Quy định chuyển ngạch viên chức mới nhất 2026: Điều kiện & thủ tục

Chuyển ngạch viên chức là cách gọi quen thuộc trong thực tiễn khi viên chức được phân công vị trí việc làm mới và cần thay đổi chức danh nghề nghiệp tương ứng. Căn cứ Luật Viên chức 2010 (sửa đổi 2019) và Nghị định 115/2020/NĐ-CP, việc chuyển chức danh nghề nghiệp đòi hỏi nhân sự phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của chức danh mới để bảo đảm chất lượng công vụ.

Chức danh nghề nghiệp và ngạch viên chức là gì?

Trước đây, đội ngũ cán bộ, công chức và viên chức trong hệ thống cơ quan nhà nước đều được phân loại theo hệ thống ngạch. Tuy nhiên, kể từ khi Luật Viên chức năm 2010 có hiệu lực thi hành, pháp luật đã phân định rõ ràng giữa hai nhóm đối tượng này.

Thuật ngữ “ngạch” hiện nay chỉ áp dụng đối với công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đối với nhân sự làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập, tên gọi chuẩn xác theo pháp luật là chức danh nghề nghiệp viên chức. Chức danh nghề nghiệp thể hiện cấp độ trình độ, năng lực chuyên môn và nghiệp vụ trong từng ngành sự nghiệp cụ thể.

Chuyển ngạch viên chức là gì?

Chuyển ngạch viên chức theo bản chất pháp lý chính là thủ tục xét chuyển chức danh nghề nghiệp của viên chức khi được bố trí sang vị trí việc làm mới. Hoạt động này diễn ra khi chức danh nghề nghiệp đang giữ không còn phù hợp với yêu cầu chuyên môn của vị trí việc làm mới.

Căn cứ Điều 30 Nghị định số 115/2020/NĐ-CP, việc chuyển chức danh nghề nghiệp được thực hiện khi viên chức thay đổi vị trí việc làm mà chức danh đang giữ không phù hợp yêu cầu công việc. Người được chuyển chức danh bắt buộc phải đáp ứng trọn vẹn tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của chức danh nghề nghiệp mới muốn tiếp nhận.

Điều kiện quy định về chuyển ngạch viên chức

Để được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt chuyển chức danh nghề nghiệp, nhân sự công tác tại đơn vị sự nghiệp công lập cần thỏa mãn đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Có nhu cầu vị trí việc làm: Đơn vị sự nghiệp công lập có vị trí việc làm tương ứng còn chỉ tiêu biên chế và đã được phê duyệt trong đề án vị trí việc làm.
• Đủ tiêu chuẩn văn bằng chuyên môn: Nhân sự sở hữu bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của chức danh nghề nghiệp mới.
• Có chứng chỉ bồi dưỡng chức danh: Hoàn thành khóa học và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp theo đúng quy định hiện hành.
• Hoàn thành tốt nhiệm vụ: Được đánh giá xếp loại từ hoàn thành nhiệm vụ trở lên trong năm công tác gần nhất, không vi phạm quy chế đơn vị.
• Lý lịch công tác rõ ràng: Nhân sự không trong thời gian chấp hành kỷ luật hoặc đang bị cơ quan có thẩm quyền xem xét xử lý kỷ luật.

Hình thức chuyển ngạch viên chức hiện nay

Căn cứ Nghị định số 115/2020/NĐ-CP và Nghị định số 85/2023/NĐ-CP, việc thay đổi chức danh nghề nghiệp của viên chức được triển khai thông qua các hình thức sau:

Xét chuyển chức danh nghề nghiệp cùng hạng

Hình thức này áp dụng cho trường hợp viên chức chuyển từ chức danh nghề nghiệp này sang chức danh nghề nghiệp khác có cùng hạng (ví dụ chuyển từ chuyên viên sang nhân viên thư viện hạng III). Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập kiểm tra hồ sơ và ban hành quyết định bổ nhiệm chức danh mới.

Xét hoặc thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp

Khi nhân sự có nhu cầu thăng tiến lên hạng chức danh cao hơn liền kề trong cùng lĩnh vực chuyên ngành (như từ hạng III lên hạng II), đơn vị sẽ tổ chức quy trình thăng hạng chức danh nghề nghiệp.

Quy định mới tại Nghị định 85/2023/NĐ-CP đã chính thức bãi bỏ hình thức thi thăng hạng trên toàn quốc, chuyển sang thống nhất áp dụng hình thức xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp để giảm tải áp lực thi cử và đánh giá sát thực tế hơn.

Quy định chuyển ngạch viên chức sang công chức

Việc chuyển từ viên chức sang công chức là quy trình tiếp nhận vào làm công chức không qua thi tuyển. Thủ tục này được quy định cụ thể tại Điều 13, 14 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.

