Thủ tục mở văn phòng tư vấn du học đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng 2 điều kiện cốt lõi: đăng ký ngành nghề tư vấn du học và sở hữu nhân sự có bằng đại học, ngoại ngữ bậc 4 cùng chứng chỉ nghiệp vụ. Hồ sơ xin cấp phép gửi về Sở Giáo dục và Đào tạo với thời hạn thẩm định 15 ngày làm việc.
Hoạt động cấp phép kinh doanh dịch vụ tư vấn du học chịu sự điều chỉnh của Luật Giáo dục 2019, Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Nghị định 135/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Nghị định 135/2018/NĐ-CP đã chính thức bãi bỏ điều kiện ký quỹ 500 triệu đồng và bãi bỏ các yêu cầu cứng nhắc về cơ sở vật chất, tập trung siết chặt năng lực chuyên môn và chứng chỉ nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự trực tiếp tư vấn.
Văn phòng tư vấn du học là gì?
Văn phòng tư vấn du học là đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh của doanh nghiệp, trung tâm được thành lập hợp pháp để thực hiện dịch vụ tư vấn du học. Đơn vị này đại diện cho công ty tiếp xúc trực tiếp với học sinh, sinh viên và phụ huynh nhằm giới thiệu các chương trình du học phù hợp.
- Nghiên cứu thị trường và nhu cầu du học tại địa phương.
- Tư vấn định hướng ngành học, chọn trường và quốc gia du học.
- Hỗ trợ học sinh hoàn thiện hồ sơ xin học bổng và thủ tục xin visa.
- Tổ chức các hội thảo tuyển sinh và kết nối đại diện các trường quốc tế.
Việc mở văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới tuyển sinh, gia tăng uy tín thương hiệu và hỗ trợ học viên giải quyết thủ tục kịp thời.
Điều kiện mở văn phòng tư vấn du học theo quy định mới nhất
Để mở văn phòng tư vấn du học hoặc thành lập trung tâm tư vấn du học, tổ chức kinh doanh cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý theo Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Nghị định 135/2018/NĐ-CP. Hai điều kiện tiên quyết bao gồm tư cách pháp nhân của tổ chức và chuẩn năng lực của đội ngũ nhân sự.
Điều kiện về tư cách pháp nhân và ngành nghề đăng ký
Tổ chức đề nghị cấp phép phải là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp, hoặc đơn vị sự nghiệp có chức năng kinh doanh dịch vụ tư vấn du học. Doanh nghiệp cần đăng ký mã ngành kinh doanh dịch vụ tư vấn du học trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước khi nộp hồ sơ xin cấp phép tại Sở Giáo dục và Đào tạo.
Doanh nghiệp cần có địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp và không sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ ngoài lãnh thổ Việt Nam. Địa điểm đặt văn phòng phải có hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp lệ nhằm đảm bảo tính ổn định trong suốt quá trình hoạt động.
Điều kiện về nhân sự trực tiếp tư vấn du học
Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 135/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 107 Nghị định 46/2017/NĐ-CP, đội ngũ nhân viên trực tiếp thực hiện tư vấn du học phải đáp ứng đồng thời 3 tiêu chuẩn bắt buộc sau đây:
- Có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên ở các chuyên ngành đào tạo phù hợp.
- Có năng lực sử dụng ít nhất một ngoại ngữ từ bậc 4 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc các chứng chỉ quốc tế tương đương.
- Bắt buộc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học do các cơ sở giáo dục đại học được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo và cấp phát.
Nhiều cá nhân vẫn lầm tưởng mở văn phòng tư vấn du học bắt buộc phải ký quỹ ngân hàng 500 triệu đồng. Quy định này đã được Nghị định 135/2018/NĐ-CP bãi bỏ hoàn toàn. Doanh nghiệp chỉ cần kê khai vốn điều lệ phù hợp với quy mô thực tế khi đăng ký doanh nghiệp mà không phải đóng tiền ký quỹ phong tỏa tài khoản.
Thủ tục mở văn phòng tư vấn du học chi tiết
Thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học được thực hiện tại Sở Giáo dục và Đào tạo nơi doanh nghiệp đặt văn phòng hoặc trụ sở chi nhánh. Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây.
