Phụ cấp văn thư lưu trữ gồm những gì? Quy định về mức phụ cấp cho nhân viên văn thư mới nhất ra sao? Mức phụ cấp văn thư lưu trữ được tính thế nào? Bài viết sau đây của Liên Việt sẽ giúp quý học viên nắm được những thông tin chi tiết.
1 Chế độ phụ cấp cho công chức văn thư – lưu trữ
Hiện nay chưa có văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ phụ cấp đối với công tác văn thư. Việc quy định về chế độ công tác phí đối với việc đi lại của công chức văn thư được quy định tại quy chế chi tiêu cụ thể của đơn vị, trên cơ sở căn cứ theo Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/54/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 12/2025/TT-BTC ngày 19/3/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Đối với công tác lưu trữ, theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 5/1/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức và Công văn số 2939/BNV-TL ngày 4/10/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ thì phạm vi và đối tượng áp dụng phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành lưu trữ là công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong các kho lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, bao gồm:
– Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ.
– Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng.
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được tính theo thời gian thực tế làm việc tại nơi có các yếu tố độc hại, nguy hiểm; nếu làm việc dưới 4 giờ trong ngày thì được tính bằng 1/2 ngày làm việc, nếu làm việc từ 4 giờ trở lên thì được tính cả ngày làm việc. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được trả cùng kỳ lương hằng tháng và không để dùng tính đóng, hưởng chế độ BHXH. Cách tính và nguồn kinh phí chi trả phụ cấp thực hiện theo quy định tại khoản 3 mục II Thông tư số 07/2005/TT-BNV.
Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật
Theo quy định tại Thông tư số 11/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì những người trực tiếp làm hoạt động lưu trữ tại kho, phòng kho lưu trữ, xưởng kỹ thuật bảo quản được hưởng các chế độ chính sách theo điều kiện lao động loại IV (chịu tác động của các yếu tố độc hại, nguy hiểm gồm: bụi, hóa chất, nấm mốc, vi sinh vật có hại).
Ngày 19/7/2019, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã ban hành văn bản số 2949/LĐTBXH-ATLĐ về việc xác định mức bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ; theo đó Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế thống nhất chỉ thực hiện bồi dưỡng bằng hiện vật ở mức 1 đối với chức danh nghề “Trực tiếp làm hoạt động lưu trữ tại kho, phòng kho lưu trữ, xưởng kỹ thuật bảo quản”.
Hiện nay, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ vẫn đang áp dụng mức 1 theo Văn bản số 2949/LĐTBXH-ATLĐ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội do các yếu tố độc hại, nguy hiểm đối với chức danh nghề này chưa thay đổi.
Từ ngày 1/3/2023, bồi dưỡng hiện vật được tính theo định suất hằng ngày và có giá trị bằng tiền theo mức 1 là 13.000 đồng theo quy định tại Thông tư số 24/2022/TT-BLĐTBXH ngày 30/11/2022 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định việc bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại; áp dụng theo thời gian làm việc thực tế theo hướng dẫn tại điểm a, trong trường hợp người lao động làm thêm giờ thì định suất bồi dưỡng bằng hiện vật được tăng lên tương ứng với số giờ làm thêm theo nguyên tắc trên.
Việc tổ chức bồi dưỡng bằng hiện vật phải bảo đảm quy định:
– Thực hiện trong ca, ngày làm việc, bảo đảm thuận tiện, an toàn, vệ sinh thực phẩm. Trường hợp người lao động làm công việc lưu động, phân tán, ít người hoặc các công việc khác có tổ chức lao động không ổn định mà không thể tổ chức bồi dưỡng tập trung tại chỗ, người sử dụng lao động phải cấp hiện vật cho người lao động để người lao động có trách nhiệm tự bồi dưỡng theo quy định. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải lập danh sách cấp phát, có ký nhận của người lao động; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện bồi dưỡng của người lao động.
– Không được trả bằng tiền, không được trả vào lương (bao gồm cả việc đưa vào đơn giá tiền lương) thay cho hiện vật bồi dưỡng. Như vậy, nếu UBND địa phương bố trí kho, phòng kho lưu trữ để tổ chức hoạt động lưu trữ thì công chức làm công tác lưu trữ trong kho được hưởng chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và chế độ bồi dưỡng hiện vật.
