Tổng hợp bộ tài liệu ôn thi viên chức văn thư lưu trữ mới nhất cùng cấu trúc đề thi 2 vòng và hướng dẫn ôn tập chi tiết. Kỳ thi tuyển dụng viên chức văn thư lưu trữ tại các trường học, cơ quan và đơn vị sự nghiệp công lập đòi hỏi người dự tuyển phải nắm vững hệ thống pháp lý cùng kỹ năng xử lý hồ sơ thực tế.
Bài viết này hệ thống toàn bộ cấu trúc 2 vòng thi tuyển, danh mục văn bản quy phạm pháp luật bắt buộc và bộ câu hỏi đề thi mẫu có gợi ý đáp án để bạn chủ động ôn luyện đạt kết quả cao.
Cấu trúc đề thi viên chức văn thư lưu trữ theo quy định mới nhất 2026
Căn cứ theo Nghị định 115/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2023/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, kỳ thi tuyển dụng chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ được tiến hành qua 2 vòng thi độc lập.
| Vòng thi | Hình thức thực hiện | Nội dung kiểm tra | Thời gian & Thang điểm |
|---|---|---|---|
| Vòng 1 | Thi trắc nghiệm trên máy tính hoặc trên giấy (hoặc xét duyệt hồ sơ nếu đơn vị tổ chức xét tuyển) | Gồm 3 phần: Kiến thức chung (hiểu biết về pháp luật viên chức, chủ trương, đường lối); Ngoại ngữ (tiếng Anh theo khung năng lực 6 bậc); Tin học văn phòng (nếu thi trên giấy). | Kiến thức chung: 60 câu (60 phút); Ngoại ngữ: 30 câu (30 phút); Tin học: 30 câu (30 phút). Trả lời đúng từ 50% số câu mỗi phần để vào Vòng 2. |
| Vòng 2 | Môn nghiệp vụ chuyên ngành (Phỏng vấn trực tiếp, thi viết hoặc thi thực hành) | Kiểm tra năng lực chuyên môn, quy trình quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư. | Phỏng vấn: 30 phút (chuẩn bị 15 phút); Thi viết: 180 phút; Thi thực hành: theo đề bài. Thang điểm 100, đạt từ 50 điểm trở lên. |
Đối với hình thức xét tuyển viên chức, Hội đồng tuyển dụng sẽ kiểm tra điều kiện tại Phiếu đăng ký dự tuyển ở Vòng 1. Nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về trình độ đào tạo và chứng chỉ chuyên môn, thí sinh sẽ được tham dự ngay Vòng 2 môn nghiệp vụ chuyên ngành.
Để hình dung chi tiết các đầu việc thực tế trong ca làm việc hàng ngày của một nhân viên văn thư tại trường học hay cơ quan hành chính, bạn có thể tham khảo bài viết phân tích mô tả công việc văn thư lưu trữ trước khi bước vào phòng thi.
Tổng hợp tài liệu ôn thi viên chức văn thư lưu trữ chuẩn văn bản pháp luật
Bộ tài liệu ôn thi viên chức văn thư lưu trữ được chia thành 2 phần rõ rệt: phần kiến thức quản lý nhà nước chung và phần nghiệp vụ chuyên ngành văn thư lưu trữ. Nắm chắc văn bản gốc giúp thí sinh dẫn chiếu chính xác điều, khoản và không bị trừ điểm khi làm bài thi viết hoặc phỏng vấn.
1. Luật Viên chức số 58/2010/QH12 và Luật số 52/2019/QH14: Nắm vững quyền, nghĩa vụ của viên chức, nguyên tắc hoạt động nghề nghiệp, tuyển dụng và chế độ hợp đồng làm việc.
2. Nghị định 115/2020/NĐ-CP và Nghị định 85/2023/NĐ-CP: Quy định về tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, xếp lương và quản lý viên chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
3. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư: Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quản lý văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơ quan nhà nước.
4. Thông tư 02/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư (Văn thư viên chính mã số 02.006, Văn thư viên mã số 02.007, Văn thư viên trung cấp mã số 02.008).
5. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025): Nắm vững hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Khi tìm hiểu các quy định về quản lý hồ sơ và văn bản hành chính, bạn nên tra cứu thêm bài viết tổng hợp các nghị định về văn thư lưu trữ để nắm được lộ trình chuyển đổi giữa các văn bản quy phạm pháp luật.
