 trong dãy số từ ô C5 đến C50.
- Hàm SMALL
– Công dụng: Tìm giá trị nhỏ thứ k trong dãy số được nhập vào.
– Công thức: =SMALL(Array, k)
– Trong đó: Array là dãy các ô cần xác định và k thứ hạng muốn tìm.
– Ví dụ: =SMALL(B2:B7,1) – tìm số nhỏ thứ 2 trong dãy số từ ô B2 đến B7.
- Hàm COUNT
– Công dụng: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số trong vùng được chọn.
– Công thức: =COUNT(Value1, Value2,…)
– Trong đó: Value1, Value2 là dãy các ô trong vùng chọn.
– Ví dụ: =COUNT(D4:D8) – đếm số ô có chữ số từ D4 đến D8.
- Hàm COUNTA
– Công dụng: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu bất kỳ trong vùng được chọn.
– Công thức: =COUNTA(Value1, Value2,…)
– Trong đó: Value1, Value2 là dãy các ô trong vùng chọn.
– Ví dụ: =COUNTA(B3:B7) – đếm số ô chứa tất cả dữ liệu kể cả ô trống từ B3 đến B7.
- Hàm COUNTIF
– Công dụng: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu có điều kiện.
– Công thức: =COUNTIF(Range, Criteria)
– Trong đó: Range là vùng dữ liệu được chọn và Criteria là điều kiện để đếm.
– Ví dụ: =COUNTIF(B2:B100, “>50”) – đếm số ô từ B2 đến B100 khi thỏa mãn điều kiện giá trị lớn hơn 50.
>>> Gợi ý: Chứng chỉ CFA là gì? Điều kiện thi chứng chỉ CFA như thế nào?
3 Học các hàm Excel kế toán về tìm kiếm
Trong nhóm tìm kiếm, có 2 hàm tính toán cơ bản bạn cần nắm vững bao gồm:
- Hàm HLOOKUP
– Công dụng: Dùng để tìm kiếm dữ liệu trong một bảng theo hàng ngang và trả về kết quả dữ liệu tương ứng theo hàng dọc.
– Công thức: =HLOOKUP(Lookup Value, Table_array, Row_index_num, [range_lookup])
– Trong đó:
- Lookup Value: giá trị cần tìm.
- Table Array: bảng dữ liệu cần tìm.
- Row_index_num: số thứ tự của hàng lấy dữ liệu.
- Range lookup: nhập số 0 khi muốn tìm kết quả chính xác và số 1 tìm kết quả tương đối.
– Ví dụ: =HLOOKUP(E5,C13:F14,2,0) – tìm một giá trị bằng giá trị ở ô E5, lấy dữ liệu ở bảng tham chiếu từ ô C13 đến F14 và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.
- Hàm VLOOKUP
– Công dụng: Dùng để tìm kiếm một giá trị theo cột trong bảng dữ liệu theo đúng giá trị cần tìm. Nhập số 0 nếu muốn tìm chính xác và số 1 để tìm kết quả tương đối.
– Công thức: =VLOOKUP(Lookup Value, Table_Array, Col_index_num, [range lookup])
– Trong đó:
- Lookup Value: giá trị cần tìm.
- Table Array: bảng dữ liệu cần tìm.
- Col_index_num: vị trí cột cần lấy.
- Range lookup: nhập số 0 hoặc 1.
– Ví dụ: =VLOOKUP(F6,B2:D5,2,0) – tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F6, bảng dữ liệu cần tìm ô B2 đến D5 và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.
>>> Xem thêm: So sánh chứng chỉ CPA và chứng chỉ ACCA nên chọn loại chứng chỉ nào?
Học các hàm Excel kế toán về đặt điều kiện
Đối với nhóm về đặt điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm IF cho công việc lập bảng lương, tính thưởng theo doanh số, thưởng theo KPIs hoặc tính thuế thu nhập cá nhân,….
Hàm IF
– Công dụng: Dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa mãn điều kiện cho trước và trả về kết quả đúng hoặc sai.
