Văn thư lưu trữ là gì? Công việc của nhân viên văn thư lưu trữ và các kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư cụ thể ra sao? Bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết thông qua bản mô tả công việc văn thư lưu trữ nhé.
1 Mô tả công việc văn thư lưu trữ
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ là bộ phận quản lý lưu trữ văn thư đến và đi của cơ quan. Là người tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như một số nhiệm vụ khác liên quan.
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thuộc bộ phận hành chính văn thư. Họ chính là người thực hiện công việc hành chính văn phòng theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
Mục đích công việc nhân viên văn thư lưu trữ là hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ. Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ.
Mô tả công việc văn thư lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều có những nét tương đồng. Một số công việc cụ thể của họ như sau:
Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và đi.
- Được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
- Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
- Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo…
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Quản lý; sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
- Lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng
- Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng công ty
- Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
- Trình duyệt; thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng.
Nhiệm vụ lễ tân
- Nghe điện thoại, trao đổi chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
- Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
- Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.
Hiểu rõ mô tả công việc là một phần, nhưng biết cách xử lý các tình huống cụ thể cũng rất quan trọng. Nếu bạn muốn nắm vững hơn về các câu hỏi có thể được đặt ra trong các buổi phỏng vấn cho vị trí này, hãy tham khảo “Câu hỏi tình huống văn thư lưu trữ” để tự tin hơn khi trả lời.
Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ
Dưới đây là mẫu trình bày bản mô tả công việc phù hợp cho vị trí nhân viên văn thư lưu trữ trong mọi tổ chức.
Người phụ trách thiết lập chỉ cần bổ sung nội dung theo đặc thù của doanh nghiệp là có ngay một bản mô tả chuẩn và chất.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí : Nhân viên văn thư lưu trữ
Người thiết lập
Họ tên:…………………………..
Chức vụ:
Chuyên viên nhân sự
Ngày:……………………………
(ký tên)
Người kiểm soát
Họ tên:………………………..
Chức vụ:
Trưởng phòng hành chính
Ngày:………………………..
(ký tên)
Người kiểm soát
Họ tên:………………………..
Chức vụ:
Trưởng phòng hành chính
Ngày:………………………..
(ký tên)
Chức danh công việc: Nhân viên văn thư lưu trữ
Cấp bậc: Nhân viên
Khối: Văn phòng
Phòng: Hành chính nhân sự
Bộ phận: Văn thư lưu trữ
Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng hành chính
I. Mục đích công việc
……………………………………………….
II. Nhiệm vụ đảm nhận
……………………………………………….
III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ
……………………………………………….
IV. Các cá nhân/ tổ chức có mối liên hệ trong quá trình làm việc
Trong doanh nghiệp
Ms. …. – Trưởng phòng hành chính nhân sự
Ms. … – Trưởng phòng chuyên môn
…………….………………..
Ngoài doanh nghiệp
Khách hàng /đối tác
Nhân viên chuyển phát nhanh
…………….………………..
V. Điều kiện làm việc
…………
VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự
………….
Người nhận việc
(Ký và ghi rõ họ tên)
Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý các công việc được giao.
Khi bạn đã nắm vững công việc của một văn thư lưu trữ, bước tiếp theo có thể là nâng cao năng lực qua việc chia sẻ và phát triển sáng kiến. Để biết cách viết một sáng kiến kinh nghiệm hiệu quả, hãy xem thêm bài viết “Sáng kiến kinh nghiệm văn thư” và học hỏi từ những hướng dẫn chi tiết.
Những kỹ năng cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ
Theo nguyên tắc chung, nhân viên văn thư cần có những phẩm chất như tận tụy, trách nhiệm, cẩn thận và nêu gương, một điều cần nhớ là phải tuân thủ nghiêm ngặt mọi nguyên tắc bảo mật trong khi thực hiện công việc. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư lưu trữ cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc, cụ thể như:
Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ và hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công theo quy định.
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu đối với vị trí đảm nhận.
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Có khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
- Tổ chức tốt công việc và sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm khi cần.
- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng hiệu quả.
- Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
- Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản một cách chính xác.
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng
- Biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.
- Ngoài ra thì văn thư lưu trữ còn đòi hỏi các bạn phải có trình độ ngoại ngữ theo quy định để ứng dụng vào công việc soạn thảo văn bản, tiếp thu những kiến thức, tinh hoa thế giới…
Trên đây là bản mô tả công việc văn thư lưu trữ. Các bạn có thể tham khảo để biết chi tiết công việc mình cần làm là gì khi ứng tuyển vào các vị trí này.
Để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, bạn có thể cân nhắc theo học chương trình đại học từ xa. Bài viết “Học đại học từ xa ngành văn thư lưu trữ” sẽ cung cấp thông tin chi tiết về chương trình tuyển sinh, giúp bạn lựa chọn phương thức học phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bản thân.
Ngoài ra, nếu bạn cần học để thi và lấy chứng chỉ văn thư lưu trữ thì cũng có thể tham khảo khóa học văn thư lưu trữ tại Liên Việt. Khóa học phù hợp và thuận tiện cho người đi làm vì có hình thức học online.