Hồ sơ xin cấp giấy phép mở văn phòng tư vấn du học
Bộ hồ sơ đề nghị cấp phép tư vấn du học theo khoản 2 Điều 108 Nghị định 46/2017/NĐ-CP bao gồm các văn bản sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học theo mẫu quy định. Nội dung nêu rõ mục tiêu, phạm vi hoạt động, khả năng phát triển và phương án xử lý rủi ro cho người học.
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập tổ chức.
- Danh sách trích ngang đội ngũ nhân viên trực tiếp tư vấn du học kèm bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ ngoại ngữ bậc 4 và chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt văn phòng.
Quy trình 4 bước thẩm định và cấp phép trong 15 ngày làm việc
Quy trình xin cấp giấy phép hoạt động dịch vụ tư vấn du học được thực hiện tuần tự qua 4 bước hành chính:
Bảng tổng hợp điều kiện và hồ sơ xin cấp phép văn phòng tư vấn du học
Dưới đây là bảng tổng hợp các hạng mục cần chuẩn bị khi mở văn phòng tư vấn du học giúp doanh nghiệp dễ dàng rà soát trước khi nộp hồ sơ:
| Hạng mục | Quy định chi tiết | Căn cứ pháp lý | Khuyến nghị thực hiện |
|---|---|---|---|
| Giấy phép kinh doanh | Đăng ký ngành nghề dịch vụ tư vấn du học hợp lệ | Luật Doanh nghiệp 2020 | Đăng ký mã ngành trước khi nộp hồ sơ |
| Trình độ nhân viên | Tốt nghiệp đại học trở lên ở các ngành phù hợp | Nghị định 135/2018/NĐ-CP | Kiểm tra bản sao công chứng bằng đại học |
| Trình độ ngoại ngữ | Ngoại ngữ từ bậc 4 trở lên theo KNLNN 6 bậc | Nghị định 135/2018/NĐ-CP | Sử dụng chứng chỉ VSTEP B2 hoặc tương đương |
| Nghiệp vụ tư vấn du học | Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ chuẩn Bộ GD&ĐT | Thông tư 01/2022/TT-BGDĐT | Hoàn thành khóa học trước khi nộp hồ sơ |
| Thời gian xử lý | 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ | Nghị định 46/2017/NĐ-CP | Theo dõi phiếu hẹn một cửa của Sở GD&ĐT |
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ mở văn phòng tư vấn du học bị từ chối
Trong quá trình thẩm định hồ sơ, Sở Giáo dục và Đào tạo thường phát hiện một số sai sót phổ biến sau khiến doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc bị từ chối cấp phép:
- Nhân viên tư vấn thiếu chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học do cơ sở đào tạo chuẩn Bộ GD&ĐT cấp.
- Chứng chỉ ngoại ngữ của nhân sự không đáp ứng trình độ từ bậc 4 trở lên, hoặc nộp chứng chỉ từ các đơn vị không thuộc danh mục được công nhận.
- Đề án hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn du học viết sơ sài, thiếu phương án quản lý rủi ro khi học sinh gặp sự cố tại nước ngoài.
- Hợp đồng thuê địa điểm đặt văn phòng thiếu công chứng hoặc địa chỉ kinh doanh không rõ ràng, thuộc khu vực tranh chấp.
Tuyển sinh bồi dưỡng chứng chỉ tư vấn du học chuẩn quy định
Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học là điều kiện pháp lý bắt buộc để hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép văn phòng tư vấn du học. Liên Việt Education là đơn vị tư vấn tuyển sinh uy tín, liên kết cùng các cơ sở giáo dục đại học được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ bồi dưỡng.
Học viên tham gia khóa học được trang bị đầy đủ kiến thức về pháp luật giáo dục, kỹ năng tư vấn du học quốc tế và quy trình ký kết hợp đồng dịch vụ. Lịch học online vào các buổi tối hoặc cuối tuần giúp học viên chủ động thời gian học tập mà vẫn đảm bảo công việc hàng ngày.
