Hoạt động du lịch tại Việt Nam luôn sôi động với sự góp mặt của đông đảo khách quốc tế và du khách nội địa. Để mỗi chuyến đi trở nên thành công, sự hiện diện của một điều hành tour là không thể thiếu. Vậy điều hành tour là gì và họ đóng vai trò như thế nào trong doanh nghiệp lữ hành? Hãy cùng Liên Việt khám phá thông tin cần biết trong bài viết này!
1 Khái niệm về điều hành tour
Điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch chuyến đi chi tiết cho các tour du lịch, từ lịch trình, đặt phòng khách sạn, điểm ăn uống, vui chơi giải trí, các hoạt động cho khách du lịch… theo đúng lịch trình đã xác định từ trước và chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong chuyến đi.
Vai trò của người điều hành tour không chỉ quan trọng trong việc thiết kế tour mà họ còn là người kết nối các khâu, các bộ phận với nhau để tạo nên một tour du lịch chất lượng.
2 Công việc của 1 người điều hành tour
Nhân viên điều hành tour được xem là người đại diện cho các công ty lữ hành, chịu trách nhiệm bao quát toàn bộ hoạt động du lịch và thực hiện các công việc sau:
Kiểm tra thông tin Booking
Người điều hành tour có trách nhiệm kiểm tra thông tin đặt chỗ từ khách hàng, đảm bảo các dịch vụ đã được đặt trước (khách sạn, vé máy bay, vé tham quan, nhà hàng, v.v.) đúng theo yêu cầu và xác nhận rằng các khoản thanh toán đã được thực hiện chính xác. Điều này đảm bảo lịch trình và các thông tin đặt chỗ được hoàn tất và chuẩn xác.
Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ
Công việc của điều hành tour còn liên quan tới việc đàm phán giá cả với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo chất lượng dịch vụ và thông tin đặt chỗ được xác nhận. Đồng thời, họ duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để có giá tốt và chiết khấu cao, cũng như liên lạc thường xuyên để cập nhật các thay đổi hoặc vấn đề phát sinh.
Sắp xếp lịch trình di chuyển
Lịch trình di chuyển được người điều hành tour sắp xếp chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm cụ thể và phương tiện di chuyển tới tuyến điểm du lịch. Trước khi chuyến đi khởi hành, họ sẽ cung cấp lịch trình chi tiết cho khách hàng và chuẩn bị các phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh.
Điều hành hướng dẫn viên
Người điều hành tour trực tiếp lựa chọn các hướng dẫn viên có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về điểm đến, cung cấp cho họ chi tiết về lịch trình và thông tin để dẫn dắt tour hiệu quả. Trong quá trình làm việc, họ sẽ thực hiện theo dõi, đánh giá hiệu suất của hướng dẫn viên nhằm phản hồi để cải thiện chất lượng của tour.
Theo dõi và xử lý sự cố
Người điều hành tour liên tục giám sát các hoạt động của tour để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh. Họ phản ứng nhanh chóng với sự cố như thay đổi lịch trình, vấn đề sức khỏe của khách hàng hoặc mất mát hành lý, đồng thời duy trì liên lạc hiệu quả với khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.
Thu thập ý kiến từ khách hàng
Công việc cuối cùng mà điều hành tour tiếp nhận là thu thập ý kiến từ khách hàng. Họ sẽ phát phiếu khảo sát hoặc gửi email yêu cầu khách hàng đánh giá chuyến đi và các dịch vụ đã trải nghiệm. Từ các phản hồi trước đó, người điều hành phải phân tích và đánh giá lại tour để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ cho các chuyến đi tiếp theo.
3 Quy trình điều hành tour
Việc điều hành tour yêu cầu một quy trình chi tiết và cụ thể để đảm bảo chuyến đi diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Dưới đây là ba bước quan trọng mà mọi điều hành tour đều phải thực hiện:
Chuẩn bị tour
- Chuẩn bị đầy đủ thủ tục và giấy tờ liên quan: Đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết cho chuyến đi được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ.
- Lập danh sách bảo hiểm: Xây dựng danh sách bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro và các tình huống không mong muốn như tai nạn, thời tiết xấu, hoặc hủy chuyến bay.
- Ký hợp đồng liên quan: Soạn thảo và ký các hợp đồng cần thiết với các bên cung cấp dịch vụ.
- Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ: Cẩn thận liên hệ với nhà hàng, khách sạn, và các điểm vui chơi giải trí để xác nhận dịch vụ.
- Sắp xếp điểm đón và trả khách: Đặt trước và xác nhận các điểm đón và trả khách để đảm bảo sự thuận tiện trong di chuyển.
- Chuẩn bị phương tiện đi lại: Cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian di chuyển, số điện thoại liên hệ của hãng xe, và các chi tiết khác liên quan đến phương tiện.
- Lập phiếu thanh toán và chứng từ: Chuẩn bị phiếu thanh toán tạm ứng, các chứng từ dịch vụ, và bảng xác nhận dịch vụ để quản lý tài chính và dịch vụ trong chuyến đi.
Thực hiện tour
- Xác nhận thông tin trước giờ khởi hành: Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin liên quan đến tour ít nhất 4 tiếng trước giờ khởi hành để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng.
- Xem xét các thủ tục thanh toán tạm ứng: Đảm bảo các khoản thanh toán tạm ứng đã được thực hiện đúng hạn và đầy đủ.
