Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong lĩnh vực hành chính công và quản lý đầu tư, đấu thầu qua mạng đã trở thành xu hướng tất yếu trong công tác lựa chọn nhà thầu tại Việt Nam. Hình thức này không chỉ mang lại sự minh bạch, tiện lợi mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho cả bên mời thầu lẫn nhà thầu tham dự. Để hiểu rõ đấu thầu qua mạng là gì, có cái nhìn toàn diện và vận dụng hiệu quả hình thức đấu thầu hiện đại này, hãy tham khảo những chia sẻ dưới đây của Liên Việt.
Đấu thầu qua mạng là gì?
Đấu thầu qua mạng là quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng trực tuyến thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (theo nội dung được quy định tại khoản 9 – Điều 4 – Luật Đấu thầu 2023). Thay vì làm việc với hồ sơ giấy và gặp mặt trực tiếp, toàn bộ các bước (đăng tải hồ sơ mời thầu, nộp hồ sơ dự thầu, mở thầu cho đến đánh giá và công bố kết quả đấu thầu) đều được số hoá và thực hiện tự động trên hệ thống.
Việc này giúp giảm thiểu can thiệp thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và tăng cường tính công khai, minh bạch trong quá trình đấu thầu. Đây không chỉ là một hình thức áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình hành chính, mà còn là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các cơ quan nhà nước trong việc quản lý đầu tư, giám sát tài chính công và nâng cao hiệu suất lựa chọn nhà thầu.
>> Xem thêm:
- Chi tiết 7 bước diễn ra quy trình đấu thầu chuẩn nhất 2025
- Hướng dẫn tra cứu thông tin trên mạng đấu thầu quốc gia chi tiết nhất
Không chỉ là một bước tiến công nghệ, đấu thầu qua mạng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả bên mời thầu và nhà thầu. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật giúp hình thức này ngày càng được áp dụng rộng rãi trên toàn quốc:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Loại bỏ giấy tờ, in ấn và di chuyển, quy trình số hóa nhanh chóng.
- Công khai, minh bạch thông tin: Mọi thông tin được công bố rõ ràng, tạo sự công bằng, hạn chế tiêu cực.
- Thúc đẩy số hóa và cải cách: Góp phần vào chiến lược chuyển đổi số quốc gia, chống tham nhũng, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
- Tăng cơ hội tham gia: Phá bỏ rào cản địa lý, tạo điều kiện cho nhiều nhà thầu tiếp cận thông tin và nộp hồ sơ.
- Giảm rủi ro về dữ liệu: Lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, theo dõi, sửa đổi, tránh mất mát hồ sơ.
Quy trình đấu thầu qua mạng
Sau khi hiểu rõ đấu thầu qua mạng là gì, theo Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15) áp dụng từ ngày 1/1/2025 trở đi, mọi hình thức đấu thầu trong nước cần phải thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy trình thực hiện dưới đây:
Bước 1: Đăng ký và xác thực tài khoản trên hệ thống
Bên mời thầu và nhà thầu đều phải có tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Việc đăng ký không chỉ tạo hồ sơ năng lực mà còn cho phép các bên truy cập, đăng tải hoặc nộp hồ sơ. Tất cả giao dịch đều được lưu lại làm bằng chứng pháp lý trên hệ thống trực tuyến này.
Bước 2: Soạn và đăng tải hồ sơ mời thầu
Bên mời thầu cần lập hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu trực tiếp trên hệ thống. Sau khi được thẩm định và phê duyệt nội dung, hồ sơ này sẽ được công khai cùng với thông báo mời thầu để nhận được sự tham gia của các bên dự thầu. Đây là bước khởi đầu chính thức của quá trình tổ chức đấu thầu.
Bước 3: Nhà thầu nộp hồ sơ trực tuyến (E‑HSDT)
Nhà thầu sẽ sử dụng tài khoản hợp pháp để nộp hồ sơ dự sơ tuyển hoặc hồ sơ dự thầu qua giao diện điện tử. Hệ thống ngăn chặn hồ sơ gửi sau thời hạn đóng thầu, đảm bảo tính công bằng cho mọi bên tham dự.
Bước 4: Mở thầu trực tuyến
Sau khi hết hạn nhận hồ sơ, hệ thống tiến hành mở thầu tự động. Hồ sơ được bảo mật và chỉ được giải mã tại thời điểm mở thầu, đảm bảo các bên không thể truy cập trước giờ quy định. Biên bản mở thầu và các thông tin liên quan được đăng công khai ngay trên hệ thống để các bên dự thầu có thể theo dõi, tra cứu.