Trên cơ sở các quy định nêu trên, người đứng đầu cơ quan xác định công chức làm công tác lưu trữ được bố trí công việc trực tiếp trong kho lưu trữ được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật.
2 Đối tượng được phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ
Mỗi ngành, nghề đều có những đặc điểm, tính chất công việc khác nhau, vì thế cũng có những khó khăn, vất vả riêng. Với những công việc nặng nhọc, độc hại sẽ được hưởng những trợ cấp, phụ cấp và ưu đãi đặc biệt để khích lệ, tạo động lực cho người lao động làm việc, tạo sự công bằng giữa các ngành, nghề và ràng buộc trách nhiệm giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Công việc văn thư lưu trữ chủ yếu là sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, khai thác hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Người làm công tác văn thư phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, sử dụng tài liệu hiệu quả. Do đó cần phải trang bị cho bản thân đầy đủ kiến thức, kỹ năng công việc.
Có thể đánh giá sơ bộ về công việc của nhân viên văn thư lưu trữ khá bận rộn và đòi hỏi mức độ phức tạp tương đối, do đó nhân viên văn thư lưu trữ cũng được hưởng trợ cấp phụ cấp.
Nhìn chung, công việc của một văn thư lưu trữ khá bận rộn và đòi hỏi tính phức tạp ở mức độ tương đối, và vì thế đối với vị trí của văn thư lưu trữ cũng sẽ có được hưởng trợ cấp phụ cấp văn thư lưu trữ. Cụ thể, những trường hợp đủ điều kiện nhận phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ bao gồm:
- Đối tượng được hưởng công tác tạo các cơ quan Đảng và Đảng ủy trực thuộc Trung ương;
- Đối tượng công tác ở các kho lưu trữ tỉnh ủy, cơ quản của Đảng và Đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy;
- Đối tượng công tác ở các kho lưu trữ Huyện ủy.
Nếu bạn đang quan tâm đến việc trở thành viên chức văn thư lưu trữ, việc làm quen với các đề thi trước đây là một bước chuẩn bị cần thiết. Hãy xem thêm bài viết “Đề thi viên chức văn thư lưu trữ” để tìm hiểu chi tiết về các loại đề thi phổ biến và cách làm bài hiệu quả
Quy định phụ cấp văn thư lưu trữ mới nhất
Để hỗ trợ, khích lệ cán bộ, công chức viên chức ngành văn thư lưu trữ, Bộ Nội vụ đã đưa ra những quy định hướng dẫn về mức phụ cấp văn thư lưu trữ. Cụ thể như sau:
Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 1: Được áp dụng với cán bộ, công chức viên chức làm việc trực tiếp ở 1 trong 4 nơi độc hại, nguy hiểm sau đây:
- Người trực tiếp xúc với chất độc,, khí độc, bụi độc và làm việc trong những môi trường dễ bị lây nhiễm và nhiễm các bệnh truyền nhiễm.
- Người làm việc trong môi trường áp suất khao hoặc thiếu dưỡng khí, những nơi quá nóng, quá lạnh.
- Người làm việc ở những nơi phát sinh tiếng ồn hoặc có độ rung liên tục vượt quá tiêu chuẩn an toàn cho phép về lao động và vệ sinh lao động.
- Người làm việc trong những môi trường có phóng xạ, bức xạ, điện từ trường vượt quá tiêu chuẩn.
Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 2: Được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có 2 trong 4 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt kê ở mức 1.
Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 3: Được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có 3 trong 4 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt kê ở mức 1.
Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 4: Được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có 4 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt kê ở mức 1.
