Liên Việt Education - Đào tạo chứng chỉ công chức, viên chức hàng đầu Việt Nam
  • Trang chủ
  • Giới thiệu
  • Tuyển sinh
    • Chứng chỉ chuyên viên
    • Chứng chỉ chuyên viên chính
    • Chứng chỉ lãnh đạo cấp phòng
    • Chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm
    • Chứng chỉ chức danh nghề nghiệp
    • Chứng chỉ môi giới bất động sản
  • Đào tạo
    • Nghiệp vụ sư phạm
    • Chức danh nghề nghiệp
    • Chuyên viên
    • Chuyên viên chính
    • Lãnh đạo cấp phòng
    • Môi giới bất động sản
  • Thông báo
    • Lớp chức danh nghề nghiệp
    • Lớp chuyên viên
    • Lớp chuyên viên chính
    • Lớp lãnh đạo cấp phòng
    • Lớp môi giới bất động sản
    • Lớp nghiệp vụ sư phạm
  • Tuyển dụng
Tư vấn miễn phí
Liên Việt Education - Đào tạo chứng chỉ công chức, viên chức hàng đầu Việt Nam

Mô tả công việc văn thư lưu trữ, kỹ năng văn thư gồm những gì?

21/12/2022
in Văn thư lưu trữ
0

Văn thư lưu trữ là gì? Công việc của nhân viên văn thư lưu trữ và các kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư cụ thể ra sao? Bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết thông qua bản mô tả công việc văn thư lưu trữ nhé. 

Mục lục

  • 1 Mô tả công việc văn thư lưu trữ
  • 2 Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ
  • 3 Những kỹ năng cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ

1 Mô tả công việc văn thư lưu trữ

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ là bộ phận quản lý lưu trữ văn thư đến và đi của cơ quan. Là người tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như một số nhiệm vụ khác liên quan. 

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thuộc bộ phận hành chính văn thư. Họ chính là người thực hiện công việc hành chính văn phòng theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Mục đích công việc nhân viên văn thư lưu trữ là hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ. Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ.

Mô tả công việc văn thư lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều có những nét tương đồng. Một số công việc cụ thể của họ như sau:

Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

  • Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và đi. 
  • Được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động. 
  • Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ. 
  • Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo…
  • Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty. 
  • Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính. 
  • In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban. 
  • In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. 
  • Quản lý; sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp

  • Lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng
  • Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng công ty
  • Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý. 
  • Trình duyệt; thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng.

Nhiệm vụ lễ tân

  • Nghe điện thoại, trao đổi chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan. 
  • Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty. 
  • Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.
Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư
Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư

Xem thêm: Một số quy định về văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

2 Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ

Dưới đây là mẫu trình bày bản mô tả công việc phù hợp cho vị trí nhân viên văn thư lưu trữ trong mọi tổ chức. Người phụ trách thiết lập chỉ cần bổ sung nội dung theo đặc thù của doanh nghiệp là có ngay một bản mô tả chuẩn và chất.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Vị trí : Nhân viên văn thư lưu trữ

Người thiết lập

Họ tên:…………………………..

Chức vụ: 

Chuyên viên nhân sự

Ngày:……………………………

(ký tên)

Người kiểm soát

Họ tên:………………………..

Chức vụ: 

Trưởng phòng hành chính

Ngày:………………………..

(ký tên)

Người kiểm soát

Họ tên:………………………..

Chức vụ: 

Trưởng phòng hành chính

Ngày:………………………..

(ký tên)

Chức danh công việc: Nhân viên văn thư lưu trữ

Cấp bậc: Nhân viên

Khối: Văn phòng

Phòng: Hành chính nhân sự

Bộ phận: Văn thư lưu trữ

Cấp trên trực tiếp:  Trưởng phòng hành chính  

I. Mục đích công việc
……………………………………………….

II. Nhiệm vụ đảm nhận
……………………………………………….

III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ
……………………………………………….

IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc

Trong doanh nghiệp

Ms. …. – Trưởng phòng hành chính nhân sự

Ms. … – Trưởng phòng chuyên môn

…………….………………..

Ngoài doanh nghiệp

Khách hàng /đối tác

Nhân viên chuyển phát nhanh

…………….………………..

V. Điều kiện làm việc
…………
VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự
………….

Người nhận việc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các công việc được giao.

Mô tả công việc văn thư lưu trữ

Xem thêm: Top 5 phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

3 Những kỹ năng cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ

Theo nguyên tắc chung, nhân viên văn thư cần có những phẩm chất như tận tụy, trách nhiệm, cẩn thận và nêu gương, một điều cần nhớ là phải tuân thủ nghiêm ngặt mọi nguyên tắc bảo mật trong khi thực hiện công việc. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư lưu trữ cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc, cụ thể như:

Kỹ năng chuyên môn

  • Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ và  hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công theo quy định. 
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu đối với vị trí đảm nhận.
  • Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
  • Có khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

  • Tổ chức tốt công việc và sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm khi cần. 
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng hiệu quả. 
  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
  • Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

  • Biết cách ghi chép nhanh, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
  • Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản một cách chính xác. 
  • Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
  • Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
  • Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng tin học văn phòng

  • Biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.
  • Ngoài ra thì văn thư lưu trữ còn đòi hỏi các bạn phải có trình độ ngoại ngữ theo quy định để ứng dụng vào công việc soạn thảo văn bản, tiếp thu những kiến thức, tinh hoa thế giới…

Trên đây là bản mô tả công việc văn thư lưu trữ. Các bạn có thể tham khảo để biết chi tiết công việc mình cần làm là gì khi ứng tuyển vào các vị trí này. Mọi thông tin về chương trình học văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!

Xem thêm: Những đối tượng nào được hưởng phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ?

Previous Post

Danh sách học viên hoàn thiện lệ phí chương trình Văn thư lưu trữ

Next Post

Nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Next Post
Nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

No Result
View All Result
left1
goi 034.932.5553
chat

Phòng Tuyển SinhHỗ trợ 24/7

Hotline: 0349325553

Xin chào! Bạn có cần chúng tôi hỗ trợ gì không, đừng ngại hãy đặt câu hỏi để được tư vấn ngay

Vui lòng điền thông tin để bắt đầu nhận tư vấn:
Tham luận về công tác văn thư lưu trữ kèm bài mẫu miễn phí

Tham luận về công tác văn thư lưu trữ kèm bài mẫu miễn phí

21/12/2022
0

Tham luận về công tác văn thư lưu trữ gồm những nội dung gì? Mẫu bài tham luận công tác...

Tuyển sinh chứng chỉ văn thư lưu trữ cấp tốc tại Hà Nội, TPHCM

Tuyển sinh chứng chỉ văn thư lưu trữ cấp tốc tại Hà Nội, TPHCM

03/02/2023
0

Chứng chỉ văn thư lưu trữ là gì? Nên tham gia khóa học văn thư lưu trữ ở đâu? Chương...

Chiêu sinh lớp chứng chỉ văn thư lưu trữ Đà Nẵng trực tuyến

Chiêu sinh lớp chứng chỉ văn thư lưu trữ Đà Nẵng trực tuyến

03/02/2023
0

Học văn thư lưu trữ ở Đà Nẵng thì nên học trường nào? Chương trình học, hình thức học chứng...

Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại TP HCM cấp tốc nên học ở đâu?

Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại TP HCM cấp tốc nên học ở đâu?

03/02/2023
0

Học chứng chỉ văn thư lưu trữ tại TP HCM thì nên học đơn vị nào uy tín? Chương trình...

Mua chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu? Có hậu quả gì?

Mua chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu? Có hậu quả gì?

03/02/2023
0

Mua chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu? Đây có lẽ là điều rất nhiều người tìm kiếm. Tuy...

Trường văn thư lưu trữ hệ trung cấp gồm những trường nào?

Trường văn thư lưu trữ hệ trung cấp gồm những trường nào?

21/12/2022
0

Văn thư lưu trữ học trường nào? Danh sách các trường văn thư lưu trữ tại Hà Nội, TP HCM...

Hà Nội

  • Số 17, ngõ 167 Tây Sơn, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội
  • Số 1 ngõ 87 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, HN
  • 1800.6581

Hồ Chí Minh

  • Số 352 đường Ba Tháng Hai, Phường 12, Q10, TPHCM
  • 1800.6581
  • lienhe@lienviet.edu.vn

Giới thiệu

  • Giới thiệu
  • Chính sách bảo mật
  • Chính sách học viên

Lịch làm việc

  • Tư vấn 24/24
  • Nhận hồ sơ: 08:00 - 17:30
  • Lịch học

Đăng ký nhận thông tin

ĐĂNG KÝ NGAY
Facebook Youtube Comment
No Result
View All Result
  • Trang chủ
  • Giới thiệu
  • Tuyển sinh
    • Chứng chỉ chuyên viên
    • Chứng chỉ chuyên viên chính
    • Chứng chỉ lãnh đạo cấp phòng
    • Chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm
    • Chứng chỉ chức danh nghề nghiệp
    • Chứng chỉ môi giới bất động sản
  • Đào tạo
    • Nghiệp vụ sư phạm
    • Chức danh nghề nghiệp
    • Chuyên viên
    • Chuyên viên chính
    • Lãnh đạo cấp phòng
    • Môi giới bất động sản
  • Thông báo
    • Lớp chức danh nghề nghiệp
    • Lớp chuyên viên
    • Lớp chuyên viên chính
    • Lớp lãnh đạo cấp phòng
    • Lớp môi giới bất động sản
    • Lớp nghiệp vụ sư phạm
  • Tuyển dụng