Bước 5: Đánh giá hồ sơ và lựa chọn
Bên mời thầu hoặc tổ chuyên gia sẽ đánh giá hồ sơ dự thầu trực tuyến, lập báo cáo đề xuất, thương thảo hợp đồng nếu cần, sau đó trình thẩm định và phê duyệt. Kết quả lựa chọn nhà thầu cuối cùng được cập nhật ngay trên hệ thống, đảm bảo minh bạch và dễ tra cứu cho phiên đấu thầu đã diễn ra.
Bước 6: Ký hợp đồng công khai
Đơn vị thắng thầu sẽ nhận được hợp đồng sau đấu thầu, có thể được ký dưới dạng điện tử hoặc truyền thống. Sau đó, hồ sơ hợp đồng này sẽ được lưu trữ và đăng tải thông tin gói thầu hoàn chỉnh trên hệ thống. Điều này không chỉ cung cấp thông tin cho cộng đồng mà còn phục vụ cho thanh tra, kiểm toán và công khai minh bạch.
1 Hồ sơ đấu thầu qua mạng gồm những gì?
Hồ sơ đấu thầu trực tuyến (E‑HSDT) là tập hợp đầy đủ các tài liệu do nhà thầu tải lên hệ thống để tham gia đấu thầu. Đây không phải chỉ là phiên bản điện tử của hồ sơ giấy mà bao gồm các thành phần giấy tờ sau:
- Mẫu đơn dự thầu điện tử theo mẫu chuẩn trên hệ thống, thể hiện cam kết tuân thủ các điều kiện của gói thầu.
- Hồ sơ năng lực và kinh nghiệm đấu thầu: bao gồm báo cáo tài chính, chứng chỉ thực hiện hợp đồng tương tự, thông tin nhân sự hoặc giấy tờ thiết bị,… thể hiện năng lực thực thi của bên dự thầu.
- Giấy tờ liên kết trong liên danh (nếu áp dụng), trong đó từng thành viên liên danh chịu trách nhiệm cụ thể theo thỏa thuận.
- Bảo lãnh dự thầu điện tử khi hồ sơ mời thầu yêu cầu, nhằm đảm bảo cam kết thực hiện của nhà thầu.
- Đề xuất kỹ thuật và tài chính, mô tả chi tiết các phương án thi công hoặc cung cấp dịch vụ, giá thành và cách triển khai.
- Thư giảm giá (nếu có): được nộp kèm theo nếu bên mời thầu cho phép hoặc yêu cầu.
- Xác nhận hoàn thành nộp hồ sơ từ hệ thống, gồm mã hồ sơ, trạng thái gửi, thời gian nộp có giá trị pháp lý trong trường hợp cần xem xét lại sau này.
Toàn bộ hồ sơ này phải được gửi đúng định dạng, đúng quy định và đúng thời hạn yêu cầu để đảm bảo hợp lệ và tránh bị loại ngay từ khâu kỹ thuật khi dự thầu qua mạng.
So sánh đấu thầu qua mạng và đấu thầu truyền thống
Dưới đây là điểm giống và khác nhau giữa đấu thầu qua mạng và đấu thầu truyền thống giúp bạn có cái nhìn toàn diện, từ đó lựa chọn hình thức tối ưu trong từng trường hợp:
Điểm giống nhau giữa đấu thầu truyền thống và đấu thầu qua mạng
- Cả hai hình thức đều nhằm lựa chọn được nhà thầu có năng lực, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ với chất lượng tốt nhất và chi phí hợp lý nhất. Nhà thầu tham gia đấu thầu để giành được gói thầu, đảm bảo lợi nhuận.
- Đấu thầu là công cụ tạo ra môi trường cạnh tranh minh bạch, công bằng, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và tối ưu hóa chi phí cho chủ đầu tư.
- Dù là truyền thống hay qua mạng, quy trình đấu thầu đều trải qua các bước: mời thầu, dự thầu, mở thầu, đánh giá hồ sơ, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng.