Trong đó với mỗi mức độc hại Bộ Nội vụ sẽ có những mức phụ cấp khác nhau. Cụ thể căn cứ vào Thông tư Số: 07/2005/TT-BNV tại khoản II, điều 1 có mức phụ cấp 1, 2, 3, 4 với các hệ số, quy định số tiền phụ cấp như sau:
|
Mức |
Hệ số |
Mức tiền phụ cấp thực hiện 01/10/2004 |
|
1 |
0,1 |
29.000 đồng |
|
2 |
0,2 |
58.000 đồng |
|
3 |
0,3 |
87.000 đồng |
|
4 |
0,4 |
116.000 đồng |
Như vậy kể từ ngày 1/10/2004 mức phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ sẽ sẽ là:
- Phụ cấp 29.000 vnđ đối với cấp độ độc hại mức 1
- Phụ cấp 58.000 vnđ đối với cấp độ độc hại mức 2
- Phụ cấp 87.000 vnđ đối với cấp độ độc hại mức 3
- Phụ cấp 116.000 vnđ đối với cấp độ độc hại mức 4
Thông thường, mức phụ cấp độc hại của văn thư lưu trữ rơi vào mức 2 và 3. Tuy nhiên, những cán bộ, công chức viên chức đang điểm nhiệm công việc văn thư lưu trữ cần lưu ý các điều kiện để xác định chính xác mình được hưởng phụ cấp ở mức nào.
Ngoài ra, còn có một số quy pháp luật khác liên quan đến phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ, nguy hiểm cần lưu ý.
Phụ cấp không phải là yếu tố duy nhất cần quan tâm khi xét đến công việc văn thư lưu trữ. Những câu hỏi phỏng vấn xoay quanh các tình huống cụ thể trong công việc cũng rất quan trọng. Để có cái nhìn tổng quát và chuẩn bị tốt hơn, hãy tham khảo bài viết “Câu hỏi tình huống văn thư lưu trữ“.
3 Mức phụ cấp văn thư lưu trữ gồm những gì?
Thông tư số 07/2005/TT-BNV có hướng dẫn rất rõ ràng về thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ công chức viên chức. Cụ thể:
Trích thông tư: “Phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc trực tiếp ở nơi độc hại nguy hiểm mà yếu tố độc hại nguy hiểm cao hơn bình thường chưa được tính vào hệ số lương, bao gồm:
- Cán bộ, công chức (kể cả công chức dự bị), viên chức, những người đang trong thời gian tập sự,thử việc thuộc biên chế trả lương của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.
- Cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế nhà nước và hưởng lương theo bảng lương do Nhà nước quy định được cử đến làm việc tại các hội, các tổ chức phi Chính phủ, các dự án và các cơ quan, tổ chức quốc tế đặt tại Việt Nam.”
Ngoài ra, nhân viên văn thư lưu trữ còn được trang bị bảo hộ lao động cấp 1 năm/ lần bao gồm:
- 01 áo choàng vải
- 01 mũ vải
- 01 khẩu trang lọc bụi
- 01 đôi giày vải bạt thấp cổ
- 02 kg xà phòng
Những cán bộ công chức viên chức công tác tại các sở, ban ngành và UBND các cấp được Nhà nước giao biên chế và cấp kinh phí hoạt động sẽ hưởng phụ cấp độc hại ở mức 1 so với mức tối thiểu chung. Ngoài ra đồ bảo hộ lao động sẽ được cấp 2 năm/ lần.
Có thể thấy, chế độ phụ cấp độc hại đối với văn thư lưu trữ không cao nhưng phù hợp với vị trí công việc. Ngoài ra, những cán bộ công chức đảm nhiệm từ 02 vị trí, nhiệm vụ trở lên sẽ được hưởng phụ cấp trách nhiệm với những công việc được giao, trừ trường hợp đảm nhiệm công tác quản lý thuộc chức danh lãnh đạo.
4 Văn thư có được hưởng phụ cấp độc hại không?
Văn thư có thể được hưởng phụ cấp độc hại, tùy thuộc vào tính chất công việc và môi trường làm việc cụ thể, đặc biệt là nếu họ làm việc trong kho lưu trữ hoặc tiếp xúc với các yếu tố độc hại, nguy hiểm.
Theo Công văn 2939/ BNV-TL năm 2005 có hướng dẫn về mức hưởng đối với người làm công việc văn thư lưu trữ như sau:
- Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm các công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ.
- Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng
Để nắm vững hơn các kiến thức chuyên sâu và đưa ra những góc nhìn đa chiều về lĩnh vực này, bạn có thể tìm hiểu thêm về các bài Tham luận về công tác văn thư lưu trữ. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về các khía cạnh khác nhau của công tác quan trọng này.
Trên đây là những thông tin về phụ cấp văn thư lưu trữ mới nhất mà quý học viên cần nắm rõ. Nếu có thắc mắc liên quan tới phụ cấp, xếp lương và các chương trình học chứng chỉ văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
