Hồ sơ cán bộ công chức luôn là yếu tố không thể thiếu khi cần xét duyệt khen thưởng, nâng lương, thăng chức…cho các cán bộ, công chức. Mỗi cơ quan đơn vị đều phải tuân thủ theo quy định về quản lý hồ sơ công chức một cách nghiêm ngặt. Hãy cùng Liên Việt tìm hiểu về 5 bước quản lý hồ sơ cán bộ chuẩn theo quy định nhà nước trong bài viết nhé.
1 Hồ sơ cán bộ công chức là gì?
Theo Điều 4 của Thông tư 11/2012/TT-BNV về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, hồ sơ công chức là bản tóm tắt thông tin quan trọng về nguồn gốc, học vấn, công tác, kinh tế, phẩm chất, trình độ, và các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Được cập nhật trong quá trình làm việc, bao gồm sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và văn bản khác. Hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ do cơ quan quản lý công chức lập và xác nhận khi công chức được tuyển dụng, tuân theo quy định của pháp luật.
2 Các bước quản lý hồ sơ cán bộ công chức
Căn cứ theo Điều 14 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công chức bao gồm các bước như sau:
1. Lập hồ sơ cán bộ công chức
Quy trình lưu giữ và bảo quản hồ sơ công chức bao gồm các bước như sau:
- Lập sổ hồ sơ và phân loại tài liệu.
- Lập phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ, và nhập vào sổ đăng ký hồ sơ.
- Lập thư mục hồ sơ để hỗ trợ tra cứu.
2. Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ cán bộ công chức
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên hoặc theo đầu mối trực thuộc để dễ tìm kiếm.
b) Xếp tài liệu trong từng hồ sơ theo thứ tự thời gian và đính kèm phiếu liệt kê tài liệu và phiếu kiểm soát hồ sơ trong một bì hồ sơ.
c) Ghi thông tin cần thiết trên bì hồ sơ để hỗ trợ tìm kiếm, bao gồm họ tên, bí danh, quê quán, và số hồ sơ.
d) Lưu trữ hồ sơ công chức đồng thời giữ cả bản giấy và bản sao chụp (scan) để tiện tra cứu và báo cáo nhanh, đồng thời đảm bảo an toàn và chính xác.
3. Lưu trữ hồ sơ cán bộ công chức
a) Kiểm tra và xử lý để đảm bảo tất cả tài liệu trong hồ sơ là chính thức, đáng tin cậy, và có giá trị pháp lý.
b) Loại bỏ tài liệu trùng lặp và thừa, chỉ giữ lại một bản của mỗi loại. Tài liệu hư hỏng phải được phục chế hoặc sao chép nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.
c) Khi cần hủy tài liệu, thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức. Hội đồng do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định. Lập biên bản rõ lý do, được phép theo quy định, và lưu biên bản trong hồ sơ.
4. Bảo quản hồ sơ cán bộ công chức
a) Sử dụng trang thiết bị như tủ, két, giá, kệ hồ sơ, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa để đảm bảo lưu giữ hồ sơ lâu dài.
b) Thực hiện định kỳ kiểm tra, vệ sinh, và bảo dưỡng trang thiết bị.
c) Hàng năm, kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ.
d) Nếu lưu trữ trên máy tính, đảm bảo tính bảo mật, an toàn, và an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.
đ) Công chức quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo quy định nhà nước.
5. Sử dụng hồ sơ cán bộ công chức
Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm bảo quản và quản lý hồ sơ công chức theo các quy định cụ thể của điều này.
Như vậy: Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sẽ được thực hiện theo các bước lập hồ sơ, cập nhập, chỉnh lý, lưu trữ, bảo quản và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.
3 Vai trò của việc quản lý hồ sơ cán bộ công chức
Trong quản lý cán bộ, công chức, việc xây dựng và quản lý hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan. Điều này không chỉ hỗ trợ thống kê và tổng hợp thông tin, mà còn đóng góp vào nghiên cứu, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức về số lượng, cơ cấu, và trình độ trong từng giai đoạn cách mạng. Việc này giúp đánh giá hiệu quả của chủ trương và đường lối cán bộ của Đảng.
Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ, cùng với thống kê và tổng hợp thông tin về cán bộ, công chức, đóng góp quan trọng vào nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí, đào tạo, và bồi dưỡng cán bộ. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực và thực hiện các chính sách phát triển đội ngũ cán bộ hiệu quả.
Để tìm hiểu chi tiết hơn các thông tin về quản lý hồ sơ cán bộ công chức, bạn hãy liên hệ với Liên Việt theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC LIÊN VIỆT
Hà Nội
- Số 17, ngõ 167 Tây Sơn, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội
- Số 87 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội
Hồ Chí Minh
- Số 352 đường Ba Tháng Hai, Phường 12, Q10, TPHCM
Hotline: 1800.6581
Email: lienhe@lienviet.edu.vn
Website: https://lienviet.edu.vn/