Điều hành tour có lẽ không còn xa lạ trong ngành du lịch. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu công việc điều hành du lịch là gì? Công việc và mức thu nhập của một nhân viên điều hành tour là bao nhiêu? Hãy cùng Liên Việt tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1 Điều hành tour là gì?
Điều hành tour du lịch là một công việc trong ngành du lịch. Nhân viên điều hành tour sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các tour du lịch và tham quan. Từ việc đi lại, đặt phòng khách sạn, đến ăn uống, vui chơi giải trí… đảm bảo mang đến cho du khách những trải nghiệm hoàn hảo và ấn tượng nhất.
Vai trò của người điều hành tour không chỉ quan trọng trong việc thiết kế tour mà họ còn là người kết nối các khâu, các bộ phận với nhau để tạo nên một tour du lịch chất lượng.
Công việc của điều hành tour
Nhiệm vụ của điều hành tour là có mặt ở mọi giai đoạn của chuyến đi. Có thể không trực tiếp tham gia hướng dẫn du lịch nhưng nhân viên điều hành tour có vai trò đảm bảo việc thực hiện hành trình. Từ quá trình lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình đảm bảo lịch trình được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Cho đến việc xử lý các yếu tố có thể ảnh hưởng ư lịch trình của chuyến đi.
Các công việc của nhân viên điều hành tour cần phải phụ trách có thể kể đến như:
- Chịu trách nhiệm về các kế hoạch, ý tưởng và lộ trình cần thiết. Thiết kế các chuyến đi mang lại trải nghiệm du lịch tốt nhất. Bằng cách xây dựng các hoạt động triển khai với các giai đoạn hợp lý. Đảm bảo tính khả thi trong quá trình thực hiện.
- Tư vấn và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch. Giới thiệu thông tin gây hứng thú và tò mò trong trải nghiệm của khách hàng. Chỉ khi nắm bắt được nhu cầu một cách sát thực nhất, chúng ta mới có thể thuyết phục thành công khách hàng. Từ đó tìm kiếm được nhu cầu mới, bên cạnh việc củng cố niềm tin trong trải nghiệm của khách hàng.
- Làm việc với các đối tác bên thứ ba khi đang di chuyển. Bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, ăn uống, vui chơi giải trí và các dịch vụ khác. Phương thức thương lượng, chất lượng, giá cả. Mang lại hiệu quả cho việc hợp tác cung cấp dịch vụ và tìm kiếm lợi nhuận hoặc ưu đãi tốt nhất cho tất cả các bên.
- Phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên chịu trách nhiệm về hành trình. Thực hiện các điều chỉnh hợp lý với các yêu cầu đưa ra. Ngoài việc quản lý và điều hành, còn có thể giám sát các chuyến đi một cách hiệu quả. Cùng hướng dẫn viên điều khiển hành trình và đảm nhận vai trò điều hành. Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong hành trình.
- Là người đầu tiên liên hệ hoặc thực hiện thu hút khách hàng. Do đó, cần tập trung vào các chiến lược được thực hiện bởi các công ty có hoạt động cạnh tranh. Đảm bảo mang đến những ứng dụng phù hợp để khai thác tốt hơn lợi ích của khách hàng.
- Khi hợp tác với cấp trên cần xây dựng và phân tích các báo cáo trong hoạt động công ty. Xét theo khía cạnh phản ánh thuận lợi và khó khăn và đề xuất các giải pháp, chiến lược cho hoạt động dịch vụ của công ty trong tương lai.
Mức lương của bộ phận điều hành tour
Nhân viên ở vị trí điều hành tour được trả bằng nhiều mức khác nhau như: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, hoa hồng theo doanh số bán hàng.
Mức lương cơ bản của công việc điều hành tour không cao, thường chỉ 5-7 triệu đồng/tháng đối với nhân viên chưa có kinh nghiệm và 8-10 triệu đồng/tháng đối với nhân viên đã có kinh nghiệm điều hành tour du lịch.
