Chuyên ngành văn thư lưu trữ là gì? Ngành văn thư lưu trữ có vai trò, đặc điểm gì? Mức lương ngành văn thư lưu trữ và cơ hội nghề nghiệp của ngành có tốt không? Tất cả những thông tin xoay quanh ngành học này sẽ được chúng tôi tổng hợp qua bài viết sau đây.
1 Chuyên ngành văn thư lưu trữ là gì?
Văn thư lưu trữ là công việc phân loại, lưu giữ, bảo quản, khai thác và sử dụng một cách khoa học tài liệu của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Ngành văn thư lưu trữ là một ngành nhỏ trong ngành nghề văn thư, hành chính văn phòng. Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ thực hiện các nhiệm vụ kiểm đếm, quản lý, lưu trữ và bảo quản các giấy tờ, sổ sách, tài liệu quan trọng và sử dụng chúng một cách hợp lý khi có yêu cầu.
Trong đào tạo, lưu trữ học là ngành học trang bị cho sinh viên những kiến thức từ cơ sở lý thuyết đến chuyên sâu về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Hiện nay, nghề này được nhiều người có chuyên môn văn thư, quản trị văn phòng quan tâm và theo đuổi.
Hiểu rõ ngành văn thư lưu trữ bao gồm việc nắm bắt vai trò quan trọng của công tác văn thư trong doanh nghiệp. Từ quy định đến cách tổ chức quản lý, công tác văn thư góp phần tạo nên hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết trong bài viết vai trò của công tác văn thư.
Ngành văn thư lưu trữ học những gì?
Ngành văn thư lưu trữ cung cấp những kiến thức cơ bản về quốc gia, pháp luật cũng như kiến thức chuyên ngành về công tác văn thư, lưu trữ, tin học văn phòng, lưu trữ thông tin, tài liệu. Ngoài ra, người học còn được trang bị kiến thức về tin học, ngoại ngữ, thể thao, chính trị, pháp luật, quốc phòng, an ninh. Sau khi học xong, người học có khả năng:
- Trình bày được những nội dung cơ bản của công tác văn thư hiện hành, trình độ trung cấp nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
- Mô tả quy trình soạn thảo văn bản; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến; nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu; quy trình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Trình bày các yếu tố cần thiết của doanh nghiệp: xác định giá trị; thu thập và bổ sung; phân loại; tái cân bằng; thống kê; xây dựng các công cụ tìm kiếm; bảo quản và sử dụng hồ sơ.
- Áp dụng các kiến thức cơ bản và chuyên môn để tổ chức và quản lý tốt lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Thành thạo nghiệp vụ văn thư – nghiệp vụ chính của ngành văn thư lưu trữ
- Vận dụng thành thạo các phần mềm tin học để triển khai các nghiệp vụ lưu trữ, như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tra cứu hồ sơ, tài liệu, phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
- Có tư cách đạo đức tốt, có thái độ hợp tác với đồng nghiệp, tôn trọng pháp luật và các quy định trong công việc, trung thực, có ý thức bảo mật, làm việc cẩn trọng, khoa học, nhanh nhẹn, biết giao tiếp ứng xử phù hợp, lịch sự, kỷ luật, chính xác, sẵn sàng đảm nhiệm các công việc được giao.
Học văn thư lưu trữ ra làm gì?
Nhân viên văn thư không chỉ gắn liền với bàn làm việc, những chồng giấy tờ, hồ sơ mà còn được giao thêm những nhiệm vụ khác khi công tác. Họ là những người chịu trách nhiệm tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Cán bộ văn thư lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp có thể phát triển về ngạch công chức như: chuyên viên, chuyên viên chính văn thư; lưu trữ viên lên lưu trữ viên chính; hoặc có thể phát triển thành cán bộ phụ trách văn phòng/ phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư – lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Vì thế, sau khi học ngành văn thư lưu trữ, bạn có thể đáp ứng yêu cầu công việc và ứng tuyển vào những vị trí sau:
- Văn phòng hay phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
- Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
- Trung tâm lưu trữ của ngành.
- Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội.
- Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ các địa phương.
- Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Tham mưu – Tổng hợp.
- Làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học.
Sau khi nắm vững các kiến thức cơ bản về ngành văn thư lưu trữ, nhiều người chọn tiếp tục học văn bằng 2 để mở rộng kiến thức và cơ hội nghề nghiệp. Đại học Nội vụ hiện đang tuyển sinh cho khóa học này. Để có thông tin chi tiết, bạn có thể xem bài viết văn bằng 2 văn thư lưu trữ Đại học Nội vụ.
Ngành văn thư lưu trữ trong quân đội
Chúng ta đều biết quân đội là môi trường có những tính chất rất đặc thù. Dù học chuyên ngành nào, bạn cũng cần có những yêu cầu và trách nhiệm riêng khi tham gia vào môi trường này. Điều tương tự cũng xảy ra với ngành lưu trữ ở đây.
Vậy câu hỏi đặt ra là điều gì sẽ xảy ra với nghề này trong một môi trường đặc biệt như quân đội quốc gia. Nó có thực sự quan trọng như các môi trường khác không? Một trong những thuộc tính đầu tiên của ngành lưu trữ Quân đội là tính bí mật và tính bảo mật. Người làm công tác lưu trữ phải nhận thức rõ, tài liệu mà mình đang xử lý được coi là tài liệu mật của quốc gia, có ý nghĩa hết sức quan trọng.
