Mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần có những nội dung gì? Các biên bản bàn giao công tác văn thư lưu trữ gồm những nội dung gì? Tham khảo mẫu ở đâu uy tín? Bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết nhé.
1 Các biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ
Việc báo cáo công tác văn thư lưu trữ được thực hiện để tổng kết công tác văn thư, lưu trữ trữ. Thông thường, vào các đợt cuối năm hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì các đơn vị, cơ quan tổ chức sẽ phải thực hiện mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ để tổng kết. Theo đó, những mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp có thể liệt kê tới là:
Mẫu báo cáo thành tích văn thư lưu trữ
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ thông thường các cơ quan, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện định kỳ vào cuối tháng, cuối quỹ, hoặc cuối năm. Mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ để tổng kết, thống kê lại một quãng thời gian vừa qua và trình bày các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư trong thời gian tiếp theo. Dựa theo đó thì trong báo cáo công tác văn thư sẽ phải đầy đủ những nội dung về:
- Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ trong năm tới là gì?
- Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như thế nào?
- Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm trong năm tiếp theo
- Đề xuất kiến nghị để thực hiện công tác văn thư lưu trữ được hiệu quả hơn
Biên bản bàn giao công tác văn thư lưu trữ
Bàn giao văn thư có thể được diễn ra trong nhiều trường hợp ví dụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
Biên bản bàn giao văn thư là văn bản do cá nhân (tham gia buổi bàn giao) lập với nội dung cơ bản là ghi nhận toàn bộ quá trình, sự việc, loại hồ sơ, tài liệu được giao giữa bên giao và bên nhận. Được dùng làm căn cứ để chứng minh tính thực tế của sự kiện, việc ghi chép lại nội dung bàn giao nhằm xác định trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng và quản lý hồ sơ, tài liệu, là căn cứ để đánh giá tính hợp pháp, hợp lý trong hoạt động công tác văn thư.
Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí
2 Hướng dẫn hoàn thiện các mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ
Với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên thì các bạn văn thư lưu trữ cần làm sáng tỏ các ý về:
- Việc triển khai, thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cấp.
- Về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của nhà trường.
- Ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.
- Kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Lập bảng cho việc thực hiện hoàn tất báo cáo công tác văn thư
Việc lập bảng sẽ giúp cán bộ văn thư lưu trữ sẽ hoàn thiện được rất nhiều nội dung. Việc lập bảng sẽ giúp bản báo cáo sẽ rõ ràng, chi tiết và đầy đủ; tỉ mỉ những thông tin để lãnh đạo cấp trên có thể dễ xem xét và đánh giá.
Như vậy để có một chiếc báo cáo thông tin công tác văn thư được ưa nhìn cũng như dễ xem xét thì lời khuyên thiết thực nhất là hãy có những kỹ năng trình bày báo cáo sao cho trau chuốt.
Phân tích và chia ra các đề mục trong bảng báo cáo công tác văn thư
Phân chia các đề mục để báo cáo theo từng phần một cách rõ ràng. Các mục chung ghi tài liệu được soạn thảo từ người phụ trách văn thư và đâu là mục ghi chú những hoạt động chung của công ty. Đánh số thứ tự hoặc các ký hiệu để cấp trên tiện theo dõi.
Sơ lược thông tin nội dung về một bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ gồm:
- Nhiệm vụ của bản báo cáo công tác văn thư đối với doanh nghiệp
- Bản báo cáo trong công tác văn thư bao gồm những nội dung gì?
- Ghi lại những công văn, văn bản được soạn thảo và lưu trữ
Áp dụng phương pháp lưu trữ với công nghệ để báo cáo chi tiết hơn
Việc áp dụng các công nghệ hiện đại để lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong công tác văn thư hết sức quan trọng. Nó nhằm giúp công tác báo cáo công tác văn thư một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên việc hoàn tất báo cáo cũng phải có một bản hồ sơ tổng hợp như một bản cứng nhằm giao nộp trực tiếp cho cấp trên. Bên cạnh đó bạn cũng cần lưu một file mềm, cách này sẽ hỗ trợ bản báo cáo công tác văn thư của các bạn được giữ gìn đảm bảo hơn, chuyên nghiệp hơn, lưu trữ được nhiều thông tin hơn và có thể dễ dàng xem xét, chỉnh sửa lại bất cứ lúc nào mà bạn cần.
Xem thêm: Những đối tượng nào được hưởng phụ cấp văn thư lưu trữ?
3 Download mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ
Hãy cùng tham khảo các biểu mẫu báo cáo, tổng kết và lên kế hoạch công tác văn thư lưu trữ sau đây:
Mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ
Mẫu báo cáo thống kê văn thư lưu trữ
UBND ………………
SỞ CÔNG THƯƠNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
Số: ………………
V/v báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm …(1)
………………, ngày…tháng…năm…
Kính gửi: Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh
Sở Công Thương nhận được Công văn số …………(2)…….… của Sở Nội vụ về việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm ……(1)……
Sở Công Thương thống kê, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ năm ……(1)…. gửi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổng hợp (có phụ lục kèm theo)./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lãnh đạo Sở;
– Lưu: VT, VP, ….(3)…..
GIÁM ĐỐC (4)
(Ký tên, dấu)
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Năm thực hiện báo cáo
(2) Số ký hiệu, ngày ban hành Công văn đề nghị báo cáo
(3) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(4) Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước, bên dưới ghi “PHÓ GIÁM ĐỐC”; nếu là Chánh Văn phòng thì ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước, bên dưới ghi “CHÁNH VĂN PHÒNG”.
- Xem chi tiết: Mẫu báo cáo thống kê văn thư lưu trữ
Mẫu biên bản bàn giao văn thư lưu trữ
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
______
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
____________________
…, ngày …tháng … năm…
BIÊN BẢN
Bàn giao hồ sơ, tài liệu
________________
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ……… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):………………..
Chức vụ công tác:…………….
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà):…………….
Chức vụ công tác:……………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau :
1.Tên khối tài liệu giao nộp:…………..
2.Thời gian của hồ sơ, tài liệu:…………..
3.Số lượng tài liệu:
a)Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
-Tổng số hộp (cặp):…………
-Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):………….. Quy ra mét giá:………. mét.
b)Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
-Tổng số hồ sơ:
-Tổng số tệp tin trong hồ sơ:…………
4.Tình trạng tài liệu giao nộp:…………
5.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký và ghi rõ họ và tên)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
Xem thêm các mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ:
- Biểu mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ
- Mẫu báo cáo thống kê văn thư lưu trữ
- Mẫu báo cáo tổng kết văn thư lưu trữ 2022
- Mẫu báo cáo thành tích văn thư lưu trữ
- Mẫu quy chế văn thư lưu trữ năm 2021
- Mẫu kế hoạch công tác văn thư lưu trữ
Như vậy, thông qua bài viết này các bạn đã có thêm những mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ để tham khảo. Chúc các bạn sớm hoàn thành khóa học chứng chỉ văn thư!
Xem thêm: Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ
