Công tác lưu trữ làm những việc gì? Công tác văn thư lưu trữ của Đảng, nhà nước có những yêu cầu, tiêu chuẩn gì? Ứng dụng ISO trong công tác lưu trữ gồm những gì? Mời quý học viên theo dõi nội dung bài viết để cập nhật những thông tin mới nhất.
1 Công tác lưu trữ là gì?
Công tác lưu trữ là tổng thể các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ nhằm bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu đang được lưu trữ.
Xem thêm: Bạn đang muốn viết một luận văn về công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Cần những nội dung gì để bài viết trở nên đầy đủ và thuyết phục? Hãy đọc bài viết “Luận văn về công tác văn thư, lưu trữ” để tìm hiểu cách viết một luận văn hiệu quả, thu hút sự chú ý của người đọc.
2 Công tác lưu trữ làm những gì?
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc : thu thâp, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:
Thu thập tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lưu trữ là việc lấy tài liệu lưu trữ từ các nguồn khác nhau để đưa vào lưu trữ. Việc này rất quan trọng, cần được thực hiện thường xuyên, liên tục tại các cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ bao gồm việc lấy tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân và bổ sung vào các phông lưu trữ. Việc này giúp cho các tài liệu lưu trữ được bảo quản tập trung, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị.
Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc sắp xếp, phân loại tài liệu theo đúng quy định của pháp luật. Việc này giúp tài liệu được cập nhật, chính xác và dễ dàng tìm kiếm
Xác định giá trị tài liệu
Trong công tác lưu trữ cần xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Việc này phục vụ việc sắp xếp phân loại tài liệu một cách tốt hơn.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo đảm tài liệu được an toàn, bền vững, tránh bị hư hỏng, thất lạc.
Thống kê tài liệu
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, tổng hợp, phân tích, đánh giá số liệu về tài liệu lưu trữ nhằm nắm bắt tình hình, thực trạng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Sử dụng tài liệu
Cuối cùng là việc sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Phục vụ các công việc yêu cầu của cá nhân(người có nhu cầu) với tài liệu được lưu trữ.
Xem thêm: Bạn muốn theo đuổi sự nghiệp trong ngạch văn thư lưu trữ và mong muốn sở hữu văn bằng 2 uy tín? Chương trình đào tạo văn bằng 2 văn thư lưu trữ của Đại học Nội vụ sẽ là lựa chọn phù hợp. Bài viết “Văn bằng 2 văn thư lưu trữ Đại học Nội vụ” sẽ giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp để nâng cao năng lực và phát triển sự nghiệp
3 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ văn thư
Trong sự phát triển của các nghề liên quan đến văn phòng, công tác lưu trữ là một nghề không thể bỏ qua. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ được thể hiện qua những yếu tố sau:
Đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các cơ quan, đơn vị. Đặc biệt, công việc Nhà nước đòi hỏi phải có thông tin chính xác và đầy đủ. Đồng thời, thông tin sẽ được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Thông tin bằng văn bản sẽ là thông tin kịp thời và chính xác nhất.
Giữ lại đầy đủ tài liệu chứng cứ liên quan
Công tác lưu trữ đảm bảo giữ nguyên vẹn mọi chứng cứ liên quan đến cơ quan, tổ chức. Các tổ chức được yêu cầu lưu giữ tất cả các giấy tờ, tài liệu trong quá trình hoạt động. Nội dung văn bản cần phản ánh chính xác, toàn diện và đầy đủ các hoạt động của cơ quan. Tài liệu lưu trữ cũng là bằng chứng pháp lý về sự minh bạch của các cơ quan.
Giữ gìn và bổ sung hồ sơ
Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hồ sơ được sắp xếp, sạch đẹp, đảm bảo số lượng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ. Ngoài ra, công việc này còn bổ sung các giấy tờ một cách nhanh chóng và kịp thời. Những tài liệu này cũng là nguồn bổ sung cho tài liệu cho quốc gia, được giao nộp cho lưu trữ các cơ quan.
Công tác lưu trữ tại cơ quan tuy có từ lâu đời nhưng trong những năm gần đây, nhiều người cho rằng đó chỉ là công việc mang tính công vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng. Công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Đây là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào.
Bạn đang tìm kiếm cơ hội học tập ngành văn thư lưu trữ ở bậc trung cấp? Bài viết “Trung cấp văn thư lưu trữ” sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin về các trường đào tạo, chương trình học, và những cơ hội nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp
4 So sánh công tác lưu trữ và văn thư lưu trữ
Văn thư lưu trữ và công tác lưu trữ là hai khái niệm có liên quan mật thiết với nhau, tuy nhiên cũng có những điểm khác biệt nhất định.
| Đặc điểm | Văn thư lưu trữ | Công tác lưu trữ |
| Khái niệm | Là một khái niệm rộng hơn, bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến văn thư, lưu trữ | Là một phần của văn thư lưu trữ, bao gồm các hoạt động thu thập, bảo quản, và sử dụng tài liệu |
| Nội dung | Bao gồm các hoạt động: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ; bảo quản, sử dụng tài liệu | Bao gồm các hoạt động: thu thập, bảo quản, và sử dụng tài liệu |
| Vai trò | Bảo đảm cho các hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện trôi chảy, hiệu quả | Bảo tồn và phát huy giá trị của các tài liệu văn thư, lưu trữ |
| Chủ thể thực hiện | Các cơ quan, tổ chức | Các cơ quan, tổ chức có chức năng lưu trữ |
Trên đây là tổng hợp những thông tin về công tác lưu trữ văn thư. Hy vọng học viên đã nắm được những thông tin cơ bản về chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư lưu trữ và tầm quan trọng của việc trau dồi kỹ năng khi trở thành nhân viên văn thư. Mọi thông tin thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
