Ngạch văn thư lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định vị trí việc làm, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và chế độ tiền lương cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập. Nắm vững mã số và hệ số lương giúp người lao động chủ động xây dựng lộ trình thăng tiến sự nghiệp vững chắc.
Thực tế hiện nay nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa ngạch công chức văn thư và chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ, cũng như chưa nắm rõ cách xếp bậc lương theo mức lương cơ sở mới nhất. Việc cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành sẽ giúp cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm đầy đủ quyền lợi chính đáng của mình.
Bài viết dưới đây tổng hợp chi tiết các quy định về mã số ngạch văn thư lưu trữ, tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bảng tính hệ số lương chi tiết theo mức lương cơ sở mới nhất và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ chứng chỉ chuẩn ngạch 2026.
Hệ thống mã số chức danh, tiêu chuẩn năng lực và chế độ tiền lương của ngạch văn thư lưu trữ được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Thông tư 02/2021/TT-BNV: Quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư.
- Thông tư 06/2022/TT-BNV: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 02/2021/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và xếp lương viên chức chuyên ngành văn thư.
- Thông tư 07/2022/TT-BNV: Quy định mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và xếp lương đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ trong đơn vị sự nghiệp công lập.
- Nghị định 204/2004/NĐ-CP: Quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
- Nghị định 73/2024/NĐ-CP: Quy định mức lương cơ sở đối với cán bộ, công chức, viên chức là 2.340.000 đồng/tháng kể từ ngày 01/07/2024.
Phân loại ngạch văn thư lưu trữ và mã số chức danh
Ngạch văn thư lưu trữ là tên gọi chung thường được người lao động sử dụng để chỉ các chức danh công chức, viên chức làm việc trong lĩnh vực quản lý văn bản, điều hành hành chính và thu thập, bảo quản hồ sơ tài liệu. Theo quy định pháp luật hiện hành, hệ thống chức danh này được phân chia thành hai nhóm chính với các mã số riêng biệt.
Đối với công chức chuyên ngành văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước, Thông tư 02/2021/TT-BNV quy định gồm 3 ngạch chính: Văn thư viên chính (mã số 02.006), Văn thư viên (mã số 02.007) và Văn thư viên trung cấp (mã số 02.008). Các ngạch này đảm nhiệm công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và quản lý con dấu.
Đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ lịch sử hoặc đơn vị sự nghiệp công lập, Thông tư 07/2022/TT-BNV quy định 3 chức danh nghề nghiệp: Lưu trữ viên chính (mã số V.01.02.01), Lưu trữ viên (mã số V.01.02.02) và Lưu trữ viên trung cấp (mã số V.01.02.03).
| Ngạch công chức văn thư | Mã ngạch công chức | Chức danh viên chức lưu trữ | Mã số viên chức | Khung hệ số lương |
|---|---|---|---|---|
| Văn thư viên chính | 02.006 | Lưu trữ viên chính (hạng II) | V.01.02.01 | 4.40 – 6.78 |
| Văn thư viên | 02.007 | Lưu trữ viên (hạng III) | V.01.02.02 | 2.34 – 4.98 |
| Văn thư viên trung cấp | 02.008 | Lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) | V.01.02.03 | 1.86 – 4.06 |
Mỗi ngạch chức danh có bảng mô tả công việc, trách nhiệm và yêu cầu năng lực khác nhau. Người đảm nhận vị trí ngạch càng cao đòi hỏi trình độ lý luận, kỹ năng quản lý và thâm niên công tác càng dày dặn.
Tiêu chuẩn chuyên môn và trình độ đào tạo ngạch văn thư lưu trữ
Để được tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc xét chuyển đổi vào từng ngạch văn thư lưu trữ, người lao động cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn nghiệp vụ và văn bằng chứng chỉ đào tạo theo quy định của Bộ Nội vụ.
Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp yêu cầu cán bộ phải tuyệt đối trung thực, khách quan, có tinh thần trách nhiệm cao, giữ bí mật thông tin tài liệu nhà nước và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý văn bản.
Tiêu chuẩn ngạch văn thư viên chính và lưu trữ viên chính
Ngạch văn thư viên chính (mã số 02.006) và lưu trữ viên chính (mã số V.01.02.01) là những chức danh có yêu cầu cao nhất về chuyên môn, đảm nhiệm vai trò chủ trì xây dựng quy chế, hướng dẫn chuyên môn và chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan.
Về trình độ đào tạo, người giữ ngạch cần có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ngành văn thư lưu trữ hoặc lưu trữ học. Trường hợp tốt nghiệp đại học ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp theo đúng quy định.