Rất nhiều những kẻ xấu, thế lực thù địch đang tìm mọi cách xâm nhập, chiếm đoạt tài liệu này thì tính bảo mật là phẩm chất quan trọng nhất của ngành lưu trữ trong môi trường quân đội.
Ngoài ra ngành văn thư lưu trữ trong quân đội còn có những nguyên tắc tuyệt đối. Môi trường làm việc có tính kỷ luật cao và tất nhiên hồ sơ giấy tờ ở đây cũng phải tuân theo những quy định đặc biệt. Người cán bộ sẽ biết rằng “ngoại lệ” không bao giờ xảy ra trong công việc sắp xếp và quản lý hồ sơ của mình. Mọi thứ đều phải thông qua những quy định chặt chẽ theo yêu cầu của pháp luật và Nhà nước, theo yêu cầu của cấp trên
Vai trò của ngành văn thư lưu trữ trong quân đội
Trong bất cứ ngành nghề, môi trường nào thì văn bản, giấy tờ để lưu trữ thông tin đều đóng vai trò rất quan trọng . Công tác lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời, chính xác, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, đơn vị trong quân đội.
Văn thư lưu trữ có vai trò lưu giữ minh chứng sống còn trong hoạt động của tổ chức và trong hoạt động của mỗi cán bộ giữ trọng trách khác nhau trong cơ quan.
Ngoài ra, ngành lưu trữ văn thư trong quân đội còn có vai trò liên quan đến những ban ngành khác, có nhiệm vụ giúp đỡ công việc lưu thông tin và đáp ứng khi có yêu cầu sử dụng, làm công tác hậu cần để những cán bộ làm việc ở vị trí khác yên tâm công tác, đào tạo trong quân đội.
Khi học ngành văn thư lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều tình huống cần viết bài tham luận để trình bày và thảo luận về các vấn đề liên quan đến công tác này. Việc biết cách xây dựng một bài tham luận hiệu quả là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo bài viết tham luận về công tác văn thư lưu trữ để có hướng dẫn chi tiết.
Yêu cầu ngành văn thư lưu trữ quân đội gồm những gì?
Để có thể trở thành cán bộ văn thư lưu trữ trong quân đội, bạn cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản và riêng biệt của ngành nghề trong môi trường này.
Ngành nghề văn thư đòi hỏi tinh thần trách nhiệm, các kỹ năng như tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp…tác nghiệp chuyên nghiệp từ người làm công việc. Đặc biệt trong môi trường quân đội mang tính chính trị, tổ chức chặt chẽ thì yêu cầu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của nghề văn thư lưu trữ cũng khác nhau. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và trình độ đào tạo sẽ bao gồm:
- Có bằng cử nhân đại học với chuyên ngành văn thư lưu trữ, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để bổ sung kiến thức nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ, học cách sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ trên thị trường.
- Phải có trình độ ngoại ngữ từ bậc 3 (B1) theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT về KNLNN 6 Bậc của Việt Nam hoặc có những chứng nhận về tiếng dân tộc đối những vị trí văn thư lưu trữ tại những môi trường quân đội yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc.
- Ngoài ra ngành nghề này trong quân đội còn yêu cầu những chứng chỉ quản lý nhà nước, chứng chỉ nghiệp vụ ngạch văn thư lưu trữ, chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản theo quy định tại Thông tư 03/2014/TT-BTTTT.
Nói đến môi trường quân đội là phải nói đến những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất của mỗi cá nhân, mỗi cán bộ. Đối với ngành lưu trữ quân đội, nhà nước đã ban hành những quy định riêng về trình độ chuyên môn đối với nhân sự làm công tác này.
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 14/2014/TT-BNV về Tiêu chuẩn chung đối với ngạch viên chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ quân đội phải đạt tiêu chuẩn phẩm chất chính trị bao gồm:
- Phải có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định, tin tưởng và thực hiện chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững đường lối, chính sách của Đảng; tuyệt đối trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp Việt Nam; đặt lợi ích chung lên trên hết, bảo vệ Tổ quốc lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.
- Bảo đảm thực hiện đầy đủ các chức trách, nhiệm vụ của công chức, giữ nghiêm kỷ luật, chấp hành nhiệm vụ cấp trên giao, giữ vững kỷ luật, điều lệnh quân đội, nghiêm chỉnh chấp hành Hiến pháp, pháp luật, chấp hành nghiêm điều lệ, quy chế của các đoàn thể.
- Có tính cách và phẩm chất như tận tụy, trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc,… Có lối sống lành mạnh, đoàn kết, khiêm tốn, tử tế, lịch sự, giao tiếp chuẩn mực để có thể phục vụ Quân đội, phục vụ Nhân dân.
- Có ý thức học tập cao, không ngừng nâng cao phẩm chất, trình độ và năng lực của bản thân.
Trên đây là tất cả những thông tin mới nhất về ngành văn thư lưu trữ. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về ngành cũng như tầm quan trọng của ngành trong quân đội. Mọi thông tin về chương trình đào tạo chứng chỉ Văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với Liên Việt Education để được hỗ trợ.