Tuy nhiên, mức thu nhập của công việc của một điều hành tour vẫn khá cao, vì có hoa hồng và thưởng theo chuyến công tác. Với những nhân viên điều hành tour du lịch có kinh nghiệm, thu nhập có thể lên tới 20 triệu/tháng.
2 Làm thế nào để phát triển nghiệp vụ điều hành tour?
Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam đang trên đà tăng trưởng đáng kinh ngạc, thu hút một lượng lớn khách du lịch trong và ngoài nước. Điều này mở ra cơ hội lớn cho ngành điều hành tour du lịch.
Nghề điều hành du lịch hiện đang thu hút rất nhiều người làm việc. Ngoài vai trò là nhân viên điều hành tour, bạn có thể tích lũy kinh nghiệm và thăng tiến lên vai trò quản lý hoặc giám đốc.
Quy trình điều hành tour gồm những gì?
Quy trình điều hành tour thường bao gồm các bước chính: chuẩn bị, thực hiện, kết thúc và báo cáo. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tour
- Nhân viên điều hành du lịch sẽ nghiên cứu kỹ về chuyến đi. Chuẩn bị phương tiện vận chuyển cho khách du lịch, họ sẽ kiểm tra số lượng khách và thông báo cho tài xế về hành trình.
- Ngoài ra, Nhân viên điều hành tour cũng sẽ tường thuật về hành trình với hướng dẫn viên để thông báo cho du khác nắm được thông tin về hành trình.
- Ngoài ra, họ còn liên hệ với các nhà hàng, resort để chủ động bố trí nơi ăn, nghỉ cho du khách. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, công ty lữ hành sẽ làm phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch.
Bước 2: Thực hiện tour
Các vật dụng cần chuẩn bị sẽ được điều hành tour kiểm tra cẩn thận và bàn giao cho hướng dẫn viên. Trong quá trình đi tour, điều hành tour phải theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đi tour. Sau chuyến đi sẽ gửi các bài đánh giá trải nghiệm du lịch cho du khách để thu thập ý kiến, phản hồi của du khách nhằm cải thiện dịch vụ.
Bước 3: Tổng hợp và làm báo cáo
Tiến hành gửi bảng giá tour cho trưởng bộ phận. Ở bước này, nhân viên điều hành du lịch sẽ làm việc với bộ phận kế toán để tính toán chi phí cho toàn bộ chuyến đi, sau đó tổng hợp thành báo cáo để gửi lên cấp trên.
Kỹ năng cần có của nhân viên điều hành du lịch
Là một nhân viên điều hành du lịch giỏi, bạn phải có kiến thức, sự hiểu biết và rèn luyện thêm nhiều kỹ năng để có thể làm hài lòng khách hàng. Dưới đây là một số kỹ năng phải có:
- Kỹ năng giao tiếp: Trong ngành dịch vụ, kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. Các kỹ năng giao tiếp được sử dụng nhiều trong quá trình làm việc, chẳng hạn như: giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp; giao tiếp với khách hàng; giao tiếp với nhà cung cấp và đối tác.
- Khả năng chịu áp lực công việc: Nhân viên điều hành tour phải có khả năng sắp xếp và phân công công việc một cách khoa học. Giải quyết cân bằng các vấn đề trong mối quan hệ nhiều bên. Điều này đòi hỏi nhân sự phải có khả năng chịu áp lực công việc tốt, bình tĩnh xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Kỹ năng ứng biến, xử lý tình huống: Điều hành tour phải luôn được cập nhật những thông tin mới nhất về tour, bất kể thời điểm nào trong ngày. Điều này đòi hỏi bạn phải nhìn nhận vấn đề thật bình tĩnh, tìm hiểu rõ nguyên nhân từ đó tìm cách xử lý kịp thời để tránh hậu quả một cách tốt nhất.
- Khả năng ngoại ngữ: Du lịch nói chung là một ngành phải tiếp xúc với số lượng khách hàng lớn, có rất nhiều du khách nước ngoài. Do đó, ngoại ngữ gần như là những kỹ năng cần thiết để tiến xa hơn trong công việc này.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về công việc của điều hành tour. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về công việc này và tìm được công việc phù hợp nhất!
