Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ là bước nền tảng giúp quản lý, phân loại và bảo quản tài liệu khoa học. Công tác này không chỉ giúp dễ dàng tra cứu, sử dụng hồ sơ khi cần mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc hành chính của nhà trường. Hãy cùng tham khảo chia sẻ của Liên Việt để nắm được những lưu ý quan trọng khi lập danh mục hồ sơ, cũng như mẫu tham khảo, từ đó xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ chặt chẽ, chuẩn xác và thuận tiện cho việc sử dụng lâu dài.
Danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ là gì?
Danh mục hồ sơ văn thư – lưu trữ là bảng liệt kê chi tiết các loại hồ sơ, tài liệu hành chính cần được thu thập, phân loại, bảo quản và sử dụng trong một cơ quan, tổ chức. Mục đích của danh mục này là giúp xác định rõ ràng các loại tài liệu cần lưu trữ, thời gian lưu trữ, hình thức và địa điểm lưu trữ, từ đó đảm bảo việc quản lý và bảo tồn tài liệu được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ không chỉ giúp cơ quan dễ dàng tra cứu, sử dụng tài liệu khi cần thiết mà còn là cơ sở để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu phù hợp với yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ.
>> Xem thêm:
Lưu ý khi lập và lưu trữ hồ sơ
Khi lập và lưu trữ hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Căn cứ lập danh mục hồ sơ: Cần dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan, quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư – lưu trữ, kế hoạch công tác hằng năm và danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ của những năm trước.
- Phân loại hồ sơ: Hồ sơ cần được phân loại theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu.
- Xác định thời hạn bảo quản: Mỗi loại hồ sơ cần được xác định thời hạn bảo quản phù hợp, bao gồm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn.
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ: Danh mục hồ sơ cần được lập đầy đủ, chính xác, rõ ràng, phản ánh đúng thực tế hoạt động của cơ quan.
- Phê duyệt và công bố: Danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ sau khi lập xong cần được người đứng đầu cơ quan phê duyệt và công bố để áp dụng trong toàn cơ quan.
Việc tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp cơ quan thực hiện công tác văn thư – lưu trữ hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu trong bối cảnh hiện đại.
>> Xem thêm: Tuyển sinh khóa chứng chỉ văn thư lưu trữ
Mẫu danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ
Mẫu danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ được quy định rõ trong Phụ lục số 1 ban hành kèm theo hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016. Cụ thể mẫu danh mục hồ sơ văn thư – lưu trữ cơ bản áp dụng với các cơ quan, đoàn thể như sau:
>> Để tải về mẫu danh mục hồ sơ văn thư – lưu trữ, nhấn tại đây https://docs.google.com/document/d/10MPQl0eqbbRlmf1NHYLa0TY12TkFAj1_amVa5qoXS1E/edit?tab=t.0#bookmark=id.igfxunfmzjqy.
Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ không chỉ là yêu cầu về quản lý hành chính mà còn là cơ sở để nâng cao chất lượng công tác quản lý giáo dục. Khi thực hiện đúng quy trình, chú ý đầy đủ các nội dung quan trọng và áp dụng mẫu tham khảo phù hợp, các trường học, cơ quan sẽ dễ dàng kiểm soát hồ sơ, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Chia sẻ từ Liên Việt hy vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích, giúp các cơ sở giáo dục xây dựng hệ thống hồ sơ khoa học, minh bạch và đáp ứng tốt nhu cầu quản lý trong hiện tại cũng như tương lai.