Sự khác nhau giữa đấu thầu truyền thống và đấu thầu qua mạng
Để làm rõ hơn sự khác biệt giữa hai phương thức này, dưới đây là bảng tổng hợp so sánh theo các tiêu chí:
| Tiêu chí | Đấu thầu truyền thống | Đấu thầu qua mạng |
| Cách mua hồ sơ mời thầu | Phải đến trực tiếp, mang giấy giới thiệu, nộp lệ phí để nhận bản cứng. | Tải về trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thuận tiện và nhanh chóng. |
| Chuẩn bị hồ sơ dự thầu | Làm thủ công: in ấn, ký đóng dấu, dễ sai sót, tốn thời gian. | Thực hiện hoàn toàn online, có thể dùng dữ liệu lưu trữ sẵn để điền nhanh biểu mẫu. |
| Nộp hồ sơ dự thầu | Phải nộp tận nơi, dễ ảnh hưởng bởi yếu tố khách quan như thời tiết, tắc đường… | Nộp online mọi lúc, mọi nơi; không sợ trễ hạn, đảm bảo tính bảo mật và đúng quy trình. |
| Mở thầu | Mở thủ công, nhà thầu phải đến trực tiếp, khó kiểm soát thời gian chuẩn xác. | Hệ thống tự động mở thầu đúng giờ, đảm bảo công khai, khách quan tuyệt đối. |
| Chi phí & thời gian | Tốn kém chi phí đi lại, in ấn, nhân lực phục vụ các công đoạn thủ công. | Tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian do thao tác tự động, không cần nhân sự hỗ trợ. |
| Lưu trữ hồ sơ | Lưu trữ giấy, tốn diện tích và dễ thất lạc, hư hỏng theo thời gian. | Lưu trữ điện tử trên hệ thống, có thể tra cứu nhanh chóng, chính xác, lâu dài. |
| Mức độ áp dụng | Hiện chỉ còn được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt, hạn chế. | Bắt buộc áp dụng cho đa số gói thầu kể từ 01/01/2025 theo Luật Đấu thầu 2023. |
Các văn bản pháp lý cần biết
Để tham gia hoặc tổ chức đấu thầu đúng quy định, cả bên mời thầu và nhà thầu cần nắm chắc các văn bản pháp luật nền tảng. Đây là cơ sở để xây dựng hồ sơ, đánh giá, lựa chọn nhà thầu và đảm bảo toàn bộ quá trình đấu thầu diễn ra minh bạch, đúng pháp luật thì các bên cần nắm rõ nội dung các văn bản pháp lý dưới đây:
- Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15): Là văn bản trung tâm quy định toàn diện về hoạt động đấu thầu, bao gồm các nguyên tắc, hình thức, quy trình lựa chọn nhà thầu, xử lý vi phạm… có hiệu lực từ 01/01/2024.
- Nghị định hướng dẫn Luật Đấu thầu 63/2014/NĐ-CP: Là văn bản dưới luật quy định chi tiết việc thực hiện các nội dung trong Luật Đấu thầu, đặc biệt là các bước thực hiện lựa chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, xử lý tình huống trong đấu thầu.
- Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT: Hướng dẫn lập E-HSMT (hồ sơ mời thầu điện tử) và E-HSDT (hồ sơ dự thầu điện tử) áp dụng cho đấu thầu qua mạng.
- Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT: Quy định chi tiết việc lập HSMT, HSDT trong dịch vụ tư vấn.
- Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT: Dành cho hồ sơ mời thầu xây lắp.
- Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT: Dành cho hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa.
- Thông tư 11/2015/TT-BKHĐT: Quy định lập hồ sơ yêu cầu trong chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh.
- Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT: Hướng dẫn lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Thông tư 05/2018/TT-BKHĐT: Về đánh giá hồ sơ dự thầu trong môi trường điện tử.
- Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT: Quy định đăng tải thông tin đấu thầu, quản lý hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT: Hướng dẫn chi tiết lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
>> Xem thêm:
Câu hỏi thường gặp về đấu thầu qua mạng
Đấu thầu qua mạng có bắt buộc không?
Có. Từ ngày 01/01/2025, tất cả các gói thầu thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu phải thực hiện qua mạng, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định.
Muốn tham gia đấu thầu qua mạng cần đăng ký gì?
Nhà thầu cần đăng ký tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và có chứng thư số (chữ ký số) để xác thực khi nộp hồ sơ.
Có thể sửa hồ sơ dự thầu sau khi nộp không?
Chỉ có thể sửa hoặc thay thế hồ sơ trước thời điểm đóng thầu. Sau khi đóng thầu, hệ thống sẽ khóa, không cho chỉnh sửa.
Có thể nộp hồ sơ dự thầu muộn hơn giờ đóng thầu không?
Không. Hệ thống sẽ tự động từ chối mọi hồ sơ nộp sau thời điểm đóng thầu, dù chỉ chậm vài giây.
Đấu thầu qua mạng đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động đấu thầu. Sau khi hiểu rõ đấu thầu qua mạng là gì, với những ưu điểm vượt trội về thời gian, chi phí,… hình thức này vừa đáp ứng yêu cầu của nền hành chính hiện đại lại thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh trong môi trường đầu tư công. Tuy vậy, để áp dụng hiệu quả, các bên liên quan cần nắm vững quy trình thực hiện, chuẩn bị đầy đủ về kỹ thuật cũng như tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật. Nếu bạn cần tư vấn, giải đáp thắc mắc xoay quanh đấu thầu qua mạng, có thể liên hệ với Liên Việt chúng tôi để được hỗ trợ nhé!