Đồng thời, ứng viên cần có thời gian giữ ngạch văn thư viên, lưu trữ viên hoặc tương đương từ đủ 09 năm trở lên (không kể thời gian tập sự). Nếu có bằng thạc sĩ thì thời gian giữ ngạch từ đủ 08 năm, có bằng tiến sĩ từ đủ 06 năm trở lên.
Tiêu chuẩn ngạch văn thư viên và lưu trữ viên
Ngạch văn thư viên (mã số 02.007) và lưu trữ viên (mã số V.01.02.02) thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trực tiếp như lập hồ sơ công việc, tiếp nhận và phát hành văn bản, chỉnh lý tài liệu, quản lý kho lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong số hóa tài liệu.
Về trình độ đào tạo, yêu cầu có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ngành văn thư lưu trữ hoặc ngành lưu trữ học. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì bắt buộc phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Trường hợp thăng hạng hoặc nâng ngạch từ trung cấp lên văn thư viên, lưu trữ viên thì phải có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp hoặc tương đương từ đủ 03 năm trở lên.
Tiêu chuẩn ngạch văn thư viên trung cấp và lưu trữ viên trung cấp
Ngạch văn thư viên trung cấp (mã số 02.008) và lưu trữ viên trung cấp (mã số V.01.02.03) thực hiện các công việc thừa hành, hỗ trợ công tác văn thư, tiếp nhận công văn, lập danh mục văn bản, sắp xếp tài liệu vào kho và phục vụ tra cứu tài liệu thông thường.
Yêu cầu trình độ tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành văn thư lưu trữ hoặc lưu trữ học. Nếu tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành khác thì phải hoàn thành khóa học và có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật.
Hệ số lương và bảng tính lương ngạch văn thư lưu trữ chi tiết 2026
Chế độ tiền lương đối với ngạch văn thư lưu trữ được thực hiện theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 02/2021/TT-BNV, Thông tư 07/2022/TT-BNV. Mức lương thực nhận tính bằng công thức: Lương = Hệ số lương x Mức lương cơ sở.
Căn cứ Nghị định 73/2024/NĐ-CP, mức lương cơ sở áp dụng từ ngày 01/07/2024 là 2.340.000 đồng/tháng. Dưới đây là bảng tính chi tiết hệ số lương và mức lương theo từng bậc lương đối với từng ngạch chức danh cụ thể.
Bảng lương ngạch văn thư viên chính và lưu trữ viên chính
Ngạch văn thư viên chính (02.006) và lưu trữ viên chính (V.01.02.01) áp dụng bảng lương công chức loại A2, nhóm 1 (A2.1), có hệ số lương khởi điểm từ 4.40 đến 6.78 gồm 8 bậc lương cụ thể:
| Bậc lương | Hệ số lương | Mức lương cơ sở (VNĐ) | Tiền lương thực nhận (VNĐ/tháng) |
|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 4.40 | 2.340.000 | 10.296.000 |
| Bậc 2 | 4.74 | 2.340.000 | 11.091.600 |
| Bậc 3 | 5.08 | 2.340.000 | 11.887.200 |
| Bậc 4 | 5.42 | 2.340.000 | 12.682.800 |
| Bậc 5 | 5.76 | 2.340.000 | 13.478.400 |
| Bậc 6 | 6.10 | 2.340.000 | 14.274.000 |
| Bậc 7 | 6.44 | 2.340.000 | 15.069.600 |
| Bậc 8 | 6.78 | 2.340.000 | 15.865.200 |
Bảng lương ngạch văn thư viên và lưu trữ viên
Ngạch văn thư viên (02.007) và lưu trữ viên (V.01.02.02) áp dụng bảng lương công chức, viên chức loại A1, có hệ số lương khởi điểm từ 2.34 đến 4.98 với 9 bậc lương cụ thể:
| Bậc lương | Hệ số lương | Mức lương cơ sở (VNĐ) | Tiền lương thực nhận (VNĐ/tháng) |
|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 2.34 | 2.340.000 | 5.475.600 |
| Bậc 2 | 2.67 | 2.340.000 | 6.247.800 |
| Bậc 3 | 3.00 | 2.340.000 | 7.020.000 |
| Bậc 4 | 3.33 | 2.340.000 | 7.792.200 |
| Bậc 5 | 3.66 | 2.340.000 | 8.564.400 |
| Bậc 6 | 3.99 | 2.340.000 | 9.336.600 |
| Bậc 7 | 4.32 | 2.340.000 | 10.108.800 |
| Bậc 8 | 4.65 | 2.340.000 | 10.881.000 |