- Phối hợp với hướng dẫn viên: Làm việc chặt chẽ với hướng dẫn viên để đảm bảo họ có đầy đủ thông tin và sẵn sàng dẫn dắt tour.
- Theo dõi tiến trình tour: Giám sát chặt chẽ tiến trình của chuyến tham quan để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch.
- Hỗ trợ xử lý tình huống khẩn cấp: Cung cấp hỗ trợ kịp thời trong các tình huống cấp bách hoặc sự cố phát sinh trong suốt chuyến đi.
- Lên kế hoạch thay thế: Chuẩn bị các phương án thay thế cho các tình huống không mong muốn để đảm bảo tour diễn ra suôn sẻ.
Tổng hợp và báo cáo
- Tạo bản tóm tắt chuyến đi: Soạn thảo bản tổng hợp chi tiết về các điểm đến và chi phí thực tế của chuyến đi.
- Ghi chép nhật ký du lịch: Viết nhật ký du lịch để lưu lại các thông tin quan trọng và trải nghiệm của chuyến đi.
- Thực hiện thanh quyết toán: Xử lý quyết toán với kế toán dựa trên bảng giá thành và các chi phí đã kê khai.
- Thu thập ý kiến khách hàng: Tạo bảng khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về chuyến đi.
4 Kỹ năng cần có của người điều hành tour
Ngoài kiến thức chuyên môn giỏi, người điều hành tour còn cần trang bị những kỹ năng cần thiết để thành công trong ngành du lịch, cụ thể:
Kỹ năng tổ chức
Người điều hành tour cần có khả năng tổ chức tốt để lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động, từ sắp xếp lịch trình đến quản lý dịch vụ. Họ phải đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và có thể điều chỉnh khi cần thiết.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp tốt là rất quan trọng để tương tác hiệu quả với khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và hướng dẫn viên. Điều này giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và xử lý các yêu cầu hoặc vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ.
Kỹ năng xử lý tình huống bất ngờ
Người điều hành tour cần phải linh hoạt và nhanh nhạy trong việc giải quyết các tình huống bất ngờ hoặc sự cố phát sinh. Kỹ năng này giúp họ ứng phó hiệu quả và đảm bảo chuyến đi không bị gián đoạn.
Khả năng ngoại ngữ
Thành thạo ngoại ngữ giúp người điều hành tour giao tiếp dễ dàng với khách hàng và đối tác quốc tế. Điều này không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế.
Khả năng chịu áp lực cao
Làm việc trong ngành điều hành tour thường đòi hỏi phải xử lý nhiều tình huống khẩn cấp cùng với lịch trình di chuyển dày đặc. Do đó, người điều hành tour cần có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực để duy trì sự suôn sẻ của chuyến đi.
5 Vai trò của điều hành tour trong doanh nghiệp lữ hành.
Điều hành tour có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp lữ hành. Điều đó được thể hiện qua 4 vai trò sau:
Đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn
Mọi trách nhiệm tổ chức, giám sát và quản lý mọi hoạt động của chuyến đi sẽ được người điều hành tour thực hiện để đảm bảo chương trình di chuyển diễn ra thuận lợi theo kế hoạch ban đầu. Nếu xảy ra sự cố hay phát sinh, hõ sẽ xử lý kịp thời để không gây ảnh hưởng đến khách hàng.
Quản lý chi phí tour hiệu quả
Điều hành tour phải đảm bảo rằng chi phí cho các dịch vụ như vận chuyển, lưu trú và ăn uống không vượt quá ngân sách đã định. Họ cần theo dõi và điều chỉnh các khoản chi tiêu để đạt được sự cân bằng giữa chất lượng dịch vụ và chi phí, góp phần vào sự bền vững tài chính của doanh nghiệp.
Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
Người điều hành tour có nhiệm vụ đảm bảo rằng mọi khía cạnh của tour phản ánh tích cực về doanh nghiệp. Chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp trong việc quản lý tour giúp nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tăng cường hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
Thúc đẩy doanh thu
Để tăng doanh thu, người điều hành tour cần phát triển các chương trình tour hấp dẫn và sáng tạo, đồng thời tìm kiếm cơ hội mở rộng thị trường. Họ cũng có thể áp dụng các chiến lược tiếp thị hiệu quả và cung cấp dịch vụ bổ sung để gia tăng doanh thu từ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới.
Với sự phát triển của ngành lữ hành, nghề điều hành tour ngày càng trở nên hấp dẫn và thu hút nhiều người trẻ. Liên Việt tin rằng, với lòng nỗ lực, niềm đam mê và khả năng cầu tiến trong việc nâng cao chuyên môn và kỹ năng, bạn chắc chắn sẽ trở thành một điều hành tour xuất sắc.
Ngoài ra, với những bạn có định hướng mở công ty kinh doanh dịch vụ du lịch, việc chuẩn bị các giấy tờ pháp lý là điều cần thiết. Nếu bạn muốn tìm hiểu về thủ tục xin cấp giấy phép lữ hành nội địa, hãy tham khảo bài viết giấy phép lữ hành nội địa. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về điều kiện, thủ tục, hồ sơ, lệ phí và các thông tin cần thiết khác để xin cấp giấy phép lữ hành nội địa.