Để được tiếp nhận vào ngạch công chức, nhân sự phải có đủ từ 05 năm công tác trở lên làm công việc có yêu cầu trình độ đào tạo đại học trở lên, có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm hành chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận vào công chức

Người đề nghị tiếp nhận chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, gồm có:

• Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức theo mẫu quy định, lập trong thời hạn 30 ngày trước ngày nộp hồ sơ, có xác nhận của đơn vị công tác.
• Bản sao có chứng thực các văn bằng, chứng chỉ theo đúng tiêu chuẩn của ngạch công chức dự kiến tiếp nhận.
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn 30 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
• Bản tự nhận xét, đánh giá quá trình công tác về phẩm chất chính trị, đạo đức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kết quả công việc.

Bước 2: Thành lập hội đồng kiểm tra sát hạch

Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức thành lập Hội đồng kiểm tra, sát hạch gồm từ 05 đến 07 thành viên. Thành phần gồm Chủ tịch hội đồng, Phó chủ tịch hội đồng phụ trách công tác cán bộ, Thư ký và các ủy viên chuyên môn liên quan đến vị trí cần tiếp nhận.

Hội đồng kiểm tra sát hạch chịu trách nhiệm thẩm định tính hợp pháp của các văn bằng, chứng chỉ và kiểm tra mức độ đáp ứng năng lực của người được đề nghị tiếp nhận.

Bước 3: Tổ chức sát hạch và ban hành quyết định tuyển dụng

Hội đồng tiến hành sát hạch thông qua phỏng vấn hoặc bài kiểm tra viết về kiến thức quản lý nhà nước và nghiệp vụ chuyên ngành. Khi người tham gia đạt yêu cầu, người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ra quyết định tiếp nhận vào làm công chức và bổ nhiệm ngạch lương tương ứng.

Quy định xếp lương khi chuyển ngạch viên chức

Việc chuyển ngạch viên chức hay chuyển chức danh nghề nghiệp được xếp lương theo hướng dẫn tại Mục II Thông tư số 02/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ:

• Chuyển sang chức danh cùng hạng (cùng nhóm hệ số lương): Nhân sự được xếp chuyển ngang bậc lương và hệ số lương hiện hưởng; thời gian nâng bậc lương lần sau tiếp tục được tính liên tục kể từ ngày xếp bậc lương cũ.
• Chuyển sang chức danh khác loại (khác bảng lương): Nhân sự được xếp vào bậc lương có hệ số gần nhất và cao hơn bậc lương cũ. Khoảng chênh lệch thời gian nếu có sẽ được bảo lưu theo quy chế hiện hành.

Hồ sơ chuyển ngạch và thay đổi chức danh nghề nghiệp viên chức

Căn cứ quy định tại Nghị định số 115/2020/NĐ-CP và Nghị định số 85/2023/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi chức danh nghề nghiệp của viên chức gồm các giấy tờ cơ bản sau:

• Đơn đề nghị chuyển chức danh nghề nghiệp theo yêu cầu công tác hoặc nguyện vọng cá nhân.
• Sơ yếu lý lịch viên chức lập trong thời hạn 30 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ, có xác nhận của đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng viên chức.
• Bản nhận xét, đánh giá kết quả công tác và phẩm chất chính trị của lãnh đạo đơn vị sự nghiệp công lập.
• Bản sao có chứng thực các văn bằng chuyên môn và chứng chỉ bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp mới.

Để hiểu sâu hơn về cơ chế tính bậc lương khi công tác tại khu vực công, bạn đọc có thể tham khảo bài viết ngạch lương là gì để chuẩn bị kế hoạch công tác lâu dài.

Đối với các vị trí việc làm hành chính tổng hợp yêu cầu chứng chỉ quản lý nhà nước ngạch chuyên viên, học viên có thể tìm hiểu thêm về chứng chỉ chuyên viên cũng như danh sách các trường được cấp chứng chỉ chuyên viên được Bộ Nội vụ cấp phép đào tạo.

Câu hỏi thường gặp về chuyển ngạch viên chức

Viên chức có thể tự nộp đơn xin chuyển ngạch không?

Viên chức hoàn toàn có quyền gửi đơn đề nghị chuyển chức danh nghề nghiệp nếu đơn vị có vị trí việc làm phù hợp và bản thân đáp ứng đủ tiêu chuẩn văn bằng, chứng chỉ chuyên môn. Quyết định tiếp nhận và bổ nhiệm sẽ do người đứng đầu đơn vị sự nghiệp xem xét dựa trên nhu cầu thực tế của vị trí việc làm.

Chuyển ngạch viên chức có bị giảm lương không?

Khi chuyển sang chức danh nghề nghiệp cùng hạng, viên chức được chuyển ngang bậc lương và hệ số lương hiện hưởng nên không bị giảm lương. Trường hợp chuyển sang chức danh yêu cầu bậc lương khác, cơ quan có thẩm quyền sẽ xếp vào hệ số lương tương đương hoặc bảo lưu chênh lệch theo Thông tư 02/2007/TT-BNV.

Nghị định 85/2023/NĐ-CP có điểm gì mới về thăng hạng chức danh nghề nghiệp?

Nghị định số 85/2023/NĐ-CP đã chính thức bãi bỏ hình thức thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức, chuyển sang hình thức xét thăng hạng thống nhất trên cả nước. Điểm đổi mới này giúp viên chức giảm tải áp lực thi cử, tập trung nâng cao năng lực chuyên môn và hoàn thiện chứng chỉ bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh.