Công tác văn thư trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Nó sẽ ảnh hưởng tới tất cả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy vai trò và giải pháp của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp như thế nào để đạt hiệu quả. Bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
1 Vai trò công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức đảm nhận những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có những hồ sơ, tài liệu liên quan để khi cần có thể tra cứu, sử dụng.
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, soạn thảo và phát hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ,… Vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ là:
Lưu trữ những văn thư tài liệu quan trọng của doanh nghiệp
Thực hiện lưu trữ văn thư quản lý các văn bản liên quan tính pháp lý của hoạt động doanh nghiệp như:
- Giấy phép kinh doanh
- Các văn bản pháp lý quy định của doanh nghiệp
- Quản lý sử dụng con dấu, số hiệu, lập hồ sơ trong doanh nghiệp.
- Các văn bản về báo cáo tài chính, hồ sơ nội bộ, tài liệu liên quan đến phí, thuế của doanh nghiệp và rất nhiều văn thư khác…..
Dễ dàng truy xuất thông tin, tài liệu
Lưu trữ hồ sơ đóng một vai trò quan trọng nhằm đảm bảo đủ thông tin kịp thời cho doanh nghiệp hoạt động. Hệ thống văn thư lưu trữ hoạt động suôn sẻ thì doanh nghiệp hoạt động có thể dễ dàng tìm kiếm, quản lý những văn thư quan trọng.
Văn thư lưu trữ lưu trữ một cách khoa học thì các cấp quản lý có thể tham khảo những kế hoạch hoạt động tốt hơn cho doanh nghiệp.
Tất cả các loại giấy tờ nếu được lưu trữ một cách có hệ thống cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được thời gian tìm kiếm, xuất trình trong những trường hợp đặc biệt.
Lưu hành và thông báo quyết định
Quản lý văn thư lưu trữ nhằm giúp cho cấp trên và nhà quản lý có thể dễ dàng bổ sung, thay đổi các quy chế phù hợp khi cần thiết. Trong công tác chuyển giao sẽ trở nên nhanh gọn hơn khi bộ phận văn thư lưu trữ hoạt động chuyên nghiệp, khoa học. Việc quản lý tài liệu sẽ mang tính quyết định trong hoạt động pháp lý của doanh nghiệp. Khi thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách hiệu quả có thể tối ưu hóa được các khâu trong quy trình ban hành quy chế, quản lý dây chuyền hoạt động cũng như dữ liệu doanh nghiệp.
Xem thêm: Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp ngạch văn thư lưu trữ gồm những gì?
2 Một số quy định về văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp
Việc quyết định trong quản lý văn thư lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước phải thực hiện theo các quy định, thông tư, quy chế ban hành của Nhà nước. Việc lưu trữ văn thư cùng là bắt buộc đối với doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp tư nhân, quyết định có thực hiện công tác lưu trữ văn thư không do chủ thể doanh nghiệp quyết định. Với các doanh nghiệp hoạt động theo tập thể như công ty Cổ phần, công ty TNHH thì bộ phận quản lý điều hành sẽ là bộ phận quyết định và thường sẽ có thêm bộ phận quản lý về văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp.
Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp phải đảm bảo được hoạt động đúng với quy định của nhà nước thông qua các văn bản có cơ sở pháp lý như: Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp, một số quyết định của Bộ Tài chính về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán như Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Xem thêm: Tham khảo mẫu báo cáo thành tích văn thư lưu trữ
3 Biện pháp tổ chức quản lý công tác văn thư trong doanh nghiệp
Để tăng cường hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân, cơ quan nhà nước thì các bạn có thể tham khảo các giải pháp sau đây:
Tham mưu góp phần xây dựng công tác Văn thư lưu trữ
Điều 29, NĐ 110: “ Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm Văn thư lưu trữ:
- Tổ chức thực hiện các công tác hành chính văn thư trong Doanh nghiệp.
- Tham mưu với cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư của doanh nghiệp;
- Giúp lãnh đạo doanh nghiệp phổ biến, tập huấn cho cán bộ viên chức trong cơ quan phương pháp soạn thảo văn bản và phương pháp quản lý Văn bản, tài liệu và lập hồ sơ.
- Quản lý văn bản đi, đến của doanh nghiệp.
- Hướng dẫn thành lập hồ sơ cho cơ quan, đơn vị
- Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan và chánh văn phòng.
- Tổ chức tốt quá trình cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.
- Quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng quy định.
- Tham gia phục vụ các hội nghị của doanh nghiệp, trong đó bao gồm các công việc chuẩn bị cho hội nghị.
- Cấp giấy giới thiệu, các giấy tờ đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư
- Giúp lãnh đạo doanh nghiệp soạn thảo và ban hành các văn bản quy định về quy chế thực hiện công tác Văn thư trong doanh nghiệp.
Tuyển chọn, bố trí cán bộ văn thư chuyên trách
Việc tuyển chọn và bố trí cán bộ văn thư lưu trữ sẽ sẽ ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp. Việc tuyển chọn phải căn cứ vào:
- Căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc mà bố trí cán bộ văn thư chuyên trách.
- Căn cứ vào quy mô của Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn thì bố trí cán bộ văn thư chuyên trách có trình độ Đại học, Cao Đẳng. Đối với doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài yêu cầu trình độ ngoại ngữ. Các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp tư nhân có thể bố trí cán bộ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.
Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
Một trong những giải pháp tiếp theo mà các doanh nghiệp cần phải làm đó là ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trong công tác văn thư. Việc ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp cần căn cứ vào các quy định của pháp luật.
Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên
- Xây dựng thành Văn bản quá trình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ doanh nghiệp để cán bộ có thể tham khảo.
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng, ban để hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên doanh nghiệp.
- Mở lớp bồi dưỡng, mời chuyên gia đến giảng dạy
- Cử cán bộ văn thư lưu trữ tham gia các khóa học, khóa đào tạo
Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm
Để nhằm mục đích nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần có chế độ khen thưởng để khích lệ điều này.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá chất lượng cán bộ văn thư lưu trữ. Đồng thời ban hành các chế độ khen thưởng cũng như ban hành chế tài xử phạt các cán bộ vi phạm.
Bên cạnh đó các doanh nghiệp nhà nước cần duy trì chế độ báo cáo thống kê về công tác Văn thư lưu trữ theo quy định tại Quyết định 13/2005-QĐ/BNV về việc ban hành chế độ báo cáo, thống kê trong công tác Văn thư lưu trữ.
- Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn; hoặc các chuyến tham quan du lịch, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm
- Xử lý vi phạm: Điều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “ người nào vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp luật về công tác Văn thư thì sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
Hình thức xử lý:
- Xử phạt hành chính, lương, thưởng,
- Nêu trước toàn DN
- Làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình sự…
Như vậy, thông qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ hơn về các giải pháp trong công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp. Từ đó các bạn có thể lựa chọn các giải pháp và tự hoàn thiện mình bằng cách tham gia các khóa học chứng chỉ văn thư lưu trữ cho mình các bạn nhé. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Mẫu trình bày bản mô tả công việc văn thư lưu trữ