| Bậc 9 | 4.98 | 2.340.000 | 11.653.200 |
Bảng lương ngạch văn thư viên trung cấp và lưu trữ viên trung cấp
Ngạch văn thư viên trung cấp (02.008) và lưu trữ viên trung cấp (V.01.02.03) áp dụng bảng lương công chức, viên chức loại B, có hệ số lương khởi điểm từ 1.86 đến 4.06 với 12 bậc lương cụ thể:
| Bậc lương | Hệ số lương | Mức lương cơ sở (VNĐ) | Tiền lương thực nhận (VNĐ/tháng) |
|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 1.86 | 2.340.000 | 4.352.400 |
| Bậc 2 | 2.06 | 2.340.000 | 4.820.400 |
| Bậc 3 | 2.26 | 2.340.000 | 5.288.400 |
| Bậc 4 | 2.46 | 2.340.000 | 5.756.400 |
| Bậc 5 | 2.66 | 2.340.000 | 6.224.400 |
| Bậc 6 | 2.86 | 2.340.000 | 6.692.400 |
| Bậc 7 | 3.06 | 2.340.000 | 7.160.400 |
| Bậc 8 | 3.26 | 2.340.000 | 7.628.400 |
| Bậc 9 | 3.46 | 2.340.000 | 8.096.400 |
| Bậc 10 | 3.66 | 2.340.000 | 8.564.400 |
| Bậc 11 | 3.86 | 2.340.000 | 9.032.400 |
| Bậc 12 | 4.06 | 2.340.000 | 9.500.400 |
Bên cạnh mức lương cơ bản theo hệ số, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn có thể được hưởng các khoản phụ cấp nghề nghiệp như phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm công việc hoặc phụ cấp thâm niên vượt khung tùy theo tính chất công việc và vị trí công tác tại đơn vị.
Quy định về bổ nhiệm và chuyển xếp ngạch văn thư lưu trữ
Việc bổ nhiệm và xếp lương đối với người trúng tuyển hoặc chuyển ngạch được quy định cụ thể tại Nghị định 115/2020/NĐ-CP và hướng dẫn chuyên môn của Bộ Nội vụ:
Bổ nhiệm khi hết thời gian tập sự: Người hoàn thành thời gian tập sự đạt yêu cầu sẽ được bổ nhiệm vào chức danh nghề nghiệp tương ứng. Nếu được bổ nhiệm ngạch văn thư viên trung cấp có trình độ trung cấp thì xếp bậc 1 (hệ số 1.86); có trình độ cao đẳng trở lên được xếp bậc 2 (hệ số 2.06).
Đối với ngạch văn thư viên, người có trình độ đại học được xếp bậc 1 (hệ số 2.34); trình độ thạc sĩ xếp bậc 2 (hệ số 2.67); trình độ tiến sĩ xếp bậc 3 (hệ số 3.00).
Bổ nhiệm khi thi hoặc xét nâng ngạch, thăng hạng: Cán bộ, công chức, viên chức trúng tuyển kỳ thi hoặc xét nâng ngạch, thăng hạng chức danh nghề nghiệp được chuyển xếp vào ngạch mới theo quy định tại Thông tư 02/2007/TT-BNV, bảo đảm nguyên tắc xếp vào bậc có hệ số lương cao hơn gần nhất so với hệ số đang hưởng.
Trong quá trình chuẩn bị thi tuyển hoặc nâng ngạch, việc rèn luyện kỹ năng phỏng vấn và hoàn thiện bài tham luận chuyên môn giúp học viên tự tin đạt kết quả cao.
Tư vấn tuyển sinh và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ chứng chỉ ngạch văn thư
Nhằm hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trên toàn quốc kịp thời chuẩn hóa văn bằng chứng chỉ phục vụ kỳ thi tuyển dụng, nâng ngạch hoặc thăng hạng chức danh nghề nghiệp, Liên Việt Education là đơn vị tư vấn tuyển sinh và hỗ trợ thủ tục hồ sơ bồi dưỡng chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trữ liên kết cùng các cơ sở đào tạo uy tín.
Học viên tham gia chương trình được tư vấn kỹ lưỡng về tiêu chuẩn từng ngạch, tiếp cận lộ trình học trực tuyến thuận tiện vào các buổi tối hoặc cuối tuần và nhận chứng chỉ bồi dưỡng chuẩn quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ.
Thông tin liên hệ tư vấn và tiếp nhận hồ sơ:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC LIÊN VIỆT
Hà Nội:
- Số 17, ngõ 167 Tây Sơn, Phường Kim Liên, TP Hà Nội
- Số 87 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội
Hồ Chí Minh:
- Số 352 đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, TP.HCM
Hotline: 0962.780.856
Email: lienhe@lienviet.edu.vn
Website: https://lienviet.edu.vn/
