Quy trình đấu thầu trong xây dựng giúp “sàng lọc” và lựa chọn được nhà thầu phù hợp để thực hiện một dự án xây dựng mới. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chỉn chu, minh bạch để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các nhà thầu.
Và để biết chi tiết hơn về các bước diễn ra quy trình đấu thầu, xin mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Liên Việt!
1 Bước 1. Chuẩn bị
Chuẩn bị là một khâu vô cùng quan trọng trong quy trình đấu thầu nói riêng và tất cả các dự án khác nói chung. Bởi phần chuẩn bị có chỉn chu, đầy đủ thì quá trình đấu thầu mới có thể diễn ra suôn sẻ như dự định.
Theo đó, công đoạn chuẩn bị trong quy trình đấu thầu bao gồm:
- Lập kế hoạch: Đầu tiên, chủ đầu tư cần xác định rõ nhu cầu, mục tiêu cũng như ngân sách dự kiến cho dự án. Muốn đảm bảo kế hoạch thì chủ đầu cần bám sát và phân tích kỹ lưỡng các yếu tố xung quanh như quy mô, phạm vi công việc,…
- Lựa chọn hình thức đấu thầu: Dựa vào những thông tin đã tìm hiểu và thu thập, lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp với dự án của mình. Cân nhắc dựa vào các yếu tố như quy mô, tính chất và khả năng cạnh tranh của thị trường để có được quyết định đúng đắn nhất.
- Lập hồ sơ mời thầu: Cuối cùng, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mời thầu. Hồ sơ này bao gồm thông tin dự án, yêu cầu đối với nhà thầu, hồ sơ dự thầu, thời gian và địa điểm nộp hồ sơ,…
>>> Xem ngay: Hướng dẫn tra cứu thông tin trên mạng đấu thầu quốc gia chi tiết nhất
2 Bước 2: Mời thầu
Sau khi chuẩn bị xong, cần mở thông báo mời thầu để thu hút sự quan tâm từ các nhà thầu tiềm năng.
- Công bố thông báo mời thầu: Sử dụng đa dạng các kênh thông tin, đảm bảo thông báo được phổ biến rộng rãi đến mọi nhà thầu đang có nhu cầu quan tâm như: website, cổng thông tin điện tử về đấu thầu, báo chí,…
- Gửi thông báo mời thầu trực tiếp cho các nhà thầu tiềm năng: Nếu có thể, chủ đầu tư hãy chủ động gửi thông báo mời thầu trực tiếp đến các nhà thầu tiềm năng đã xác định trước đó. Điều này sẽ giúp tăng cơ hội thu hút sự quan tâm từ các nhà thầu chất lượng và có kinh nghiệm trong lĩnh vực.
3 Bước 3. Nộp hồ sơ dự thầu
Bước tiếp theo trong quy trình đấu thầu đó chính là nộp hồ sơ dự thầu. Theo đó, những việc mà các nhà thầu cần lưu ý khi thực hiện ở bước này đó là:
- Mua hồ sơ dự thầu: Trước khi bắt đầu quá trình nộp hồ sơ dự thầu, các nhà thầu cần mua hồ sơ mời thầu theo hướng dẫn được cung cấp trong thông báo mời thầu. Hồ sơ này chứa đựng thông tin chi tiết về dự án xây dựng cũng như các yêu cầu và điều kiện mà nhà thầu cần tuân thủ.
- Chuẩn bị hồ sơ dự thầu: Sau khi có được hồ sơ mời thầu, nhà thầu cần tập trung vào việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu cần được chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo rằng hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được nêu trong hồ sơ mời thầu. Việc chuẩn bị hồ sơ một cách kỹ lưỡng giúp nhà thầu tạo được ấn tượng tốt. Từ đó, gia tăng cơ hội thắng khi đấu thầu.
- Nộp hồ sơ dự thầu: Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ, nhà thầu cần tuân thủ thời gian và địa điểm quy định để nộp hồ sơ dự thầu. Việc này đảm bảo rằng hồ sơ được nộp đúng hạn và không bị loại khỏi quá trình đấu thầu.