– Công thức: =IF(logical-test,[value_if_true],[value_if_false])
– Trong đó:
- Logical-test: Điều kiện đưa ra.
- Value_if_true: Trả về kết quả thỏa mãn điều kiện.
- Value_if_true: Trả về kết quả không thỏa mãn điều kiện.
– Ví dụ: =IF(C2>=100.000.000,”Đạt”,”Không Đạt”).
4 Học các hàm Excel kế toán về Toán học
Các hàm excel kế toán về toán học khá đơn giản, bạn chỉ cần hiểu được ý nghĩa của chúng là có thể dễ dàng sử dụng hàm.
- Hàm ABS
– Công dụng: Dùng để trả về giá trị tuyệt đối của một số.
– Công thức: =ABS(Number)
– Ví dụ: =ABS(B3) – tính giá trị tuyệt đối của cột B3.
- Hàm PRODUCT
– Công dụng: Tính tích của một dãy dữ liệu nhập vào.
– Công thức: =PRODUCT(Number1, Number2…)
– Ví dụ: =PRODUCT(F5:F9) – tính tích của dãy dữ liệu từ F5 đến F9
- Hàm MOD
– Công dụng: Tính số dư của phép chia.
– Công thức: =MOD(Number, divisor).
– Trong đó: Number là số bị chia và divisor là số chia.
– Ví dụ: =MOD(E7,F7).
5 Tính tiền lương bằng Excel như thế nào?
Cách tính tiền lương bằng Excel như thế nào? đang là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Về cơ bản, bạn có thể sử dụng các hàm thông dụng mà chúng tôi đã chia sẻ phía trên như: VLOOKUP, IF, SUMIF, ,MAX, MIN,..Tùy vào giá trị cần tính mà bạn sẽ sử dụng hàm sao cho phù hợp.
Ngoài ra, còn có một số hàm dùng để kết hợp thêm khi tính lương cho nhân viên bao gồm:
- Hàm LEN
– Công dụng: Đếm số ký tự trong một chuỗi ký tự được chọn.
– Công thức: =LEN(Text)
– Ví dụ: =LEFT(C6)=10.
- Hàm LEFT
– Công dụng: Lấy ký tự cần sử dụng ra khỏi một chuỗi ký tự dài.
– Công thức: =LEFT(Text,num_chars)
– Ví dụ: =LEFT(B7,6) – Lấy 6 ký tự ở cột B7.
- Hàm AND
– Công dụng: Xác định xem số liệu trong điều kiện kiểm tra có đúng hay không.
– Công thức: =AND(Logical1, logical2,…)
– Ví dụ: =AND(F7>5000000, F7<10000000)=True – trả về kết quả đúng.
>>> Xem thêm: Trưởng phòng kế toán là ai? Quyền hạn và trách nhiệm như thế nào?
6 Kế toán tính công nợ bằng Excel như thế nào?
Nhóm công nợ đôi khi cũng khiến các chị em kế toán đau đầu. Tuy nhiên, nếu biết cách sử dụng hàm để tính toán và dò tìm công nợ thì giúp công việc của bạn trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Những hàm thường sử dụng để lập bảng tính công nợ bằng excel bao gồm:
- Hàm VLOOKUP
- Hàm MIN
- Hàm MAX
- Hàm SUMIFS
– Công dụng: Tính tổng số liệu theo điều kiện cho trước.
– Công thức: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,,criteria_range2,criteria2,…)
– Ví dụ: =SUMIFS(G6:G10,D6:D10,”Mua hóa chất”,G6:G10,”>2000000″) – tính tổng công nợ tiền mua hóa chất với giá trị >2000000.
7 Kết luận
Trên đây là những nội dung mà chúng tôi đã tổng hợp lại về tự học excel kế toán từ cơ bản tới nâng cao. Bất cứ công việc nào cũng cần phải học từ những thứ đơn giản nhất để tạo nền tảng cho hành trang sau này của bạn. Nắm bắt được những kiến thức này, việc học kế toán sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Chúc các bạn luôn thành công!
