Trong quá trình tổ chức tour du lịch, để mọi khâu vận hành diễn ra trôi chảy và đúng kế hoạch, bộ phận điều hành thường sử dụng mẫu lệnh điều tour hướng dẫn viên. Đây là tài liệu nội bộ tập hợp đầy đủ thông tin về lịch trình, phân công nhân sự, phương tiện di chuyển, dịch vụ đã đặt và các lưu ý quan trọng. Bài viết này Liên Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, thời điểm cần dùng và lợi ích của việc sử dụng mẫu lệnh điều tour trong ngành du lịch.
Lệnh điều tour là gì?
Mẫu lệnh điều tour hướng dẫn viên là một loại văn bản nội bộ do bộ phận điều hành tour phát hành nhằm triển khai các chương trình du lịch mà khách hàng đã đặt trước. Tài liệu này chứa đầy đủ thông tin quan trọng như lịch trình chi tiết, phân công nhân sự, phương tiện di chuyển, danh sách dịch vụ đã được đặt, các lưu ý đặc biệt và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia.
Có thể xem đây như “bản kế hoạch điều hành chính thức” giúp toàn bộ ekip thống nhất thông tin và giảm thiểu rủi ro trong quá trình phục vụ khách. Thông thường, lệnh điều tour sẽ được gửi tới hướng dẫn viên, đội ngũ vận chuyển, khách sạn, nhà hàng và các đối tác liên quan trước ngày khởi hành từ 1–2 ngày để mọi công tác chuẩn bị được hoàn thiện chu đáo.
>> Xem thêm:
- Điều kiện, thủ tục đổi thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế 2025
- Hướng dẫn viên du lịch tiếng Trung là gì? 10+ Điều bạn chưa biết
Nội dung chính của mẫu lệnh điều tour
Để quá trình điều hành và triển khai chuyến đi diễn ra thuận lợi, mẫu lệnh điều tour hướng dẫn viên cần được chuẩn bị đầy đủ với những hạng mục thông tin quan trọng. Mỗi phần nội dung đều đóng vai trò như một mắt xích trong hệ thống vận hành, giúp đội ngũ phối hợp nhịp nhàng và hạn chế tối đa rủi ro.
Thông tin tổng quan về tour và lịch trình cụ thể
Mở đầu của lệnh điều tour phải trình bày rõ các thông tin nền tảng như:
- Tên tour và mã định danh của tour.
- Ngày khởi hành tour và ngày kết thúc.
- Điểm xuất phát và điểm đến.
- Tổng số khách tham gia.
Bên cạnh đó, lịch trình cần được mô tả chi tiết theo từng ngày, bao gồm khung thời gian, các hoạt động dự kiến, điểm tham quan, địa điểm lưu trú và nơi ăn uống.
Phân công nhân sự và bố trí phương tiện
Tiếp theo là phần liệt kê rõ ràng thông tin của đội ngũ tham gia điều hành tour:
- Họ tên và số điện thoại của hướng dẫn viên.
- Tài xế, số xe và biển kiểm soát.
- Nhân viên điều hành phụ trách (nếu có).
- Danh sách đối tác cung cấp dịch vụ tại các điểm đến.
Việc phân công cụ thể từng cá nhân và phương tiện giúp quá trình liên lạc, điều phối diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
Thông tin chi phí và yêu cầu đặc biệt
Phần này cần nêu rõ:
- Các khoản chi phí đã được thanh toán trước (khách sạn, ăn uống, vé tham quan…).
- Những khoản còn lại cần thu hoặc chưa chi (tiền tip, chi phí phát sinh…).
- Ghi chú các yêu cầu đặc biệt của khách như chế độ ăn chay, hỗ trợ xe lăn, giường riêng…
Xác nhận và phê duyệt lệnh điều tour
Cuối cùng, mẫu lệnh điều tour cần có phần chữ ký xác nhận của:
- Điều hành viên soạn lệnh.
- Quản lý phê duyệt.
- Hướng dẫn viên hoặc người nhận lệnh.
Chữ ký này không chỉ đảm bảo thông tin đã được thống nhất mà còn ràng buộc trách nhiệm giữa các bên, tạo cơ sở giải quyết khi phát sinh vấn đề trong quá trình tổ chức tour.
Mẫu lệnh điều tour file Word cho hướng dẫn viên
Để quá trình điều hành và triển khai chuyến đi diễn ra thuận lợi, mẫu lệnh điều tour cần được chuẩn bị đầy đủ với những hạng mục thông tin quan trọng. Mỗi phần nội dung đều đóng vai trò như một mắt xích trong hệ thống vận hành, giúp đội ngũ phối hợp nhịp nhàng và hạn chế tối đa rủi ro.
Click vào đường link để tải mẫu điều lệnh tour về máy tính của bạn: https://drive.google.com/drive/folders/1tSdjXlcZIgsa9k9fYFPmJMTF5NAEkuYo
>> Xem thêm:
Khi nào cần sử dụng lệnh điều tour?
Không phải chuyến du lịch nào cũng bắt buộc có lệnh điều tour nhưng trong một số trường hợp, đây là công cụ hỗ trợ quan trọng giúp điều hành quản lý và phối hợp hiệu quả:
- Tour ghép đoàn với nhiều đối tác: Khi chương trình có sự tham gia của nhiều nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, hướng dẫn viên địa phương… lệnh điều tour giúp tránh chồng chéo hoặc bỏ sót thông tin.
- Tour dài ngày, qua nhiều điểm: Các chuyến đi từ 3 ngày trở lên đòi hỏi sắp xếp tỉ mỉ về lịch trình, phương tiện, lưu trú và hoạt động tham quan, nên cần văn bản điều hành chi tiết.
- Tour quốc tế: Giúp kiểm soát các khâu quan trọng như visa, hộ chiếu, bảo hiểm, vé máy bay và làm việc với đối tác nước ngoài.
- Tour phục vụ khách VIP hoặc yêu cầu đặc biệt: Ghi rõ yêu cầu riêng như ăn chay, xe riêng, phòng hạng sang hoặc hỗ trợ y tế để phục vụ chu đáo.
- Khi cần kiểm soát tiến độ và đối soát sau tour: Lệnh điều tour đóng vai trò như “bản kế hoạch vận hành chính thức”, hỗ trợ theo dõi, đánh giá và đối chiếu kết quả.
Có thể nói, mẫu lệnh điều tour hướng dẫn viên chính là “chìa khóa” để đảm bảo sự chuyên nghiệp, chính xác và an toàn trong mỗi hành trình du lịch. Việc nắm rõ cách lập và triển khai lệnh điều tour giúp các hướng dẫn viên chủ động hơn đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp lữ hành. Nếu bạn là người quan tâm và muốn tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ điều hành tour hay hướng dẫn viên, Liên Việt sẽ là đơn vị đồng hành đáng tin cậy, mọi thắc mắc cần hỗ trợ có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng.