4 Bước 4: Mở thầu
Mở thầu – điều này đồng nghĩa với “cuộc chiến” chính thức bắt đầu. Đây là bước quyết định trong quy trình đấu thầu.
- Hội đồng đấu thầu sẽ tiến hành mở thầu và kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ dự thầu đã được nộp. Các tiêu chí kiểm tra bao gồm tính hợp lệ về kỹ thuật, pháp lý và tài chính.
- Công khai thông tin về các hồ sơ dự thầu: Sau khi quá trình kiểm tra được hoàn tất, thông tin về các hồ sơ dự thầu sẽ được công khai để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá từ phía các nhà thầu. Đồng thời, công khai thông tin còn giúp tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh, đảm bảo dự án sẽ được thực hiện bởi những nhà thầu có năng lực và giàu kinh nghiệm.
>>> Tham khảo: Đấu thầu qua mạng là gì? So sánh đấu thầu truyền thống & đấu thầu qua mạng
5 Bước 5: Đánh giá hồ sơ dự thầu
Sau khi mở thầu và công khai thông tin về các hồ sơ dự thầu, hội đồng đấu thầu sẽ tiến hành đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên các tiêu chí quan trọng như kinh nghiệm, năng lực, giá cả cùng nhiều yếu tố khác. Đánh giá này giúp xác định được chính xác nhà thầu có hồ sơ dự thầu đáp ứng tốt các yêu cầu của dự án đặt ra.
6 Bước 6. Ký kết hợp đồng
Sau khi đã chọn được nhà thầu phù hợp, bước tiếp theo là ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Trong hợp đồng sẽ nêu rõ các điều khoản quan trọng, bao gồm:
- Xác định quyền và nghĩa vụ: Hợp đồng sẽ xác định rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên như phương thức thanh toán, chất lượng, quản lý rủi ro cùng nhiều điều kiện pháp lý khác liên quan đến việc thực hiện dự án.
- Giá trị hợp đồng và thời gian thực hiện: Trong hợp đồng cũng sẽ được xác định cụ thể và chi tiết giá trị hợp đồng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh những tranh chấp không đáng có giữa các bên về sau.
>>> Xem thêm: Giải đáp chi tiết: “Đấu thầu tiếng anh là gì?” Ví dụ minh họa
7 Bước 7: Quản lý thực hiện hợp đồng
Ở bước này, chủ đầu tư sẽ đảm nhận vai trò giám sát việc thực hiện hợp đồng. Chủ đầu tư cần thường xuyên kiểm tra tiến độ và chất lượng của công việc để đảm bảo nhà thầu thực hiện đúng cam kết đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
Đồng thời, chủ đầu tư cũng có trách nhiệm thanh toán cho nhà thầu theo tiến độ dự án đang thực hiện. Quá trình thanh toán sẽ được thực hiện dựa vào các khối lượng công việc đã hoàn thành và được đánh giá.
8 Bước 8: Nghiệm thu và hoàn thành dự án
Bước cuối cùng trong quy trình đấu thầu đó là hội đồng nghiệm thu sẽ tiến hành nghiệm thu dự án. Quá trình bao gồm đánh giá chất lượng và tiến độ thực hiện dự án để xác nhận công việc đáp ứng tốt đúng như đề ra trong hợp đồng.
Sau khi dự án đã được nghiệm thu và chấp nhận, chủ đầu tư xác nhận dự án đã hoàn thành và thực hiện thanh toán cho nhà thầu. Đây cũng chính là bước ngoặt đánh dấu sự kết thúc của quy trình đấu thầu. Đồng thời, xác nhận nhà thầu đã được thanh toán đầy đủ cho công việc họ đã thực hiện.
Lưu ý: Quy trình đấu thầu có thể thay đổi tùy theo loại hình dự án, quy mô dự án và quy định của pháp luật.
Trên đây là đầy đủ các bước diễn ra trong quy trình đấu thầu. Hy vọng qua bài viết của Liên Việt, các nhà quản lý, các tập thể, cá nhân đã có thêm những kiến thức hữu ích để tham gia đấu thầu một cách công bằng và hiệu quả.