Bộ câu hỏi đề thi mẫu và gợi ý đáp án nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Dưới đây là một số câu hỏi trọng tâm thường xuyên xuất hiện trong đề thi môn nghiệp vụ chuyên ngành văn thư lưu trữ qua các kỳ thi tuyển dụng viên chức, kèm gợi ý khung trả lời chuẩn xác theo quy định hiện hành.
Câu hỏi 1: Anh (chị) hãy nêu các nguyên tắc trong hoạt động nghề nghiệp của viên chức được quy định tại Luật Viên chức?
Gợi ý trả lời: Căn cứ theo Điều 6 Luật Viên chức số 58/2010/QH12, hoạt động nghề nghiệp của viên chức tuân thủ 4 nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Tuân thủ pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động nghề nghiệp.
- Tận tụy phục vụ nhân dân, tôn trọng và lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân.
- Tuân thủ quy chế, quy trình hoạt động nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của từng chuyên ngành.
- Chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và của nhân dân.
Câu hỏi 2: Anh (chị) hãy cho biết trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP?
Gợi ý trả lời: Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp quản lý, phát hành văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo thẩm quyền.
Câu hỏi 3: Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm những thành phần chính nào?
Gợi ý trả lời: Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm 9 thành phần chính bắt buộc:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận văn bản.
Ngoài 9 thành phần chính nêu trên, văn bản hành chính có thể có thêm các thành phần bổ sung như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
Để chuẩn bị kỹ lưỡng cho phần thi Vòng 2, bạn có thể tham khảo danh sách các tình huống ứng xử và câu hỏi phỏng vấn văn thư lưu trữ thường gặp để tự tin xử lý trước Hội đồng chấm thi.
Bạn cũng có thể tải về các bộ đề thi tham khảo phục vụ quá trình tự luyện:
- Bộ đề thi tuyển văn thư ngành giáo dục có đáp án
- Đáp án và câu hỏi trắc nghiệm đề thi văn thư lưu trữ
- Ngân hàng câu hỏi trắc nghiệm thi tuyển chuyên ngành văn thư
Kinh nghiệm và mẹo ôn thi viên chức văn thư lưu trữ đạt điểm cao
Quá trình ôn thi viên chức văn thư đòi hỏi sự chính xác cao về mặt từ ngữ và cấu trúc văn bản. Thí sinh nên áp dụng những phương pháp học tập khoa học sau để tối ưu hiệu quả ôn luyện:
1. Học theo sơ đồ tư duy (Mindmap): Hãy vẽ nhánh cây cho các quy trình cốt lõi gồm quy trình quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2. Rèn luyện kỹ năng nhận diện lỗi thể thức: Đề thi thực hành hoặc thi viết rất hay đưa ra một văn bản mẫu bị cố tình xếp sai vị trí Quốc hiệu, sai font chữ, sai cỡ chữ, thiếu số ký hiệu hoặc sai thẩm quyền ký. Nắm chắc Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp bạn phát hiện lỗi sai trong vài giây.
3. Bình tĩnh và dứt khoát trong vòng phỏng vấn: Khi bốc thăm câu hỏi nghiệp vụ, hãy dành 15 phút chuẩn bị để gạch các đầu dòng chính ra giấy nháp. Khi trả lời, hãy dẫn chiếu rõ ràng theo từng điều khoản luật để ban giám khảo đánh giá cao sự vững vàng chuyên môn.
Tiêu chuẩn chứng chỉ bồi dưỡng chức danh văn thư lưu trữ
Theo Thông tư 02/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ, thí sinh đăng ký dự tuyển viên chức văn thư lưu trữ cần đáp ứng đủ tiêu chuẩn về trình độ đào tạo tương ứng với từng ngạch chức danh nghề nghiệp.
Trường hợp thí sinh tốt nghiệp các chuyên ngành khác như sư phạm, luật, quản trị văn phòng, kế toán, bạn bắt buộc phải có chứng chỉ văn thư lưu trữ hoặc chứng chỉ bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp để hồ sơ dự tuyển hợp lệ.
Nhiều thí sinh chủ quan không chuẩn bị trước chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư dẫn đến việc hồ sơ bị loại ngay tại Vòng 1 xét tuyển, bỏ lỡ cơ hội tham gia kỳ thi tuyển dụng của đơn vị.
Hy vọng toàn bộ hệ thống văn bản pháp luật, đề thi mẫu và tài liệu ôn thi viên chức văn thư lưu trữ trên đây sẽ giúp bạn có định hướng ôn luyện bài bản và tự tin chinh phục kỳ thi tuyển dụng sắp tới.
